ビジネスメールの書き方が知りたいという保育学生さんもいるのではないでしょうか。 件名や宛名、挨拶文などの基本的なことや送るときのマナーを知っていれば、就活中のやり取りや入職後も役立つでしょう。 今回は、ビジネスメールでのマナーの書き方などを紹介します。あわせて、返信の例文をまとめました。
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■目次
ビジネスメールの送り方を知ろう
就活中や社会人になると、メールでのコミュニケーションを取ることが増えてくるでしょう。
ビジネスシーンにおけるメールは、相手に伝えたいことをわかりやすく、失礼のないマナーを意識して送る必要があります。 また、文面のみでやり取りをするため、表記のしかたによって誤解を与えるケースもあるかもしれません。トラブルを防ぐためにも、基本的な書き方を知ることが大切でしょう。
今回は、ビジネスメールの基本マナーや送るときの例文、書くときなどに気をつけるポイントをくわしく紹介します。
マナーを意識したビジネスメールにおける基本的な書き方
まずビジネスメールに基本的な書き方からみていきましょう。
宛先の書き方
宛名は、次のような順番で書きましょう。
- 会社名
- 部署名
- 役職名
- 名前
- 敬称
基本の書き方はこのような流れになります。氏名が不明な場合は「ご担当者様」と書きましょう。 また、宛先にメールを送るのに必要な「To」「CC」「BCC」の使い分けることがあるようです。
ビジネスメールの「To」の意味
「To」は、メールを必ず伝えたいメインの送信相手、宛先です。担当者が複数いる場合は、全員のアドレスをToに入力します。
ビジネスメールの「CC」の意味
「CC」はカーボン・コピー（CarbonCopy）の略を表しており、メインの宛先ではないけれども、情報を共有したい相手がいる場合に使います。
このとき、全員のアドレスが送信先に表示されるので、送信する側は関係性を知っていても、受信する側はお互いに知らないということもあるかもしれません。そのため、見られても問題ないメールアドレスかどうかなど、細心の注意を払って使用するようにしましょう。
ビジネスメールの「CC」の意味
「BCC」はブラインド・カーボン・コピー（BlindCarbonCopy）の略を示しており、他の受信者にメールアドレスを伏せて送りたい場合に使います。
一般的に社外に対して利用する場合が多いようですが、複数の方へ同じ内容のメールを一斉に送るときなどに使用されるでしょう。
件名の書き方
ひと目で用件が伝わるようにするほか、他のメールに埋もれないような件名にする必要があります。例えば墨括弧【】などで会社名、案件名を強調させるとよりわかりやすくなります。
受信した相手がメールを開く前に件名でメールの内容を把握することができれば、本文を読む前に内容を理解してもらいやすくなるでしょう。そのため、「先日はお世話になりました」や「お知らせ」など、内容が相手に伝わりづらくなるタイトルは控えるようにしましょう。
あわせて、件名は長くなりすぎないように20字以内で作成するとよいですね。
挨拶の書き方
本文に入る前に、挨拶文と自己紹介を書きましょう。
挨拶には以下のようなものがあります。
- お世話になっております
- お疲れさまです
- ご連絡ありがとうございます
上記のあとに「〇〇大学（保育園）の〇〇です」と自己紹介を入れます。
これらは、2回目以降の連絡の際にも使う挨拶文です。
初めてメールを送る際には「突然のご連絡失礼いたします。〇〇大学（保育園）の〇〇と申します」など変更するとよいですね。
また、資料請求をするときなどのメールには、時候の挨拶は必要ないようです。ただし、就活中に書面を出す場合などは、ビ記載するのがマナーとなっているのであわせて覚えておくとよいでしょう。
本文の書き方
本文では、件名で伝えた用件について、具体的に伝わりやすく書くことが大切です。 そのとき、5W1H（いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように）を意識して、場所や日時、時間などを正しく伝えるようにしましょう。
ただ文章だけにするのではなく、箇条書きなど工夫するとわかりやすくなります。また一行の長さを30字程度の文字数にすると、長尺な文章ならず読みやすくなるでしょう。
【ケース別】マナーに沿ったビジネスメールの例文
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ビジネスメールでマナーに沿った例文を2つ紹介します。
面接の日程を調整するとき
面接の日程を調整するときの返信の例文をみていきましょう。
〇〇保育園
採用ご担当者様
お世話になっております。〇〇と申します。
書類選考をいただき、ありがとうございます。選考通過とのことで重ねてお礼申し上げます。ぜひ次の面接に参加させていただきたく存じます。
ご提示いただいた日程のうち、下記の日時に参加が可能でございます。
- 日時：10月22(金) 14:00～
以上につきまして、ご確認くださいますよう、よろしくお願いいたします。
（メール署名）
「お礼」を伝えるとき
次にお礼を伝えるときの例文を見ていきましょう。
〇〇保育園
ご担当者様
お世話になっております。
〇〇大学 ◯◯学部の〇〇と申します。
この度は、園見学の日程のご返信いただきありがとうございます。
- 5月20日 10時～
- 場所 〇〇保育園
以上について確認いたしました。
当日はお世話になりますが、よろしくお願いいたします。
お忙しい中、ご対応いただき感謝いたします。
取り急ぎ、回答のお礼を申し上げます。
（メール署名）
どちらの場合でも、「件名」は書き換えないで返信するようです。本文はわかりやすく簡潔に書くように心がけましょう。
マナーを意識したビジネスメールを送るときのポイント
ビジネスメールを送るときのポイントをまとめました。
わかりやすい文章にする
メールを作成する際は、重要なこと（結論）を始めに書くようにしましょう。また、必要に応じて箇条書きにすると相手によりわかりやすくなります。
読みやすいように段落を作ったり、適度に改行を入れたりするとよいでしょう。
宛先を確認する
メールを送信する前に、宛先をもう一度確認する習慣をつけましょう。
よくあるミスとして、全員BCCで送る予定がCCで送ってしまい全員のアドレスが知られてしまった、という場合が考えられそうです。そのため、正しい宛先になっているか、ToなのかCCなのか、BCCなのかをきちんと確認してメールを送ることが大切です。
送る時間帯を気をつける
メールは、相手先の就業時間内に送るようにしましょう。時間内であっても終了間際はメールを確認する時間がなかったり、夜遅い時間の場合も他のメールに紛れてしまったりするかもしれません。そのため、午前中を目安に送るとよいでしょう。
返信する場合は、採用担当者から指示があったらすぐに送ることが大切です。返信が遅れてしまったときは、メールの冒頭に返信が遅れたことを謝罪する一文を入れておくとよいでしょう。
ビジネスマメールはマナーに気をつけて送ろう
今回は、ビジネスメールにけるマナーとポイントについて紹介しました。
基本的なマナーとして、ひと目で用件がわかる件名にすること、宛名の中でのToやCCなどの使い分けること、午前中にメールを送ることなどが挙げられます。また、本文はわかりやすく伝わりやすい文章にすることが大切と言えるでしょう。
ビジネスメールのマナーを知って、就活や入職の際の参考にしてみてくださいね。
