保育園へ就職が内定したら、お礼状を送る必要はあるのか、またどのようなことを書けばよいのか知りたい保育学生さんもいるでしょう。正しい書き方を押さえて送ることができれば、4月の入職に向けて好印象を与えられそうですね。今回は、保育士の就職内定後に送るお礼状の書き方や、遅れたときの対処法などを紹介します。
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■目次
保育園の就職が内定したとき、お礼状は必要？
内定に対するお礼状とは、採用試験を経て内定を頂いたことへの感謝を述べ、今後その企業や園で働く意欲を表すために送る手紙のことを言います。
一般的なマナーとして、お礼状を送ることは必須とされていないようです。ただし在学する大学や専門学校によっては、出すことを勧めているところもあるでしょう。お礼状を出すことで、入職前に保育園側とコミュニケーションを取る機会になったり、自身の仕事への熱意や向上心を伝えられたりするかもしれません。
また、お礼状を受け取った保育園側が、学生さんの丁寧な文章から内定への感謝の気持ちを感じられれば、「この人を採用してよかったな」と好印象をもつことにつながることもありそうです。そのため、内定を頂いた保育園に対して感謝の気持ちを伝える手段として、お礼状を出すとよいでしょう。
保育園へ内定のお礼状を書くときの注意点
では、保育園へ内定のお礼状を書くとき、どのようなことに気をつければよいのでしょうか。
手書きで書く
お礼状は、「心を込めて書いた」ということが伝わるように、手書きで書くのが一般的なマナーといわれています。
万年筆または黒のボールペンで、一文字ずつ丁寧に書きましょう。カラーペンはカジュアルすぎる印象を与える恐れがあるため避けましょう。
縦書きの場合は、数字を漢数字で表記するなどルールも変わります。また、封筒の宛名や差出人にも手書きかつ縦書きで丁寧に書くことが大切です。
全て書き終えたら必ず読み返し、不自然な文章や誤字脱字がないかしっかり確認しましょう。不安なときは、一度下書きをしてから作成するとよいかもしれません。
内定通知が届いてから3日以内に送る
内定連絡や通知が届いた当日から3日以内、遅くとも1週間以内に出すのがベストと言えるでしょう。お礼状は早ければ早いほど、感謝の気持ちが相手に伝わりやすいかもしれません。
また、企業や園に対して提出する内定承諾書に同封する「添え状」と兼ねることもあるようです。 <内定承諾書はできるだけ早く返送する必要のある書類なので、受け取ったらすぐに書くことを意識しましょう。
内定のお礼状に使う便箋や封筒の選び方と書き方
内定のお礼状に使う便箋や封筒の選び方を紹介します。また、書き方についてもくわしく見ていきましょう。
便箋・封筒の選び方
便箋
便箋は白無地で縦書きのものがよいとされています。また、大きさはB5サイズが標準的です。
お礼状の封筒も、便箋と同じく白無地の「和封筒(縦長の封筒)」を選ぶのが一般的のようです。同じ無地でも事務用の茶封筒は失礼にあたることもあるので避けるとよいでしょう。
封筒
封筒のサイズは便箋の大きさにあわせます。便箋がB5サイズであれば、長形4号(定形)が適しているでしょう。
横書きタイプやイラスト入り、色のついたものはカジュアルな印象を与えることもあるため、お礼状を送る際は封筒も白無地を選びます。
封筒の書き方
封筒の書き方を、表面と裏面に分けてまとめました。
表面
①住所は都道府県から建物名まで略さずに書きます。
②会社名は「(株)」などと略さず「株式会社〇〇」と書きます。園名の前に法人名を書く場合は「〇〇法人△△□□園」と書きます。
③「御中」と「様」の使いわけに注意しながら宛名を書きます。
④同封書類に「内定承諾書」などがある場合は、書類名を朱書きで左下に書きます。
⑤封筒の重さに応じた切手を左上に貼ります。
裏面
①中身を確認し、のりか両面テープで封筒を閉じます。
②閉じたところに「〆」「封」などの封字(封をした印)を書きます。
③中心より左側に、自身の住所と氏名を略さずに書きます。
④左上に、ポストに投函する日にちを書きます。
先方の住所は表面の右側に1～2行で書き、数字は漢数字を使用しましょう。また、宛名は住所より少し大きめの字で、中央に書きます。
保育園へ出す就職内定のお礼状の書き方
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次に、保育園への就職内定に対するお礼状の書き方について、項目ごとにくわしく紹介します。
前文
前文とは、手紙を書くときの初めの挨拶にあたるものです。頭語と時候の挨拶、安否の挨拶で構成します。
頭語
頭語とは、手紙の一番初めにくる「こんにちは」といった挨拶にあたるものです。
一般的に、「拝啓」や「謹啓」を使います。
時候の挨拶
時候の挨拶は季節によって異なるため、お礼状を出すタイミングに合わせて書きましょう。例として、以下のような時候の挨拶が考えられます。
安否の挨拶
安否の挨拶とは、相手の健康や安否について問う、手紙における定型のフレーズです。例えば、以下次のような安否の挨拶があります。
- 皆様いかがお過ごしでしょうか。
- 皆様におかれましてはお変わりなくお過ごしのことと存じます。
- 貴園、ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
主文
主文とは、最も重要な手紙の本題を書くところです。起語と本文で構成します。
起語
主文の冒頭には以下のような起語を置きます。唐突な書き出しにならないよう、本文(内容)に入るためのつなぎとします。
- この度は
- つきましては
- さて
- ところで
本文
本文は、改行位置や敬語の使い方に十分注意しながら、できるだけ簡潔に書きましょう。 内定を頂いたことへの感謝の気持ちだけでなく、保育士としての抱負を伝えると、保育園側に好印象を与えられるかもしれません。
末文
末文とは、手紙を締めくくるための部分です。結びの挨拶と結語で構成します。
結びの挨拶
結びの挨拶として、再度感謝の気持ちを伝えるとともに、書面での挨拶となることへのお詫びの言葉を追加します。
この度は、内定をいただき本当にありがとうございました。
まずは、書面にて取り急ぎお礼を申し上げます。
結語
結語は締めの言葉で、必ず頭語と対になっているものを使用しましょう。
- 「拝啓」であれば「敬具」
- 「謹啓」であれば「謹白」または「敬白」
後付け
後付けとは、日付・署名・宛名・脇付から成るもので、「いつ」「誰が」「誰に」宛てた手紙なのかを末文のあとに書き記すものです。
保育園に出す内定のお礼状の場合は、以下の項目を書きます。
- お礼状を書いた日付
- 自身の氏名
- 在学中の学校名
- 採用担当者の氏名
採用担当者の名前がわかる場合はその方の名前、不明な場合は「採用ご担当者様」と明記しましょう。
保育園の就職内定後に出すお礼状の例文
ここでは、先述した書き方をもとにした就職内定に対するお礼状の例文を、宛先ごとに紹介します。
法人や企業へ宛てるお礼状の例文
企業や法人宛てにお礼状を送る場合は、仕事に対する抱負や取り組みたいことなど、自身の前向きな姿勢をアピールするとよいでしょう。
園長先生や採用担当者へ宛てるお礼状の例文
保育園の園長先生、または採用担当者といった個人宛てにお礼状を送る場合は、その方に対する時候の挨拶や安否の挨拶とともに、個人に宛てた一言を添えると好印象につながるか
もしれません。
保育園の就職内定後に出すお礼状が遅れたときの対処法
最後に、内定後のお礼状を出すのが遅れた場合の対処法について紹介します。
遅れたことに対して謝罪する
さまざまな事情により、すぐにお礼状を出せない場合もあるかもしれません。その場合は、謝罪の言葉をお礼状に添えることが大切です。
内定承諾書などの提出書類を送る際に同封する「添え状」と兼ねる場合にも、お礼状が遅れたことに対する謝罪の言葉を一言添えるとよいでしょう。
お礼状が遅れたことに対するお詫びの例文
この度は内定を頂きありがとうございます。
すぐにでもお礼の手紙を出すべきでしたが、諸事情により遅くなりましたことをお詫びいたします。
添え状とお礼状を兼ねる場合の例文
謝罪の文章では、言い訳をせず簡潔にお詫びを伝えることが大切です。
メールと手書きを併用する
郵送で送るお礼状が遅くなってしまうことが心配な場合は、メールと手書きを併用するとよいでしょう。
手書きのお礼状だと相手に届くまでに少なくとも2～3日かかるケースも考えられます。そのため、内定のお礼状が遅れたと気づいた時点で、すぐに届くメールを送るとよいでしょう。
遅れたことに対する謝罪のメールを送ったあとに手書きでお礼状を書けば、より丁寧な印象になるかもしれませんね。
遅れた場合もきちんと出す
さまざまな事情から内定のお礼状を出すのが遅れたとしても、最終的には出すことが大切です。
遅れたからといってお礼状を出すのをやめるのではなく、きちんと謝罪の気持ちを伝えることが社会人としての礼儀になります。
伝え方によっては、「遅れたことに対して誠意をもって対応できる人だな」といった好印象にもつながることもあるかもしれませんね。
書き方のポイントを押さえて、保育園へ就職内定のお礼状を出そう
今回は、保育園の就職内定後に出すお礼状の必要性や書き方、遅れたときの対処法について紹介しました。
内定に対するお礼状は必須ではないようですが、学生さんからの感謝の気持ちを書いて送ることで、「この人を採用してよかった」「いっしょに頑張っていこう」と園の方に好印象を与えられるかもしれません。
便箋や封筒の選び方、文章の書き方などに注意しながら、心のこもったお礼状を保育園に出せるとよいですね。
