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就活メールの返信マナー。例文や送信する時間、返信はどこまでするべき?

園や法人の採用担当者とメールでやり取りをする際、面接や園見学の日程調整などで返信をする機会もあるでしょう。その際、返信するときのマナーやどこまで返信をすればいいのかで悩む保育学生さんもいるかもしれません。今回は、就活メールを返信するときのマナーや注意点、返信するときの例文を紹介します。

パソコンを見ながらメモしている女性

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就活メールにおける返信の必要性

就活において、園や法人の採用担当者とメールのやり取りをすることがあるでしょう。


見学に伺う日や面接日程など、スケジュールを確定する必要がある場合は、きちんと返信しなくてはいけません。その際、件名や本文に「要返信」と明記しているメールにも返信が必要となるので、きちんと覚えておくことが大切ですね。


一方、応募者全員に一斉送信しているお知らせのようなメールであれば、特に返信はいらないようです。


このように、先方とのメールのやり取りのなかで返信が必要な場面と不要な場面があります。しかし、返信メールの書き方やどこまで返すべきか分からない、という保育学生さんもいるかもしれません。


正しいメール返信のしかたついて知っておくと、就活時に採用担当者とのやり取りもスムーズに対応することができそうです。


今回は、就活メールを返信するときのマナーや注意点について見ていきましょう。



就活メールを返信する場合の基本的なマナーや注意点

就職活動では、メールのマナーをきちんと理解しておかないと、採用担当者の印象を損ねてしまう可能性があるかもしれません。


就活のメールを返信するときの基本的なマナーと、注意することについて具体的に説明します。



返信するタイミング


採用担当者からきたメールには、どのようなタイミングで返信をすればいいのでしょうか。


できれば24時間以内に

採用担当者から返信が必要なメールがきたときは、一般的に送られてきてから24時間以内に返すのがマナーといわれています。


特に面接日程は他の就活生さんとの兼ね合いもあるため、返信が遅くなってしまうと希望する日付で行えないことも考えられます。
また、面接日程を確定できないことにより、選考のスケジュールにも遅れが生じることがあるようです。


そのため、返信しなくてはいけないメールがきたときは、できるだけ早く送るようにするといいでしょう。もしも返信が遅れてしまったときは、謝罪の文章を加えたうえで送るようにすると、採用担当者に悪い印象を与えずに済むかもしれません。


返信をする時間帯

就活メールを返信する際、何時ぐらいまでに返信をすればいいのでしょうか。


返信した当日にメールを確認してもらいたい場合は、園や法人が就業している平日8時から18時までに送ると、採用担当者も目を通しやすいかもしれません。


メールは24時間送れるので深夜に返信することもできますが、就業時間を過ぎた夜遅くに返信をしても担当者が確認するのは翌日になるでしょう。
担当者のなかには仕事終えた後や休みの日にもメールを確認する方もいるため、相手の状況に配慮して夜遅くには送信しないことも大切です。



文章の内容は簡潔にする


就活のメールを返信したときは、簡潔に内容を説明するように心がけましょう。


何を伝えたいのか分からない、もしくは内容を理解するのに時間がかかってしまうメールを送ってしまうと、それだけで採用担当者からの印象を左右するかもしれません。
就活では採用担当者が知りたいことをきちんと把握し、不備のないように返信することが大切です。


ただし、面接日程や園見学の日程調整では、希望する日程が埋まっていることもあるため、いくつか候補日を挙げておくといいでしょう。


1日しか記載していないと、その日付が埋まっていたときに採用担当者が再度連絡することになるため、必要以上のやり取りが発生しないように記載内容を考えることもポイントといえるかもしれません。



適切なところで改行して読みやすくする


採用担当者が読みやすいメールにすることもマナーといえるでしょう。


改行のない文章は、メール画面の端から端まで続いてしまうため読みづらいと感じる方もいるかもしれません。適当な長さ、もしくは内容的にきりのいいところで改行を入れたり、段落を分けたりすると見やすくなりそうです。


さらに、長文になってしまいそうなときは句読点を打って適宜区切ることにより、見やすいメールになるでしょう。



太字や色文字の使用は避ける


就活メールを返信するときは、太字や色文字の使用は避けたほうがいいようです。


自分の想いを強調したくてメール内の文章を太字にしたり、色文字にしたりするのは、一般的にビジネスメールでは行わないことが望ましいといわれています。採用担当者に「ビジネスマナーを理解していないではないか」と思われないためにも、避けたほうがいいでしょう。


顔文字や絵文字は、よほど親しい間柄ではない限りビジネスメールでは使用しないため、採用担当者の返信メールで使用すると印象が悪くなるかもしれません。顔文字や絵文字も就活では控えるようにしましょう。



返信の回数は状況を見て終える


就活では、採用担当者からきたメールにはすべて返信しなくてはいけないということはなく、状況を見て返信する、しないの判断をする必要があるでしょう。


たとえば、園や法人の担当者からきたメールに応募者が返信し、それに対してお礼のメールが来たとします。そのお礼のメールに応募者が返信してしまうと、採用担当者によっては再度返信することが業務負担になるかもしれません。


内容が完結しているメールや明らかに返信の必要がないメールは、返信しなくても問題ないようです。
また採用担当者によっては、「返信は不要です」と一言記載してくれる方もいるかもしれませんが、その際も返信する必要はないので覚えておきましょう。



就活メールの返信の書き方

パソコンを操作している女性

violetblue/shutterstock.com


就活でメールを返信するときは、以下の項目を書くことになるでしょう。


  • 件名
  • 宛先
  • 本文(挨拶や締めの言葉)
  • 署名

それぞれどのような点を意識して書けばいいのかくわしく説明します。



件名


就活のメールで返信するときは、用件が採用担当者に伝わりやすいように件名のタイトルは変更せずに送ります。


返信にすることで「Re: 面接日程の確認」のように、タイトルの頭に「Re:」がつくので、返信メールであることがより明確になりそうです。
返信するメールの件名を変える場合は、用件や内容が一目で分かるようなタイトルにしましょう。



宛名


誰宛てのメールなのかすぐに分かるように、就活メールを返信するときは必ず宛名を入れます。


たとえば、社会福祉法人に送る場合は、(社)のように省略せずに正式名称を記載し、園に返信する場合も同様に略さずに園名を書きましょう。担当者部署や担当者名が分かっている場合は「社会福祉法人 〇〇 〇〇部 〇〇様」のように記載します。


もしも担当者の名前が分からない場合は「社会福祉法人 〇〇 〇〇部 採用担当様」もしくは部署を書かずに「社会福祉法人 〇〇 採用担当様」とだけ記載しても問題ないようです。


一般的に就活のメールでは宛名を書くのがマナーといわれているため、返信に記載していないことで担当者の印象を左右するかもしれません。
園名や法人名のところで改行した後に、担当部署や担当者名を記載するとより見やすくなるでしょう。



本文


メールの本文は正しい敬語を使用し、質問されている内容について簡潔に答えます。


簡潔といっても突然本題から入るのではなく、就活のメールでは挨拶から入るのが一般的のようです。また、本文のあとに締めの挨拶を入れるのもマナーといわれているので、あわせて見ていきましょう。


挨拶

就活のメールでは挨拶として、「お世話になります」や「お世話になっております」という書き出しで始まります。


初めて園や法人に返信をする場合は、「お世話になります」と記載し、2回目からは「お世話になっております」と記載するのがマナーのようです。「お世話になっております」は、関係が続いている場合に使用する言葉なので、初回の返信メールでは使用しないほうが望ましいでしょう。


本文

本文の内容は、採用担当者から求められていることを簡潔に答えましょう。


簡潔に伝えるポイントとして、最初に一番伝えたいことを述べるといいかもしれません。結論を言ってから詳細を説明することにより、相手に伝わりやすくなりそうです。


また返信の場合は、採用担当者とやり取りしていたメールをそのまま引用返信をするといいでしょう。前回の内容を削除して送信してしまうと、以前のメールを探すのに時間がかかってしまいます。


採用担当者は複数の就活生とやり取りをしていることがあるため、引用返信を活用して前回の内容をそのまま反映することで、何のやり取りをしていたのか分かるように配慮することも大切です。


締めの文

返信のメールでは、用件を伝えて終わりではなく最後に締めの文章を付け加えます。


わざわざ時間を割いて応募者のメールを確認してくれている採用担当者に感謝し、「お忙しいところ大変恐縮ではございますが、何卒よろしくお願い申し上げます。」のような言葉を添えてメールを終えるといいでしょう。



署名


就活の返信メールでは、誰から送られてきたメールなのか分かるように本文の下に署名を記載します。

自分の名前、学校に通っている場合(学部・学科名、学年、学校の電話番号)、メールアドレスを記載します。電話番号は、日中でも連絡が取れる携帯番号だけでなく、もしあれば自宅の電話番号も記載しておくといいでしょう。

このようなポイントを押さえることで、採用担当者が見やすいメールが書けるかもしれません。さらに就活のメールで使用するメールアドレスは、ビジネスメールで使用しても問題がないものにしましょう。


問題がないかどうか不安な方は就職活動用のメールを新しく作ると、いらないものと混ざらないので管理がしやすくなりそうですね。



就活メールにおける返信の例文

新卒保育士さんの就活では、さまざまな場面でメールのやり取りが考えられますが、今回は面接日程と内定に関して返信するときの例文を紹介します。



面接日程を調整するときの例文


社会福祉法人 〇〇 

〇〇部 〇〇様


お世話になります。

○○大学□□学部△△学科の〇〇 〇〇と申します。


先日は面接の日程についてご連絡くださり、誠にありがとうございました。

僭越ながら、以下の候補日からご調整をいただけないでしょうか。


(1) 〇月〇日(月)16:00〜19:00

(2) 〇月〇日(火)終日可能

(3) 〇月〇日(水)14:00〜17:00


お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

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〇〇 〇〇(自分の氏名)
〒123-4567
住所:◯◯県◯◯市◯◯0-0-0
電話:080-0000-0000
e-mail:△△△_△△△@□□□□.co.jp



面接を辞退するときの例文


〇〇〇〇保育園 

採用担当 〇〇様


お世話になります。

〇〇 〇〇と申します。


〇月〇日に面接のお約束をしておりましたが、
一身上の都合により辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、誠に申し訳ございません。


本来であれば直接お詫びすべきところですが、メールでのご連絡になりましたこと、
重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を心よりお祈り申し上げます。

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〇〇 〇〇(自分の氏名)
〒123-4567
住所:◯◯県◯◯市◯◯0-0-0
電話:080-0000-0000
e-mail:△△△_△△△@□□□□.co.jp



内定を了解するときの例文


株式会社〇〇

人事部 採用担当 〇〇様


お世話になっております。

○○大学□□学部△△学科の〇〇です。


この度は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

貴社からの内定を謹んでお受けします。


まだまだ未熟ではございますが、これから保育士として経験を積み、
スキルを磨いていきますので、今後ともご指導のほどよろしくお願いします。


〇〇園の皆さまと一緒に働ける日を心より楽しみにしております。

まずは、メールのご連絡にて失礼いたします。

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〇〇 〇〇(自分の氏名)
〒123-4567
住所:◯◯県◯◯市◯◯0-0-0
電話:080-0000-0000
e-mail:△△△_△△△@□□□□.co.jp



内定を辞退するときの例文


社会福祉法人 〇〇

〇〇部 〇〇様


お世話になっております。

社会福祉法人 〇〇様より内定をいただきました、〇〇 〇〇でございます。


誠に恐縮ではございますが、貴社への内定を辞退させていただきたく、
ご連絡差し上げました。

貴重なお時間をいただきながら、このような返事となり申し訳ございません。


内定をいただいた後に、私が園に貢献できることについて真剣に考えた結果、
辞退させていただくという結論に至りました。

本来であれば、直接お礼とお詫びを申し上げなければいけないところですが、
メールでのご連絡になりましたこと、重ねて深くお詫び申し上げます。


末筆ながら、貴社のますますの発展をお祈りしております。

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〇〇 〇〇(自分の氏名)
〒123-4567
住所:◯◯県◯◯市◯◯0-0-0
電話:080-0000-0000
e-mail:△△△_△△△@□□□□.co.jp


このように、場面によって返信する内容が異なりますが、辞退する場合はきちんと謝罪の言葉をメールに記載しましょう。内定を了解する場合は、自分を選んでくれたことへの感謝の気持ちを添えてもいいかもしれませんね。



就活でのメールのやり取りは書き方や注意点を押さえて返信しよう

今回は就活のメールで返信する際のマナーや注意点、書き方と例文を紹介しました。


就活のメールで返信を求められる面接日程や内定を承諾する場合は、応募者の了解が必要になるためできるだけ早く対応しましょう。紹介した返信のマナーや引用返信といった書き方のポイントを押さえることで、メールが作成しやすくなりそうですね。


就活のメールは採用担当者が目にするため、どこまで返信すべきか迷うことがあるかもしれませんが、文面を見て時には返信がいらないと判断することも大切です。採用担当者にいい印象を持ってもらえるように、この記事を参考に対応してみてくださいね。