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【例文あり】就活のお礼をメールの返信で伝えよう。園見学など場面別の書き方

就活において、園や企業からのメールに対してお礼の返信が必要になる場面があるでしょう。マナーを押さえた書き方を知っておけば、面接の日程調整をしてもらったり、質問に応じてもらったりしたときに役立つかもしれません。今回は、就活でお礼メールを返信するときの書き方やポイント、ケースごとの例文をまとめました。

パソコンを使う女性

takayuki/shutterstock.com



就活のメール返信でお礼が必要な場面

就活では園や企業の担当者とメールのやり取りを行う機会も多いかもしれません。その際、相手は社会人であり、貴重な時間を割いてメールを作成し送信してくれていることを念頭に置くことが大切です。


しかし、目上の人とのやり取りが慣れていない場合、お礼を伝える際にどのような返信をすればよいのか戸惑う方もいるかもしれません。


まずは返信メールでお礼が必要なケースを確認しましょう。


  • 資料請求に応じて送付してもらったとき
  • 園見学の日程調整をしてもらったとき
  • こちらの質問に対する回答が企業や園から返ってきたとき
  • 面接の日程調整をしてもらったとき
  • 内々定や採用の連絡をもらったとき

このようなケースにおいて学生さんからお礼のメールを送ることがあるようです。タイミングや書き方などを押さえておけば、就活中のさまざまな場面で活かすことができるかもしれません。


今回は、就活でお礼のメールを返信するときの書き方を、例文とともに紹介します。



就活のメール返信でお礼をするときのポイント

就活のメール返信においてお礼をする際、どのようなことに気をつければよいのでしょうか。



メール受信から24時間以内に返信する


お礼が必要なメールを返信するときは、「通知の内容を確認した」という報告の意味も含んでいるので、できるだけ24時間以内に送るのがマナーとされているようです。


最終面接へ進んだときや内々定をもらった場合は、できるだけ早くお礼を伝えることで入職への意欲を担当者にアピールできるかもしれません。
一方でメールの返信が遅いと、採用側に「時間にルーズな人なのでは」というイメージを与える恐れがあります。


ただし、夜遅い時間に送ると、担当者によってはマイナスに受け取る可能性があるため避けたほうがよさそうです。できるだけ当日の開園時間内、もしくは翌日の午前中までに送るようにしましょう。


タイミングや時間帯に気をつけながら、早めに返信することが大切になります。



ビジネスメールの書き方を参考にする


返信でお礼のメールを送るときは、以下の基本的なビジネスメールの構成に沿って作成するとよいでしょう。


  • 件名
  • 宛名(採用側の会社名や園名、部署、肩書、氏名)
  • 用件(挨拶、感謝の言葉、日程の確認、締めの言葉)
  • 署名(自身の氏名、住所、電話番号、メールアドレス)

担当者の元には日々多くのメールが届きます。そのなかで埋もれないためには、一目でお礼のメールだと理解できる、具体的かつ簡潔な内容がベストでしょう。


件名は「〇月〇日 園見学のお礼 〇〇(自身の氏名)」といったように、誰からの、どんな内容なのか一目でわかるように書くことが大切です。
宛名は、担当者の氏名がわかればフルネームを、わからなければ「採用ご担当者様」としましょう。


署名は、ビジネスメールにおいて必須となるものなので、全て正式名称で書いたものをあらかじめ登録しておくと、さまざまなメール対応に活用できるかもしれませんね。



独自性のある内容にする


本文では、感謝の言葉とともに、自身の感じたことなどを添えると内容に独自性を持たせることができるかもしれません。


たとえば説明会や面接を受けて印象に残ったエピソードや、その企業や園でどのように働いていきたいかといった意欲などを、自身の言葉で述べるとよさそうです。


お礼のメールのテンプレートをそのまま送るだけでは、採用側にあまり強い印象を残すことができないかもしれません。独自性を持たせることでより具体的に感謝の気持ちが伝わりやすくなり、「この人のために時間を割いてよかったな」と感じてもらえそうです。



やり取りはできるだけ自分で終わらせる


ビジネスシーンにおいては、できるだけ自分が送信したメールでやり取りを終わらせるのがマナーです。


就活シーズンになると、採用側は一日に何通もメールの確認や作成をしなければならず忙しいことが考えられます。そのため、負担にならないようやり取りの回数を最小限に押さえるといった配慮をすることが大切です。


お互いに必要な情報が交換でき、確認が終了したあとは、採用側が返信しなくて済むような内容のメールを送ってやり取りを終わらせましょう。締めの言葉の前に「ご多忙中と存じますので、ご返信には及びません」などの一言があると丁寧に返信不要の旨を伝えられますね。



【ケース別】就活におけるお礼のメール返信の例文

就活におけるメール返信でお礼をするときの例文を、ケースごとに紹介します。



園見学に参加したあとの例文


件名:園見学のお礼/〇〇大学 〇〇〇〇(自身の氏名)


〇〇(会社名、または園名)

園長

〇〇〇〇様


お世話になっております。

〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇と申します。


この度は、お忙しいところ園見学のお時間をいただきまして、

誠にありがとうございました。


以前から、貴園の「〇〇」という保育理念に共感しており、

保育活動を見学してみたいと考えておりました。


園長先生から保育理念や保育方針について、

とても丁寧でわかりやすい説明をしていただいたおかげで、

貴園で働きたいという想いが一段と強くなりました。


ご多忙かと存じますので、ご返信には及びません。

本日は誠にありがとうございました。


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〇〇 〇〇(自身の氏名)

△△大学 △△学部 △△学科


〒123-4567

住所:◯◯県◯◯市◯◯0-0-0


電話:080-0000-0000

e-mail:△△△_△△△@□□□□.co.jp

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園見学に参加したあとに送るお礼の例文です。感謝の気持ちとともに、園見学に参加したことでどのようにイメージが変わったかなど、前向きな印象が伝わる文章にするとよいですね。



資料請求し、受け取ったときの例文


件名:資料送付のお礼 /〇〇大学 〇〇〇〇(自身の氏名)


〇〇(会社名、または園名)

人事担当

〇〇〇〇様


お世話になります。


先日、ホームページを通じて貴園の資料請求をいたしました、

〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇と申します。


この度は、お忙しいなか突然のお願いにも関わらず、

早々に資料をお送りいただき、誠にありがとうございます。


本日、確かに拝受いたしました。

早速、資料を拝見させていただいたところ、

貴園の掲げる保育理念をさらに深く知ることができ、

保育士の一員として働いてみたいという想いがさらに高まりました。


ご多忙中かと存じますので、ご返信には及びません。

今後も、何かとご連絡を差し上げる機会もあるかと存じますが、

何卒よろしくお願い申し上げます。


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〇〇 〇〇(自身の氏名)

△△大学 △△学部 △△学科


〒123-4567

住所:◯◯県◯◯市◯◯0-0-0


電話:080-0000-0000

e-mail:△△△_△△△@□□□□.co.jp

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こちらから資料請求をし、対応してもらったときに送るお礼の例文です。資料を見たことで、さらに園への関心が高まったというような文章を加えると好印象かもしれませんね。



質問に対して回答してもらったときの例文


件名:〇月〇日採用面接のお礼/〇〇大学 〇〇〇〇(自身の氏名)


〇〇(会社名、または園名)

採用担当

〇〇〇〇様


お世話になっております。

〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇です。


この度は、急な問い合わせにもかかわらず、

早急にご返信いただき誠にありがとうございます。


先日、貴園の見学に参加した際に、

方針の〇〇について理解できなかったのですが、

〇〇様からご教示いただいたおかげで、理解を深めることができました。


以前から貴園の〇〇について興味がありましたが、

〇〇様からお話しをいただき、より一層働きたいという意欲が強くなりました。


ご多用かと存じますので、返信には及びません。

お忙しいなか、ご丁寧に対応いただいたことに感謝申し上げます。


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〇〇 〇〇(自身の氏名)

△△大学 △△学部 △△学科


〒123-4567

住所:◯◯県◯◯市◯◯0-0-0


電話:080-0000-0000

e-mail:△△△_△△△@□□□□.co.jp

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園見学や資料の確認をしたあとで、こちらからの質問に回答をもらった場合のお礼の例文です。担当者の方に、丁寧にメールを作成してもらったことへの感謝の言葉を述べられるとよいですね。



採用面接後に送る例文


件名:〇月〇日採用面接のお礼/〇〇大学 〇〇〇〇(自身の氏名)


〇〇(会社名、または園名)

採用担当

〇〇〇〇様


お世話になっております。

〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇です。


本日はお忙しいなか面接をしていただき、

ありがとうございました。


面接のなかで〇〇様のお話を伺い、貴園の魅力をよく理解することができ、

保育士として働きたいという想いがますます強くなりました。


取り急ぎ、面接のお礼を申し上げたく、メールいたしました。

ご多用かと存じますので、ご返信には及びません。


貴重な機会をいただきまして、誠にありがとうございました。

今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。


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〇〇 〇〇(自分の氏名)

△△大学 △△学部 △△学科


〒123-4567

住所:◯◯県◯◯市◯◯0-0-0


電話:080-0000-0000

e-mail:△△△_△△△@□□□□.co.jp

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面接を受けたことでどのように感じたかも加えると、より具体的に感謝の気持ちが伝わるかもしれません。



採用・最終面接後、内々定をもらったときの例文


件名:【◯◯大学〇〇〇〇(氏名)】内々定のお礼


〇〇(会社名、または園名)

採用担当

〇〇〇〇様


お世話になっております。

〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇です。


このたびは、内々定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。


謹んでお受け致しますこと、ご返信申し上げます。

第一志望であった貴園から内々定を頂き、心から嬉しく思っております。


まずは、略儀ながらメールにてお礼申し上げます。

今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。


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〇〇 〇〇(自身の氏名)

△△大学 △△学部 △△学科


〒123-4567

住所:◯◯県◯◯市◯◯0-0-0


電話:080-0000-0000

e-mail:△△△_△△△@□□□□.co.jp

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最終面接後、内々定の連絡をメールで受けた際に承諾の旨とともにお礼をする例文です。通知を受けてうれしく思っている気持ちを伝える一文を加えてもよいですね。



就活のお礼メールに返信がきたときの対応

考える女性

number-one/shutterstock.com


お礼のメールに「返信は不要である」という旨を入れたとしても、「確認しました」といった内容の返信をしてくれる企業や園があるようです。その際、どこまで返信すればよいのかわからず困惑することもあるかもしれません。


ここでは、お礼のメールに返信が来た場合の対応について紹介します。



できるだけ早く返信する


お礼のメール同様に、できるだけ早く返信することを心がけましょう。


忙しいなかメールを読み、丁寧に返信してくれた採用側の誠意にしっかりと向き合うことが大切です。「返したらまた返ってくるのでは」との懸念から返信をしないのは失礼にあたるので避けましょう。


返信してくれたことへの感謝の気持ちを添えて、できるだけ早くアクションを起こすことが大切です。



件名や本文を書き換えずに返信する


同じ用事や案件の返信の場合には、件名や本文を変えずに引用返信することがビジネスマナーです。


件名が変わっていると、受信した側は違う内容のメールなのかと勘違いしてしまったり、検索をかけた際に見つけにくくなったりすることが考えられます。また、返信時の引用された本文を書き換えたり、消したりした場合も、どのような内容の話をしていたか、前のメールを確認し直すなど時間をとらせてしまうかもしれません。


返信メールを送る際には、そのまま「Re:」をつけ、件名と本文を書き換えないようにしましょう。



本文を簡潔にまとめて送る


本文では、メールを確認してもらったことへの感謝の気持ちを簡潔にまとめることが大切です。以下、例文を紹介します。


件名:Re:〇月〇日園見学のお礼 /〇〇 〇〇(自身の氏名)


(引用文)

社会福祉法人〇〇 〇〇園

園長  〇〇様


お世話になっております。

〇〇大学〇〇部〇〇学科 〇〇 〇〇(自身の氏名)です。


お忙しいなか、ご丁寧にお返事をいただきまして誠にありがとうございます。

今後もご相談させていただく機会があるかと存じますが、

その際はご指導のほどよろしくお願いいたします。


(自身の署名)


本文に関しては、引用文のあとにまず返事をしていただいたことに関する感謝を述べ、一言加えるだけといった簡潔な内容にしましょう。添える言葉は、シチュエーションや園からの返信内容に合わせて適宜変えるとよいですね。


結びの言葉は特に決まりがないようなので、「今後ともよろしくお願いいたします」といったシンプルな言葉で締めましょう。



就活のメール返信で、採用側へお礼の気持ちを伝えよう

今回は、就活でお礼のメール返信をする際の例文を、ケース別に紹介しました。


保育士の就活では、説明会や園見学で質問に答えてもらったり、面接の日程調整をしてもらったりした際に、メールでお礼を述べる機会があるでしょう。採用側に時間を割いてもらったことに対して、できるだけ早く感謝の気持ちを伝えることが基本のマナーです。


さまざまなケースにおける例文を参考にしながら、きちんとお礼の気持ちを伝えられるメールの返信をしましょう。