就活のお礼をメールで返信するときの伝え方。送るタイミングや遅れた場合など

就活を行うなかで、園や法人の採用担当者にお礼のメールをすることがあるでしょう。面接の日程調整や質問に対して回答してもらったときなど、対応してくれたことへお礼をするのはビジネスマナーともいわれています。今回は、就活でお礼メールを返信するときのマナーや書き方のポイント、場面ごとの例文を紹介します。

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就活のメール返信でお礼を上手に伝えるには？

就活では園や企業の担当者とメールのやり取りを行う場面もあるのではないでしょうか。

質問をしたときや面接の日程調整をしてもらったときなど、先方に対してお礼を伝える機会も出てくるかもしれません。
また、資料請求をしたときなども感謝の気持ちを上手にメールで伝えられたらいいですよね。

しかし、基本的なメール返信のマナーに加え、園や企業の担当者にお礼を伝えたいときはどのようなことに気をつけるとよいのでしょうか。
送るタイミングはもちろん、感謝の気持ちをメールで伝える方法などを知っておくことができれば、就活中に活かすことができるでしょう。

今回は、就活時にお礼のメールを返信するときの書き方やマナーについて紹介します。

就活でお礼のメールを返信するときの書き方やマナー

お礼のメールの基本的な書き方としては、ビジネスメールと同じ形式で作成するといいでしょう。

• 件名
• 宛名（相手の会社名や園名、部署、氏名）
• 用件（挨拶、感謝の言葉、締めの言葉）
• 署名（自分の氏名、住所、電話番号、メールアドレス）

上記のような形式にすることで、採用担当者にとって見やすいメールができるかもしれません。
就活でお礼メールを返信するときのマナーや書くときのポイントを具体的に説明します。

できれば24時間以内にお礼のメール返信をする

お礼が必要なメールを返信するときは、メールがきてから24時間以内に送るといいでしょう。

最終面接や内々定をもらったときなど、お礼の返信が早いことで入職したいという意欲を採用担当者にアピールできるようです。また就業時間内に返信をすることで、担当者の目に留まりやすくなるでしょう。

一方、お礼メールの返信が遅いと、ビジネスマナーを守れていないという印象を担当者に与えてしまうかもしれません。
さらに、夜遅い時間に送るのも担当者によっては印象を左右する可能性があるため、避けたほうがいいようです。

お礼が必要なメールは、送るときのタイミングや時間帯に気をつけて、早めに返信することが大切になります。

テンプレではなく、エピソードを交えて感謝の気持ちを伝える

最終面接や内々定のお礼のメールを送るときは、テンプレではなく自分のエピソードを添えて送るといいでしょう。

就活時期、園や企業のもとには就活生さんから多くのメールが届くようです。そのため、エピソードや学んだことなどを盛り込むことにより、ほかの就活生さんと差別化ができるので採用担当者の印象に残るかもしれません。

内々定や面接日程のようにエピソードを入れ込みにくい場合は、担当者からメールで回答をもらったことで、自分がどう感じたのかを書くことにより、お礼のメールが作成しやすくなるかもしれませんね。

「取り急ぎ」は使用しない

お礼のメールを作成していると、「取り急ぎ」という言葉を使うことがあるかもしれませんが、就活では使用しないほうがいいといわれています。

そもそも取り急ぎは、とりあえず、急いでなどの意味があるため、取り急ぎ御礼まで。とメールに書くと、「時間がないので、とりあえず感謝いたします」のような意味に捉えられてしまう可能性もあるそうです。

そのため、就活のメールでお礼を伝えるときは「まずは、御礼申し上げます」のように、取り急ぎという言葉を別の言葉に置き換えて使用するといいでしょう。

採用担当者の業務負担にならないように配慮する

採用担当者によっては、保育学生さんのお礼メールに対してさらに返信をくれることがあるようです。

忙しい業務の間をぬってメールを読み、返信してくれているので再度メールを送る必要があるでしょう。そうはいっても、返信に対してまたメールを送ってしまうと、やり取りがさらに続いてしまうことも考えられます。

担当者の手を煩わせないように、「ご多忙中と存じますので、ご返信には及びません」などといった文言を添えると、返信不要の旨を伝えられるかもしれません。

就活メールでお礼を返信するときの例文

就活のお礼メールで返信するときの例文を場面ごとに紹介します。

園見学や園実習を行った後に送る例文

内々定をいただき、承諾するときの例文

資料請求が届いたときに送る例文

就活のメール返信でお礼が遅れたときはどうする？

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就活をするなかで、お礼の返信をすることを忘れてしまうことも考えられるでしょう。
一般的にビジネスマナーとして、日が経ってしまってもお礼のメールは返信したほうがいいといわれています。

お礼メールの返信が遅れたときの対処法について具体的に説明します。

お礼が遅れた場合の対処法

気づいた時点でお礼のメールを送る

お礼するのが遅れてしまったときは、気づいた時点でメールを返信するようにしましょう。

はじめに話した通り、基本的にお礼のメールは24時間以内に返信するのがマナーといわれています。そのため就活では、メールがきた日から日をまたいだら遅れてしまったと考えるとよいかもしれません。

しかし、夜遅くにメールを送ってしまうと採用担当者に迷惑をかけてしまうことも考えられるので、夜中を除いて送るようにしましょう。

「お詫び」を添えた上でお礼をする

お礼のメール返信が遅れたときは、お詫びの言葉を添えた上で、感謝の気持ちを伝えるのがポイントです。自分の非を認めて謝罪した後、お礼すべきことについてしっかり書きましょう。

ただし冒頭でお詫びとお礼の言葉を併用してしまうと、お詫びのメールなのかお礼のメールなのか分かりにくくなってしまうので、お詫びとお礼部分はそれぞれ分けて書きます。また返信が遅れてしまった理由を書きたくなるかもしれませんが、採用担当者によって自己弁護のように捉えられてしまう可能性があるため、書かないようにしましょう。

お礼が遅れてしまったときの例文

就活のお礼メールを返信するときは相手への感謝を伝えよう

今回は、就活でお礼のメール返信をするときの書き方やマナー、場面ごとの例文、返信が遅れたときの対処法について説明しました。

就活では採用担当者にメールで質問をしたり、面接の日程調整をしてもらったりするなど、回答をもらう機会があるでしょう。そのようなとき、時間を割いて答えてもらったことへの感謝の気持ちを伝えるため、お礼のメールを送るのがマナーといわれています。

また最終面接を受けた後や内々定をもらったときなど、お礼のメールを送ることによって担当者の印象に残りやすくなるかもしれません。就活のメールでは回答をもらったことでやり取りを終わらせるのではなく、きちんと相手に感謝の気持ちを伝えることが大切になるので、忘れずに対応するようにしましょう。