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就活においてメールの返信が遅れたときの対処法。マナーや例文、注意点など

就活において、企業や保育園からのメールに対する返信が遅れた場合、どのように対処すればよいのでしょうか。基本的なマナーや相手へのきちんとしたお詫びのしかたを知って、できるだけ失礼のないようにしたいですよね。今回は、就活でのメール返信で気をつけたいマナー、遅れたときの対処法、お詫びの注意点などを紹介します。

パソコンでメールをする女性

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就活においてのメール返信とは

就活において、企業や保育園などからのメールに返信する機会が多くあるでしょう。


たとえば、説明会の案内メールへの返信、面接の日程調整や面接後のお礼のメールなどの返信、内定の際には承諾や保留などの連絡をする返信が挙げられます。


そういった就活でのメール返信は、どれほど遅れたら「遅い」といえるのか、遅れたことにより選考で落ちることがあるのかなど気になる保育学生さんもいるのではないでしょうか。


まずは、就活においてのメール返信についてのマナーを見ていきましょう。



就活のメール返信で気をつけたいマナー

就活のメール返信で気をつけたいマナーを紹介します。



基本的に24時間以内に返信する


ビジネスマナーの基本として、メール返信は24時間以内にすることが望ましいでしょう。


たとえば、面接日程の調整をするメールに対し、数日もの時間がたってから返信をすれば、他の学生との日程調整にも影響を与えてしまう可能性が高くなるかもしれません。


企業や園の採用担当者は、多くの保育学生さんとやりとりしながら、限られた時間を配分し、選考のスケジュールを調整・決定していることでしょう。
相手の状況を考え、なるべく早いタイミングでの返信を心がけることが大切になります。


特に、日程などの調整においては、返信が1日遅れると、スケジュールの決定そのものが1日遅れてしまうことになります。
相手の時間を奪ってしまうことに配慮し、早めのメール返信を心がけましょう。



特に早く返信するべき就活メール


マナーとして、特に早く返信するべき就活メールは、以下のようなものが挙げられます。


1.日程調整のメール:面接日程、説明会日程など
2.キャンセルのメール:面接・説明会など
3.辞退のメール:選考辞退・面接辞退など
4.お礼のメール:面接・インターンシップ・見学など


就活におけるメールのやりとりは、人事担当者が連絡や調整のために行うので、学生からの返信内容が選考そのものに影響を与えるケースはほぼないようです。しかし、返信が遅いことによって落ちることはないとしても、早い応募者の方が「意欲が高い」とみられるかもしれません。


日程調整のメールは、返信が遅れるほど希望する日程が取れないリスクも高まりますので、特に意識して早めに返信するようにしましょう。



就活メール返信が遅れたときの対処法

就活中においてはやることがさまざまあり、ついメールのチェックを忘れていたり、他のメールに埋もれて気づかなかったりといった状況から、ときには返信が遅れてしまうといったケースもあるかもしれません。


返信が遅れたときは、どのように対処すればよいのでしょうか。



気づいた時点ですぐ返信する


メールの確認・返信が遅れてしまった場合は、気づいた時点ですぐに返信するようにしましょう。


もらったメールに対して返信をするのは、ビジネスにおいては当然のマナーとなります。たとえメールの返信が遅れたとしても、相手が待ってくれている可能性も十分にあるでしょう。


「今から返信してもどうせ落ちるだろう」などと考えてそのまま放置することはせず、誠意を伝えることが大切です。



本文中にてお詫びする


企業や園からのメールに対して返信するときは、件名ではなく本文中にお詫びの言葉を入れましょう。


件名を変えると前後の流れや何に対しての返信なのかが相手の方にとってわかりづらくなってしまうことも考えられます。
また返信のメールであることを分かりやすくするためにも、「Re:」はつけたままにしておくことも大切なポイントです。


以下、日程調整のメールに対する返信の例文です。


〈返信メール例文〉

日程調整のメール文例

このように、本文の冒頭にお詫びの言葉を記載しましょう。


この例の他にも、「返信が遅くなりまして、誠に申し訳ありません」「返信が遅くなりましたこと、深くお詫び申し上げます」といった言葉を用いてもよさそうです。



保留したいときも連絡する


企業への返信が遅れる場合、メールは読んだものの、すぐに返信できる内容ではなかったということもありえるでしょう。


しかしその場合においても、何もいわずに勝手に返答を保留にすると、応募先の方にマイナスの印象を与えることも考えられるため、必ず以下のようにメール本文において保留の旨を伝えることが大切です。


〈保留メール例文〉

保留メールの文例

このように、保留する場合でも具体的にいつ頃なら返事ができそうかも返信メールの本文中加えると、相手の方のスケジュールに影響が出にくいかもしれません。



返信が遅れたことに対するお詫びの注意点

部屋でパソコンを操作する女性

Ameashi/shutterstock.com


企業や園からのメールへの返信が遅れたことに対するお詫びをするときは、どのようなことに注意すればよいのでしょうか。



遅れた理由は書かない


お詫びのメールなので、「忘れていました」「うっかりしていました」といった言い訳などはせずに、素直にお詫びの言葉だけを書くようにしましょう。


長々と事情を説明してしまっては「言い訳がましい」とネガティブなイメージにつながることも考えられます。自分の非を認め、素直に対応するのがポイントになるので、遅れた理由は特に明記する必要はありません。



お礼とお詫びは同時にしない


お礼ならお礼、お詫びならお詫び、とすることがメールをシンプルに読みやすくするコツです。


就活中のメールでは、「次回選考のご案内をいただき、ありがとうございます」といったお礼の言葉を添えることも多くあります。
もちろん、感謝の意を示すことは大切ではありますが、お礼の言葉とお詫びの言葉が並んでしまうのは避けるのがベターといえるでしょう。


たとえば「次回選考のご案内をいただき、ありがとうございました。返信が遅くなりまして、申し訳ございません」と続けてしまうと、お礼が言いたいのかお詫びが言いたいのか、こちらの意図が伝わりづらいメールになってしまいます。


それが「マナー違反」というわけではないようですが、お詫びを主として伝えたい場合は、お礼の言葉は省略するのが無難でしょう。



何度も同じフレーズを使わない


お詫びのメールを作成するときは、同じフレーズの言葉を何度も使わないよう意識しましょう。


たとえば、「返信が遅れて申し訳ありません。日程調整できません。誠に申し訳ありません」と記載してしまうと、「申し訳ありません」が重複していて読みづらくなります。


お詫びの言葉を重ねて伝えたいときは、「重ねてお詫び申し上げます」や「返信が遅くなり大変失礼いたしました」などのように言い換えるとよいかもしれません。



就活のメール返信において意識するポイント

最後に、就活のメール返信において意識するポイントを紹介します。



正しい言葉遣いで記入する


メール返信だけでなく、就活におけるメールのやりとり全てにもいえることですが、本文中の言葉遣いは「正しく丁寧に」を心がけるとよいでしょう。


中には、「ご返信が遅くなり申し訳ありません」と記載する人もいるようですが、ここでの「返信」は自分がするのですから尊敬語となる「ご」を頭につけるのは間違いとなります。


自分の行為を下にして(へりくだって)相手を立てる敬語の一種「謙譲語」と、相手の行為を敬って使う敬語の「尊敬語」が混ざらないよう注意することも大切なポイントとなります。


正しい言葉遣いをしっかりと理解し、自分のすることに対しては「お・ご」を使わないよう気をつけましょう。



企業や園からの回答を記載する


返信が遅れた場合、遅れたことに対するお詫びを企業や園の方に伝える必要があります。しかし、相手にとって必要なことは何よりも回答です。とくに返信を催促された場合などは、お詫びとともに相手の求める回答を簡潔に記載しましょう。


お詫びだけ伝えて大事な回答が書かれておらず、結局また採用担当者の方にメールを送ってもらうという事態を避けるためにも、メールを作成した後は必ず、お詫びとあわせて要件が記載されているか読み返して確認するようにすることが大切です。



就活でのメール返信が遅れたとしても冷静に対処しよう

今回は、就活での返信メールのマナーや遅れたときの対処法、お詫びするときの注意点、返信メールで意識するポイントを紹介しました。


メールの返信が遅れた場合でも、誠実な対応を心がけることが大切といえるでしょう。
誠意をもって丁寧に対応することで、返信遅れをカバーすることができるだけではなく、評価を上げることにもつながるかもしれません。


企業や園からのメールには正しいメールマナーで返信し、遅れた場合でも冷静に対処して、就活をスムーズに進められるとよいですね。