就活において園や企業の担当者とメールでやり取りをする際、なかなか返信が来ないというケースもあるようです。いつまで待てばよいのか、どんな原因が考えられるのかなど気になる保育学生さんもいるかもしれません。今回は、就活でメールの返信が来ないときの対処法として、電話やメールで催促するときの例文を紹介します。
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■目次
就活で返信メールが来ないとき、いつまで待つ？
就活では園や企業の採用担当者とメールでやり取りをする機会が多くあるでしょう。しかし、メールを送ったものの、なかなか返信が来ないというケースもあるようです。
その場合、どのくらい待てばよいのか目安を知りたい保育学生さんもいるのではないでしょうか。
返信の予定日が特に決まっていないときは、メールをしてからだいたい1週間ほど待つのが一般的と言われています。また、なかには「〇日までに返信しますね」といったように、採用側から返信予定日が示されることがあるかもしれません。
その日になっても返信がない場合は、さらに1日～2日くらい待ってから確認の連絡を入れるとよいでしょう。就活において、採用側からメールの返信が来ないのにはさまざまな理由が考えられます。
まずは、メールが来ない原因についてくわしく見てみましょう。
就活で返信メールが来ない原因
就活において、採用側から返信のメールが来ない原因として、どういったことが考えられるのでしょうか。
迷惑メールのフォルダに移動されていた
返信が来ない原因として挙げられるのが、採用側からのメールが迷惑メールのフォルダに分類されていたというケースです。
使用しているメールソフトが迷惑メールだと判断して移動したため、来ていたのに確認ができなかったということがあるかもしれません。
返信が少しでも遅いと感じたら、まずは迷惑メールのフォルダを確認してみましょう。
選考に時間がかかっていた
選考に時間がかかり、採用担当者の返信が遅れてしまったということも原因の一つとして挙げられます。
応募者が多かったり、新卒や中途など同時に複数のポジションで募集を行ったりしていると、選考に時間がかかってしまうこともあるでしょう。さらに、採用担当者が多忙な場合は、あらかじめ伝えていた予定日に返信できないこともあるようです。
メールアドレスを間違えていた
返信が来ない原因として、自身がメールアドレスを間違えて送信していたケースが挙げられます。
メールアドレスは英数字が1つでも違っていると相手に届きません。新規で園や法人にメールした際、アドレスを間違えていたため届いていなかったということがあるようです。
メールアドレスが間違っているとエラーでメールが戻ってくることもあるので、きちんと送信できているか確認しましょう。
不合格者には連絡しない園だった
面接を受けた園や企業が、不合格者には連絡しない方針である場合、返信が来ないことが考えられるでしょう。
不合格の方に連絡しない園では、面接の際に合否の連絡について説明することもあるようですが、面接官が伝え忘れてしまうことがあるかもしれません。
求人票の応募項目に合否の連絡について記載がないか今一度見直したり、園や法人に直接連絡したりするとよいかもしれません。
採用側からのメールの返信が来ない原因を踏まえたうえで、対処法について紹介します。
就活で返信メールが来ないときの対処法とポイント
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メールが来なかったときの対処法として、電話またはメールで確認する方法が挙げられるでしょう。ポイントとともに具体的に説明します。
電話で問い合わせる
電話で問い合わせるときは、以下のポイントに気をつけましょう。
忙しい時間帯は控える
電話で問い合わせるときは、かける時間帯が重要になります。
始業時間帯と終業時間帯、昼休憩を避けた10時以降、もしくは14時以降に電話をするとつながりやすいかもしれません。
朝の8時から10時頃までは、就業開始直後なので前日の確認や申し送りなどで採用担当者も忙しいことが考えられます。
また12時から13時頃はお昼休憩で席を外していたり、17時から19時頃は終業の直前で忙しかったりすることもあるので、時間に配慮して電話をかけるとよいでしょう。
もし採用担当者につながらなかった場合は、改めてこちらから電話をかけ直すとよいかもしれません。
言葉遣いに気をつける
園や法人に電話をするときは、正しい敬語を使用するだけでなく、相手を責めるような言い方をしないよう配慮することも大切です。
メールの返信が来ない原因が担当者ではなく、自分だったということもあるかもしれません。
やむを得ない事情で返信できないことも考えられるため、あくまで確認する、教えてもらうという姿勢で伺うとよさそうです。
また、採用担当者は仕事の時間を割いて電話の対応をしてくれることでしょう。そのため、聞きたい内容を事前にまとめておくなど、できるだけ短い時間で済むように対処するとよいかもしれません。
メールで問い合わせる
次に、メールで問い合わせるときのポイントを紹介します。
就業時間内に連絡する
メールは24時間いつでも送信できるものの、採用側の就業時間内に送るのがビジネスマナーと言われています。
採用担当者がいる時間帯にメールを送信すれば、当日中に確認してもらいやすくなり、結果的に早く返信が来ることもあるかもしれません。
一方、就業時間外に送信すると終業後にメールを確認してもらうことになります。採用担当者の業務負担にならないようにするためにも、夜間や早朝の時間帯は避けたほうがよいでしょう。
件名は変えずに返信する
就活メールの返信が来なかったときは、それまでのやり取りでの件名を変えずにメールを送ることが大切です。
採用担当者は1日に何通ものメールを見ることが考えられます。件名に「Re:」とついていれば返信されたメールだとすぐにわかるので、優先的に内容を確認して返してくれるかもしれません。
就活で返信メールを催促するときの例文
就活で返信メールを催促する際、どのように伝えればよいのでしょうか。電話とメールの場合に分けてくわしい例文を紹介します。
電話の例文
あなた：お世話になっております。私、〇〇大学の〇〇と申します。先日貴園にて受けさせていただいた面接について問い合わせたいことがあるのですが、採用担当の〇〇さんはいらっしゃいますか。
採用担当者：はい、採用担当の〇〇です。
あなた：お世話になっております。〇〇大学の〇〇です。お忙しいところ恐れ入りますが、今少しお時間をいただいてもよろしいでしょうか。
採用担当者：はい、大丈夫です。
あなた：ありがとうございます。先日はお忙しいなか、面接のお時間をいただきありがとうございました。本日ご連絡いたしましたのは、合否の結果をいつ頃頂けるかお伺いしたかったためです。急かすようで大変恐縮なのですが、ご確認いただけますでしょうか。
電話で面接の合否結果を確認する場合の例文です。ケースに応じて、伺う内容を適切に変更するとよいですね。
確認できたあとは、忙しいなか対応してもらったことに対するお礼の言葉を忘れずに伝えましょう。
メールの例文
面接日程の返信が来ないときの例文
件名：面接希望日につきまして【学校名/氏名】
社会福祉法人〇〇 〇〇園
採用担当 〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学□□学部△△学科の〇〇〇〇と申します。
先日は面接をしていただける旨をお伝えいただき、ありがとうございました。
希望日を記載したメールを送付しておりますが、その後いかがでしょうか。
念のため、〇月〇日に送付しましたメールを再度転送いたします。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のうえ返信いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
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〇〇 〇〇（自身の氏名）
〒123-4567
住所：◯◯県◯◯市◯◯0-0-0
電話：080-0000-0000
e-mail：△△△_△△△@□□□□.co.jp
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合否に関する返信が来ないときの例文
件名：〇月〇日実施の面接結果につきまして【学校名/氏名】
〇〇〇〇保育園
採用担当 〇〇様
大変お世話になっております。
○○大学□□学部△△学科の〇〇〇〇と申します。
先日は、貴重なお時間を割いて面接をしていただき、誠にありがとうございました。
〇月〇日に貴園の面接にお伺いしましたが、合否の結果につきまして、
何日頃にご連絡をいただけるか教えていただくことは可能でしょうか。
本来ならば面接時にご返答の期日を確認すべきところ、
私の不注意でこのような確認のメールを差し上げることとなり大変申し訳ございません。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご返信いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
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〇〇 〇〇（自身の氏名）
〒123-4567
住所：◯◯県◯◯市◯◯0-0-0
電話：080-0000-0000
e-mail：△△△_△△△@□□□□.co.jp
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催促のメールを送るときは、電話をかけるときと同じく「教えてもらう」という姿勢で文章を作成することが大切です。
「〇日までにご連絡いただけるというので待っていたのですが」「連絡が来なかったのですが」といったように、責めるような言葉を使わないように気をつけましょう。
就活でメールの返信が来ないときは、原因を確認してから対応しよう
今回は、就活でメールの返信が来ない対処法として、原因や催促するときの例文を紹介しました。
就活メールの返信が来ないと、いつまで待てばよいのかと不安になるかもしれません。しかし、採用担当者へ連絡する前に、なぜ返信が来ないのか原因を確認することが大切です。
メールや電話で催促する場合は、言葉遣いや時間帯への配慮が必要になります。対処法で挙げたポイントや例文を参考にしながら、園に確認をとってみてくださいね。
