新卒向け保育士求人・就職・就活情報サイト

就活メールにおける署名について。書き方や位置、罫線のつけ方などの作成方法

就活メールにおける署名とは、送り主の名前や連絡先などが記載されているものです。署名は返信の度に毎回必要なのかや住所も入れるべきか、書き方や罫線の入れ方はどうすればよいのかなど気になる保育学生さんもいるかもしれません。今回は、就活メールの署名の作成方法や注意点、署名を使うときのコツを紹介します。

パソコンを打っている様子

Ustyle/shutterstock.com




就活メールにおける署名の必要性とは

メールでの署名は、ビジネスの世界では必須とされています。
署名があると、どこの誰から送られてきたメールなのか一目でわかるため、就活を含むビジネスシーンで送るメールには必ず記載することになるでしょう。位置としては、メール末尾に入れるのが基本となります。


そもそもメールに署名などいらないのではないか、メールに署名を付け加える理由は何なのか気になる保育学生さんもいるかもしれません。


まずは署名の目的から確認しましょう。



送り主が本人である事を示すため


第一の目的として、「本人確認」が挙げられます。送信されてきたメールが本当にその人自身から送られてきたかどうかの確認が簡単にできるのが署名です。


本文末尾に署名を記しておくだけで、そのメールは自分自身が作成して送信したものだという証拠となります。署名に記したメールアドレスから企業や園にメールを送れば、別のアドレスから第三者が代わりに送ったのではないということを証明できるでしょう。



送り主を効率的に把握するため


もう一つの目的は、「メールの送り主の把握をより効率的にすること」です。


署名を記しておけば、そのメールが誰から送られてきたものなのが瞬時に把握できるので、読み手の企業や園側としては、送り主の特定にかかる手間が省けて効率的といえるでしょう。


メールの送り主がすぐにわかることで、素早いレスポンスにもつながるかもしれません。



就活メールの署名を作成するときの注意点

では、実際に署名を作成するとき、どのようなことに注意すればよいのでしょうか。



必要な情報を漏れなく書く


就活メールにおける署名に記載すべき項目には特に決まりはないようですが、基本的な項目はとして、以下のような情報を記入するとよいでしょう。


  • 氏名
  • 所属(学校名・学部)
  • 連絡先(電話番号・メールアドレス)

最低限の情報として、「どこの誰から」のメールなのかわかるように記入するとよさそうです。この他の情報については、必要に応じて追加するとよいかもしれません。



派手な飾り文字を使わない


署名もメールの内容に含まれるため、企業や園側にカジュアルな印象を与えるような「☆」や「♪」といった記号や顔文字など、派手な飾り文字は使用しないのがよいでしょう。


就活メールもフォーマルなメールだということを意識することが大切です。署名においてもシンプルでビジネスシーンに適したものを作成するようにしましょう。



誤字脱字に気をつける


署名のメールアドレスや電話番号の部分に誤字脱字や間違えた情報があると、いざ採用担当者があなたに連絡をとろうと思ってもメールが届かなかったり、電話が繋がらなかったりする場合があります。


署名を作成するときだけでなく、作成後にも必ず間違いがないかよく確認しましょう。 記載したアドレス宛にテストメールを送信してみるなど、事前に確認テストを行ってみるのもよいかもしれません。



就活メールにおける署名の情報と作成方法

次に、就活メールにおける署名の情報の書き方や罫線の入れ方をくわしく紹介します。



罫線


メールに署名を入れる際は、本文と署名を罫線で区切ることで、どこまでが本文で、どこからが署名なのかわかりやすくなります。相手が読みやすいメールにすることもビジネスシーンに必要な心遣いとなります。


罫線に使用できる記号の例として、「ーーーーーー」や「======」が挙げられるでしょう。



大学・学部・学科・学年


ビジネスパーソンは通常、ここに企業名や所属を記載しますが、就活生の場合は大学名や学部、学年を記載します。大学名や学部学科の情報があることで、採用担当者が就活生からのメールであることに気づけるからです。


ただし部活やゼミ、サークル名など企業や園側にとっていらない情報は署名に記載しなくてもよいでしょう。署名欄の情報が多すぎると、メールを受け取った側には逆にわかりにくくなってしまいます。


アピールポイントを入れたい場合は、エントリーシートや履歴書に記載しましょう。



氏名とふりがな


自分の氏名を正しい表記で記載します。


読み方がわかるように、平仮名かカタカナ、ローマ字表記でふりがなを入れておくと親切です。



メールアドレスと電話番号


メールアドレスは、普段から使っているものが使い勝手がよく、見落としもないので安心でしょう。


ただしユーザー名(@より前の部分)がビジネスシーンで使用するのにふさわしくない文字列の場合は、学校から発行されたアドレスを使用したり、就活用のアドレスを新しく作ったりして、就活に関する連絡を一本化するのもよいかもしれません。


電話番号は、携帯電話の番号など日中連絡が取れるものを記入しましょう。



住所


企業と郵送でやりとりをする可能性がある場合は、署名に住所の記載があると親切といえますが、なくても失礼には当たらないようです。


住所は郵便番号、都道府県から記載するのが一般的です。マンション名や建物名も、省略せず書きましょう。相手の見やすさのため、番地や部屋番号などは漢数字でなくアラビア数字を使用するとよさそうです。



就活に使えるメール署名のテンプレート例

パソコンを操作する女性

polkadot_photo/shutterstock.com


ここでは、前述の書き方を参考にした、実際に就活で使えるメール署名のテンプレート例を3つ紹介します。



氏名のふりがなが平仮名の場合


1つめは、署名の氏名のふりがなを平仮名で表記する場合のテンプレート例です。


―――――――――――――――

保育花子(ほいく・はなこ)
〇〇大学△△学部□□学科〇年
携帯電話:090-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メール:hanako@××××.××.jp
―――――――――――――――


このように、署名の情報は、それぞれの項目ごとに改行すると見やすくなるでしょう。 名前の区切りとなるふりがなの間に(・)を入れることで、より正しい読み方を認識しやすいかもしれません。



氏名のふりがながローマ字の場合


2つめは、署名の氏名のふりがなをローマ字で表記する場合のテンプレート例です。


―――――――――――――――
保育花子(Hanako Hoiku)
〇〇大学△△学部□□学科〇年
携帯電話:090-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メール:hanako@××××.××.jp
―――――――――――――――


このように、ローマ字でふりがなを表記する場合は、名前を先、苗字を後に記入するようにしましょう。



住所を入れる場合


3つめは、署名に住所を入れる場合のテンプレート例です。


―――――――――――――――――
保育花子(ほいく・はなこ)
〇〇大学△△学部□□学科〇年
〒000-0000
東京都千代田区丸の内〇丁目△番□号
携帯電話:090-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メール:hanako@××××.××.jp
―――――――――――――――――


このように、住所は大学名の後に記入します。建物名や部屋番号まで正確に記載されているか、よく確認しましょう。



就活メールでの署名を使いやすくするコツ

最後に、就活メールでの署名を使いやすくするコツを紹介します。



目的別に署名を用意する


署名を複数作成して、目的別に使い分けることも使いやすくするコツの一つです。メールを送信する相手や場面によって、「新規用」「返信用」など、署名を使いわけるとよいでしょう。


自分が送ったメールへの返信に返す際など、毎回情報の多い署名をつける必要はないかもしれません。その場合には、必要最低限の情報がある「返信用」の署名があると、メール自体もすっきりとするため活用してみるとよさそうです。


このように、目的に応じて署名を使いわけることで、相手に必要な情報だけを効率よく伝えることができるため、いくつかの場面を想像して複数の署名を用意しておくと便利かもしれませんね。



自動的に挿入する設定を行う


署名を使用する際には、自動的にメールに署名が挿入されるよう設定するのもコツといえるでしょう。


ほとんどのメールソフトやメールサービスでは、自動的に署名を挿入できる機能があります。自身が使用しているソフトなどに応じて、設定方法を確認するとよいかもしれません。


自動挿入の設定をしておくことで、署名をつけ忘れたといった事態も防ぐことができるのでおすすめです。ただし署名の情報に変更があったときは、設定した内容も必ず更新することも忘れないようにしましょう。



署名を使用して、就活メールのやりとりをスムーズにしよう

今回は、就活メールにおける署名の目的や作成するときの注意点、実際に使えるテンプレート例、署名を使いやすくするコツを紹介しました。


就活を含むビジネスシーンでのメールには、末尾の位置に署名を記載する必要があります。自身の署名を作成するときは、罫線の入れ方や電話番号、住所などの書き方に注意しながら、内容に間違いがないかよく確認しましょう。


社会人になる前からメールに署名を記載することを習慣づけておけば、就職してから署名をうっかりつけ忘れた、間違えた情報を記載してしまったというリスクも減らすことができるかもしれません。


毎回長い署名をつけるのではなく、返信には必要な情報のみ書かれたシンプルな署名を使うようにするなどの工夫をしながら、就活におけるメールのやりとりを効率よくできるとよいですね。