【テンプレあり】就活メールの署名の作成方法。入れ方や使いやすくするコツ

就活メールにおける署名とは、送り主の名前や連絡先などが記載されているものです。書き方や入れ方、返信の度に必要なのかなどくわしく知りたい保育学生さんもいるかもしれません。今回は、就活メールの署名の作成方法や注意点、使いやすくするコツを紹介します。また、実際に役立つテンプレートもまとめました。

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就活メールにおける署名の目的

一般的なメールには「宛名→挨拶→本文→結び→署名」という基本の形があると言われています。

署名があると、どこの誰から送られてきたメールなのか一目でわかるため、就活を含むビジネスシーンでは必須とされているようです。

しかしメールの冒頭で名乗れば署名などいらないのではないか、毎回記載する必要はあるのかなど気になる保育学生さんもいるかもしれません。

まずは署名の目的から確認しましょう。

送り主が本人である事を示すため

第一の目的として、本人確認が挙げられます。受け取ったメールが本当にその人自身から送られてきたかどうかを簡単に確認できるのが署名です。

末尾に署名を記しておくだけで、そのメールは自分自身が作成して送信したものだという証拠となります。署名に記したメールアドレスから企業や園にメールを送れば、別のアドレスから第三者が代わりに送ったのではないということを証明できるでしょう。

送り主を効率的に把握するため

もう一つの目的は、メールの送り主をより効率的に把握することです。

署名を記しておけば、そのメールが誰から送られてきたものか瞬時に把握できるので、採用側は送り主の特定にかかる手間を省くことができ効率的といえるでしょう。

送り主の情報がすぐにわかることで、素早いレスポンスにもつながるかもしれません。

署名の目的を押さえたところで、作成するときの注意点やテンプレート例を見ていきましょう。

就活メールの署名を作成するときの注意点

署名を作成する際、どのようなことに注意すればよいのでしょうか。

必要な情報を漏れなく書く

就活メールにおける署名には、基本的に以下の情報を記入します。

• 氏名
• 所属(学校名・学部)
• 連絡先(電話番号・メールアドレス)

最低限の情報として、「どこの誰から」のメールなのかを明らかにしましょう。このほかの情報については、必要に応じて追加するとよいかもしれません。

シンプルにまとめる

署名もメールの内容に含まれるため、シンプルにまとめるのがポイントです。

企業や園側にカジュアルな印象を与えるような「☆」や「♪」といった記号・顔文字など、派手な飾り文字の使用は避けましょう。

また、署名欄の情報が多すぎると読みにくくなってしまうことも考えられます。ゼミ名やサークル名など、採用側にとっていらない情報は記入しないことが大切です。

誤字・脱字に気をつける

署名を作成するときだけでなく、作成後にも必ず誤字・脱字がないか確認しましょう。

メールアドレスや電話番号の部分に誤字・脱字があると、採用担当者があなたに連絡をとろうと思っても、メールが届かなかったり電話がつながらなかったりしてしまいます。

記載したアドレス宛にメールを送信してみるなど、事前にテストを行っておくとよいかもしれません。

就活メールの署名の作成方法

ここでは、就活メールにおける署名の情報の書き方や罫線の入れ方をくわしく紹介します。

罫線

メールに署名を入れる際は、本文と署名を罫線で区切りましょう。それによりどこまでが本文で、どこからが署名なのかわかりやすくなります。

罫線に使用できる記号の例として、「ーーーーーー」や「＝＝＝＝＝＝」が挙げられるでしょう。

氏名など必要な情報を囲むようにして上下に罫線を入れれば、署名の区別がつきやすくなります。

氏名

はじめに、誰がメールを送ってきたのかを知らせるために自身の氏名を書きます。

読み方を示すために、ふりがなもあわせて入れると親切でしょう。

学校名・学部・学年

社会人の場合、通常ここに企業名や所属を記載しますが、就活生の場合は大学名や学部、学科、学年を記載します。

採用側が学生さんの所属している組織を把握できるほか、就活生からのメールであることがわかりやすくなるでしょう。

メールアドレスと電話番号

メールアドレスと電話番号は、園や企業が学生さんにコンタクトをとるうえで必要な情報になります。

メールアドレスは普段からよく使っているものにすると、見落としを軽減できるので安心かもしれません。

ただしプライベートと区別したい場合は、学校から発行されたアドレスを使用したり、就活用のアドレスを新しく作ったりするの方法もあります。

電話番号は、携帯電話など日中連絡が取りやすいものを記入しましょう。

住所

園や企業と郵送でやりとりをする可能性がある場合は、住所の記載があるとより丁寧でしょう。ただし、入れなくても失礼にはあたらないようです。

記載する場合は、郵便番号や都道府県、建物名まで省略せずに書きましょう。

【テンプレート例3選】就活で役立つメールの署名

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ここでは、実際に就活で役立つメール署名のテンプレート例を3つ紹介します。

氏名のふりがなが平仮名の場合

氏名のふりがなを平仮名にすると、名前を間違えられにくくなるでしょう。

区切りとなる場所に「・」を入れることで、より正しい読み方を認識しやすくなるかもしれません。

氏名のふりがながローマ字の場合

ふりがなをローマ字で表記すると、締まった印象を与えられるかもしれません。

この場合、名前を前・苗字をあとに表記するのがポイントです。

住所を入れる場合

住所を記載する場合は、自身の所属のあとに記入しましょう。建物名や部屋番号まで正確に記載されているか確認するのが大切です。

就活メールの署名を使いやすくするコツ

次に、就活メールでの署名を使いやすくするコツを紹介します。

目的別に署名を用意する

署名を複数作成して、目的別に使い分けることがコツの一つです。メールを送信する相手や場面によって、「新規用」「返信用」などいくつか用意するとよいでしょう。

やりとりが続く際に、毎回情報の多い署名をつける必要はないかもしれません。最低限の情報がある「返信用」の署名にすれば、メール自体もすっきりとした印象になりそうです。

採用側に必要な情報を効率よく伝えるためにも、いくつかの署名を用意しておくと便利かもしれませんね。

自動的に挿入する設定を行う

署名を使用する際には、自動的にメールに署名が挿入されるよう設定するのもコツといえるでしょう。

ほとんどのメールソフトやサービスでは、自動的に署名を挿入できる機能があるようです。自身が使用しているソフトで設定方法を確認するとよいかもしれません。

また、自動挿入の設定をしておけば入れ忘れも防げるでしょう。ただし電話番号やメールアドレスなど情報に変更があったときは、必ず更新することが大切です。

就活でのメールにおいて署名を忘れた・間違えたときの対応

最後に、就活でのメールにおいて署名を入れ忘れた、または間違えた情報の署名を送ってしまったときの対応について紹介します。

すぐに再送する

送信直後に署名を入れ忘れたことに気づいた場合は、すぐに再送しましょう。

その際、「先ほど送信したメールに署名の記載がなく、大変申し訳ございませんでした。」といったお詫びの言葉を添えることが大切です。

また、間違えた情報の署名を送ってしまった場合は、「先ほどのメールに記載した署名の情報に誤りがありました。正しいメールアドレスは〇〇です。大変失礼いたしました。」というように、「どこを間違えたか」も示すとわかりやすいかもしれません。

次回の返信でお詫びする

数時間後、数日後に入れ忘れたことや間違えた情報に気づいた場合は、次回の返信時にお詫びを伝えましょう。

その場合は、「前回のメールに署名の記載がなく、申し訳ございませんでした」といったお詫びの言葉を添えるとよいかもしれません。

適切な署名を作成して、就活でのメールのやりとりをスムーズにしよう

今回は、就活メールにおける署名を作成するときの注意点や、実際に使えるテンプレート例などを紹介しました。

就活を含むビジネスメールには、末尾に署名を記載する必要があります。

罫線の入れ方や電話番号、住所などの書き方に沿って作成し、内容に間違いがないか確認してから送信しましょう。ただし毎回長い署名はいらないため、返信時はシンプルにするなどシーンによって使いわけるとよさそうです。

署名を入れ忘れたり、間違えた情報を伝えたりしないよう注意しながら、就活におけるメールのやりとりをスムーズにできるとよいですね。