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履歴書をメールで送るときのポイント。メールの書き方や送る際のマナー

保育学生さんのなかには、履歴書をメールで送る方法について知りたい方もいるかもしれません。メールを送るときのマナーや書き方などがわかると就活に役立つかもしれませんね。今回は、履歴書をメールで送るときの基本構成やポイント、履歴書をファイル化する方法と履歴書に添えるメールの例文などをご紹介します。


パソコンでメールをしている女性の写真

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履歴書をメールで送るのはどんなとき?

履歴書をメールで送るときはどのような場合なのか、知りたい保育学生の方もいるのではないでしょうか。


履歴書をメールで送るのは、就職を希望する保育園や保育施設の運営会社などからメールで送るように指定された場合のようです。


実際に履歴書をメールで送るときは、どのようにしていけばよいのでしょうか。
メールの書き方や送るときのポイントを説明します。




履歴書をメールで送るときの基本構成

保育学生さんが履歴書をメールで送るときは、どのように構成を立てるとよいのでしょうか。
メールの基本構成は以下のようにすると、見やすくなりそうです。


  • 件名
  • 宛先
  • 本文
  • 挨拶
  • 署名

メールを作成するときの本文には、自己紹介を含めた簡単な挨拶を書きましょう。
メールの本文や氏名と簡単な自己紹介の記載例としては、「はじめまして。〇〇と申します。この度は面接の機会を頂きまして、誠にありがとうございます」のように簡潔にするとよいかもしれません。


用件には、「貴園の求人情報を拝見し保育士に応募したくご連絡を差し上げました」というように求人に応募することを書きます。そして改行してから、「履歴書を添付しております。ご査収の程、よろしくお願い申し上げます」とメールに履歴書が添付してあることを記載しましょう。


締めの挨拶は、ビジネスメールの定型文として「恐れ入りますが」「何卒よろしくお願いいたします」などを用いて締めくくります。


署名は文末に「名前」「住所」「電話番号」「メールアドレス」をそれぞれ改行して記載します。読み方が難しい名前の場合は、念のためふりがなも付け加えておくとよいでしょう。



履歴書をメールで送るときのポイント

履歴書をメールで送るときは、どのようなことに気をつければよいのかを紹介します。



フォントを揃える


メールの作り方のポイントはフォントを揃えるということでしょう。


フォントが揃っていないとバランスが悪くなり、読みにくくなってしまいます。読みやすい文字の大きさでまとめれば採用担当の方が見たときの印象もよくなりそうですね。



件名、本文は簡潔にする


件名は、一目でそのメールの内容が伝わるようにします。具体的に用件を記載し、そのあとに自分の氏名を書いておきましょう。


「新卒採用 応募の件/履歴書送付 保育花子」のような形にすると、担当者の方にメールの内容が伝わりやすいかもしれません。



履歴書に添えるメールの例文

パソコンを見て考えている女性の写真

metamorworks/shutterstock.com

履歴書に添える例文を宛先別に紹介します。



宛先別の履歴書のメール例文


①保育園宛て

〇〇法人

〇〇保育園

採用ご担当者様 (担当者名がわかっている場合は担当者名まで書きます)


初めてご連絡させていただきます。
〇〇(フルネーム)と申します。


この度、〇〇で新卒の求人情報を拝見し、自然環境が豊かな貴園で働きたいと思い応募させていただきました。本メールにて履歴書を添付しておりますので、ご査収の程よろしくお願い申し上げます。


なお、履歴書のファイルにはパスワードを設定しております。
パスワードはこの後メールでお知らせしますので、併せてご確認をいただきますようお願い申し上げます。


ご多忙のところ大変恐れ入りますが、ご確認、ご検討をいただき、面接の機会をいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。


================
保育花子
〒000-0000
東京都〇〇区〇〇
携帯:090-0000-0000
E-mail:Hanako_Hoiku@〇〇〇〇
================


宛先を記入する際は、社会福祉法人など〇〇法人と正式名称を書きましょう。

個人名にはフルネームの後に必ず「様」をつけます。


②役所宛て

〇〇市役所
〇〇課
人事担当者


初めてご連絡をさせていただきます。
〇〇(フルネーム)と申します。


この度ご指示いただきました履歴書をお送りいたします。
本メールにて履歴書を添付しておりますので、ご査収の程よろしくお願い申し上げます。


なお、履歴書のファイルにはパスワードを設定しております。
パスワードはこの後メールでお知らせいたしますので、併せてご確認をいただきますようお願い申し上げます。


ご多忙のところ大変恐れ入りますが、ご確認、ご検討をいただき、面接の機会をいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。


================

保育花子
〒000-0000
東京都〇〇区
携帯:090-0000-0000
E-mail:Hanako_Hoiku@〇〇
================


相手の役職がわかっている場合は、「〇〇市役所  〇〇課 人事部 ◯◯係長様」のように記載するとよいようです。


③託児所がある企業宛て

件名:保育士応募の件/氏名


文面:
株式会社〇〇
採用ご担当者様


はじめまして。
〇〇(フルネーム)と申します。


御社の求人情報を拝見し、託児所の保育施設の保育士に応募したくご連絡を差し上げました。
履歴書を添付してありますので、ご査収の程、よろしくお願い申し上げます。


応募書類には念のためパスワードを設定しております。
後ほど、パスワードをお送りさせていただきますので、
ご確認いただけますでしょうか。


お忙しいところ大変恐縮ですが、
何卒、お願い申し上げます。


-------------------------------------
氏名(場合によってはふりがなも)
郵便番号
住所
電話番号
メールアドレス
--------------------------------------



パスワードを設定したメールを送るときの例文


履歴書をメールで送るときには、パスワードを設定して送付することもあるようです。

そのようなときは、履歴書を添付した1通目のメールの後に、以下のように記載して2通目を送りましょう。


===============
履歴書パスワード送付の件/氏名
===============


〇〇株式会社
採用ご担当者様


お世話になります。
先程、履歴書をお送りした〇〇です。


添付したファイルに設定したパスワードを送付いたします。


パスワード〇〇〇〇


==============


履歴書にパスワードを設定してメールで送る場合は、「履歴書を添付したメール」と「パスワードを知らせるメール」の2通のメールを送ると覚えておきましょう。
履歴書を送る場合はファイル化をする方法がありますが、ファイル化はどのように行なうのでしょうか。


次に、履歴書をファイル化する方法についてくわしく説明します。



履歴書をファイル化する方法

履歴書をファイル化する際、一般的によく行われているPDFの形式に変換する方法を紹介します。



PDF形式とは


PDF形式とは、データを紙に印刷するようにレイアウトを保ったまま保存することができるファイル形式を指します。


表示設定を決めておけばどこのパソコンで印刷しても同じように出力されるので、メールで送るときは利用するとよいかもしれません。



PDFに変換する方法


操作方法は文章作成ソフトのメーカーによって異なるかもしれませんが、履歴書をパソコンで作成したあと、「名前を付けて保存」を選び「ファイルの種類のリスト」から「PDF」を選んで保存をすると変換できるようです。


パソコンを持っていない場合でも、スマホのみでPDFの履歴書を作成できるツールもあるようなので利用してみてもよいでしょう。



履歴書をメールで送る際のマナー

履歴書をメールで送るときは、どのようなことに気をつけるとよいのでしょうか。メールで送る場合のマナーを紹介します。




送るタイミングや送り方


採用担当者から履歴書送付の指示があったら、すぐに送ることが大切です。


24時間以内のメール返信が望ましいですが、確認することを忘れてしまったり、すぐに返信できなかったりする場合もあるでしょう。返信が遅れてしまったときは、メールの冒頭に返信が送れたことを謝罪する一文を入れておくとよいですね。


メールをする時間帯はなるべく会社の就業時間内に送るようにしましょう。夜中に書類を作成した場合でも翌日に送ることで、採用担当者の方もメールに気づきやすくなるようです。



正しい敬語を使う


履歴書を送るメールを作成するときに、気をつけたい敬語を紹介します。


まず、「御社と貴社」は一般的に、口頭で話すときに使う言葉とされています。そのためメールでは、貴社を使いましょう。


「御中と様」では、御中が会社など、団体における敬称のといわれており、様は個人につける名称なので、正しく使いわけられるとよいですね。



送り方やマナーに気をつけて履歴書をメールで送ろう

履歴書をメールで送るときの書き方から送るときのポイントについてお伝えしました。


新卒の学生さんが履歴書を作成してメールで送るときに、メールの本文の構成や送る際のマナーに気をつけることが大切です。


履歴書の写真は証明写真機で撮る方法もありますが、プロのカメラマンに撮ってもらうと自然な光も入って印象がよくなるかもしれません。


パソコンやスマホで履歴書を作成するときは、誤字脱字に気をつけて、アドレスや添付するメールなどをきちんと準備したうえで、履歴書を送付して試験や面接に臨めるとよいですね。