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内定保留のメールの書き方。伝えるときのポイントと返信の注意点

内定の保留をメールで伝えるときは、どのように書いたらいいのでしょうか。採用担当者にマイナスな印象を与えないようにするためにも、事前に正しい書き方を知っておけるといいですね。今回は、就活に役立つメールでの内定保留の伝え方や注意するポイント、返信するときの例文を紹介します。

パソコンを操作している女性

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内定の保留はメールで連絡しても問題ない?

さまざま理由から内定を保留したいと考える保育学生さんもいるでしょう。


そもそも内定通知は電話、メールのいずれかでくるようなので、保留する場合はどちらで連絡しても問題ないようです。


しかし、保留の連絡が遅れることにより、採用選考に影響が出ることも考えられます。できるだけ早く返信することを心がけるとよいですね。


またメールの場合、期日が設けられている場合もあるので遅れないようにすることも大切です。


まずは、内定保留のメールを送るときの注意点について紹介します。



内定保留のメールを送るときの注意点

新卒保育士の内定保留は、メールの内容によって「入社する意欲が低いのではないか」「第一志じゃなかったのか」など、ネガティブな印象を与えてしまうかもしれません。


園や企業の印象を損ねないような、メールの注意点についてくわしく説明します。



内定保留する理由を明確に告げる


内定保留する旨を明確に伝えないと、先方は保留したいのか、それとも承諾、または辞退なのか判断に迷ってしまうでしょう。


内容によっては保留することを伝えづらいかもしれませんが、理由が分かったほうが採用担当者も事情を理解して回答しやすくなるようです。


「第一候補の園の選考結果を待っている」という場合でも、「他の園の選考結果を待っているため」のように言い換えれば、採用担当者も納得してくれるかもしれません。



できるだけ早く連絡する


できるだけ早く連絡することは、社会人としてのマナーともいえるでしょう。


それは内定保留を伝えるときも同様です。
メールなどで連絡がこないと、選考状況が滞ってしまう可能性があります。


そのため、採用担当者から連絡があったときは、できるだけ24時間以内の返信を心がけましょう。



メールでの内定保留の伝え方

冒頭で説明したとおり内定保留は電話でも連絡できますが、メールの場合はどのように伝えればいいのでしょうか。


メールで伝えるときに意識することや書き方のポイントを説明します。



件名


内定保留をメールで伝えるときは、件名を分かりやすくすることがポイントです。


採用担当者のなかには1日に多くのメールを処理する方もいるため、「内定保留のご連絡」のように一目で内容が分かる件名にすると目につきやすくなるでしょう。



本文


内定のお礼と保留する理由を伝える

内定保留のメールでは、冒頭で「内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます」のように、自分を選んでくれたことへのお礼を伝えるといいでしょう。


そのうえで、内定を保留することを伝えたほうが失礼な印象になりにくいかもしれません。


保留することを簡潔に伝える

内定保留は伝えにくいかもしれませんが、遠回しな言葉で書いてしまうと採用担当者もメールの内容を確認するのに時間がかかってしまいます。


結論を簡潔に伝えてから理由や謝罪の言葉を述べたほうが、伝わりやすくなるでしょう。


返信する期限を明記する

メールには内定保留の期限を必ず明記しましょう。


一般的に保留期間は1週間程度のようですが、場合によって1週間以上になることもあるかもしれません。
1週間程度の場合は、「内定のご回答を〇月〇日まで猶予をいただくことは可能でしょうか」のように、保留しても問題がないか採用担当者に確認します。


1週間以上になってしまう場合は、まずは採用担当者に相談して、双方が問題ない日程に決めるといいでしょう。



署名


署名には学校名や氏名、住所などが記載されているため、採用担当者は誰から送られてきたメールなのか一目で分かるようになるでしょう。


メールの件名に学校名や氏名を記載してある場合でも、メールの末尾に署名を記載するのはビジネスマナーのようです。


このように、内定保留をメールで伝えるときは、あくまで回答を持ってもらえるようお願いする立場であることを忘れずに、謙虚かつ誠実な姿勢で対応することが大切になります。



新卒保育士の内定保留を伝えるときのメールの例文

パソコンを見ている女性

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内定保留を伝えるときの例文と、承諾された後に返信メールの例文を紹介します。



内定保留をする場合の例文


件名:内定保留のご連絡 〇〇大学〇〇学科 〇〇 〇〇(氏名)
※内定通知がメールできた場合は、タイトルを変えずに返信する


〇〇〇〇保育園 
人事部採用担当
〇〇 〇〇様(採用担当の氏名。不明の場合は採用担当者様とする)


お世話になっております。
本日、内定通知をいただきました〇〇大学の〇〇申します。


この度は内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。
内定のお返事に関しまして、大変恐れ入りますが〇月〇日までお待ちいただきたくことは可能でしょうか。
貴園の保育指針や日常保育には非常に魅力を感じておりますが、現在他の園の選考を受けており、後悔のないよう慎重に考えた上でお返事させていただきたく存じます。


こちらの都合でご迷惑をおかけして誠に申し訳ございませんが、ご理解いただけますと
幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。


【署名】
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
〇〇 〇〇(氏名)
住所:
電話番号:0000-0000-0000
メールアドレス:



保留が承諾された後に返信する例文


件名: Re(タイトルは変えずに返信する)


〇〇〇〇保育園
人事部採用担当
〇〇 〇〇様(採用担当の氏名。不明の場合は採用担当者様とする)


お世話になっております。
内定保留のご承諾を頂きました、〇〇大学の〇〇申します。


内定に関する御返事の期限を〇月〇日までお待ちいただけるとご快諾を頂き、
誠にありがとうございます。
よく吟味を重ねた上で、貴園への最終的な回答を差し上げたいと考えております。
〇月〇日までには必ずご連絡しますので、引き続きよろしくお願い申し上げます。


【署名】
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
〇〇 〇〇(氏名)
住所:
電話番号:0000-0000-0000
メールアドレス:


内定保留のメールは期限内に必ず返信しましょう。
期限を大幅に過ぎてしまうと、最悪の場合ですが内定取り消しになることもあるようです。
あくまで園や企業のご厚意で回答を保留させてもらっているので、先方に配慮してメールで伝えましょう。



新卒保育士の内定保留は先方に配慮してメールを書こう

今回は、内定保留をメールで送るときの注意点、書き方のポイントや例文を紹介しました。


新卒保育士の内定保留をメールで伝えるときは、保留したい旨と期間をきちんと記載することが大切です。
保留する旨を曖昧にしてしまうと、採用担当者は内容の判断がつかず、やり取りの手間を増やしてしまうかもしれません。


内定保留のメールを送るときは、分かりやすく伝えられるような書き方を意識し、相手にきちんと配慮することを心がけましょう。