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【就活生必見!】折り返し電話をするときのマナー。話し方の例文や相手が出ない場合の対応

就活で応募先の園から着信があったもののその場で出られなかった場合、折り返しの電話をするのが基本です。しかし、連絡してもよい時間帯や翌日でもよいのか、相手がわからない場合の対応など、気になることが多いかもしれません。今回は、就活で園に折り返しの電話をするときのマナーや受け答えの例文などを紹介します。

電話をする女性

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就活の折り返し電話の基本マナー

面接の日程調整や合否の連絡など、応募した保育園と電話でやりとりすることもあるでしょう。そのなかで、その場で電話を受けられなかった場合の電話のかけ方に不安を抱いている保育学生さんもいるかもしれません。


まずは、着信に気づかずに出られなかった場合の、折り返しの電話のマナーを見ていきましょう。



できるだけ早く電話をかける


着信に気づいたら、すぐに折り返しの電話をかけましょう。

電車やバスの車内、大学の講義中など、どうしても電話ができない状況ではない限り、なるべく早く電話をかけることが大切です。


翌日や2日後など後回しにすると、再度園側から電話がかかってくることがあるかもしれません。相手からかけ直してもらう前に、自分から電話をするのが誠意ある対応と言えるでしょう。



業務時間内に連絡をする


折り返しの電話はなるべく早くかけることが基本ですが、保育園側の事情を考慮することが大切です。


例えば、夜に着信に気づいてすぐに折り返したとしても、保育園は閉園しているケースが多いので電話に出てもらえない可能性が高いでしょう。同様に、開園前の朝早い時間も避けるのがベターです。


業務時間外よりも、翌日の朝に電話をかけ直す方が好印象かもしれません。

また業務時間内であっても、一般的な休憩時間にあたる12時~13時頃や、始業・終業時間の間際なども、保育園側が電話を受けられる態勢になっていないことが考えられるので控えましょう。



就活で折り返しの電話をするときのポイント

では、就活の場面で折り返しの電話をかけるときは、どんなポイントを意識するとよいのでしょうか。



静かで電波のよい場所を確保する


電話をする際は、自分と相手の声が聞き取りやすいように静かで電波がよく通る場所を選びましょう。


通信状況が悪かったり周囲で音が出ていたりする環境で電話をすると、声が聞きとりづらいだけでなく、会話が途切れ途切れになって内容が上手く伝わらないこともあるかもしれません。また、途中で電話が切れてしまうなど、無駄な手間も発生してしまいます。


もし駅のホームや人混み、地下などにいる場合は、場所を移動してから電話をするようにしましょう。



メールや留守電がないか確認する


折り返しの電話をかける前に、園側からメールや留守電がきていないか確認しましょう。


留守電なしの場合もありますが、なかには自分宛てのメッセージが残されていることがあります。また、内容次第では「折り返しは不要です」といった伝言が残されていることもあるかもしれません。


その場合、用件を知らずに電話をかけてしまうと、「きちんとチェックしていなかったのか」といった印象を持たれてしまう恐れがあります。

メッセージの内容を確認したうえで、折り返しの電話をかけて用件を伺うようにしましょう。



ペンとスケジュール帳(メモ)を用意する


園から就活生さんに電話をかけるのは、一般的に面接の日程調整や内定通知の連絡のケースが多いようです。そのため、日付や時間、場所など重要な項目はきちんとメモに残すようにしましょう。


また、「いつ面接に来られますか?」といったスケジュールを確認されることもあるかもしれないので、自身の予定が把握できるものを手元に用意しておくと安心ですね。



就活の折り返し電話のかけ方と例文

電話をする女性

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就活で折り返しの電話をかけるときのポイントを踏まえ、具体的なかけ方の流れや例文を紹介します。



1.挨拶をして名乗る


保育園に電話がつながったら、まずは挨拶をします。


例文

お忙しいところ恐れ入ります。

私、〇〇大学〇〇学部〇年の、△△△△と申します。


ポイント

まず初めに、所属する大学や専門学校の名前、学部(学科)、学年、名前を述べましょう。


担当者に直接つながらない場合、保育園の職員さんが電話に出るケースもあるかもしれません。

いきなり「先ほど電話をいただいた~」などと用件を伝えることはせず、はじめに学校名を名乗り自分が就活生であることを伝えるのが大切です。



2.担当者につないでもらう


名前を名乗ったら、担当者につないでもらいます。


例文

先ほど、採用担当の〇〇様からお電話をいただき、折り返しのご連絡をいたしました。

ただいま、〇〇様はいらっしゃいますか。


ポイント

折り返しの電話であることを伝えてから、担当者につないでもらいましょう。


留守電なしで不在着信のみだった場合、電話をくれた相手がわからないケースもあるかもしれません。そういった場合は、「恐れ入りますが、ご担当者様におつなぎいただけますか」と伝えれば職員さんが担当者を探してつないでくれるでしょう。



3.再度担当者に挨拶をする


担当者に取り次いでもらったら、再度挨拶をします。


例文

お忙しいところ恐れ入ります。

私、〇時頃お電話を頂きました〇〇大学〇〇学部〇年の△△です。

先ほどはお電話に出られず失礼いたしました。今お時間よろしいでしょうか。


ポイント

担当者に、自分の所属(学校名や学部、学年)と名前、折り返しの電話であることを伝えましょう。


その後、電話に出られなかったことについてお詫びする言葉を添えると丁寧な印象になります。


電話をかけるタイミングによっては担当者が取り込んでいることもあるため、本題に入る前に相手の都合を伺うことが大切です。



4.相手の都合を確認し、本題に入る


担当者の都合がよいことを確認したら、本題に入ります。


例文

本日の〇時頃頂いたお電話のご用件をお伺いしたく、折り返しのお電話をいたしました。


ポイント

担当者が対応可能であれば、改めて折り返しの電話であることを伝え用件を伺いましょう。


着信のみで留守電なしだった場合は、担当者から説明してくれるかもしれません。

一方、メールや留守電で日程調整などに関するメッセージが残されていた場合は、あらかじめ回答を用意しておきその場で返答するようにしましょう。



5.大事な内容を復唱する


日程や時間、場所など大事な内容は復唱して確認します。


例文

(担当者)〇月〇日、〇時に△△保育園の正門までお越しください。

(就活生さん)〇月〇日、〇時に△△保育園の正門ですね。かしこまりました。


ポイント

電話では、大事な内容を聞き漏らしたり聞き間違いをしてしまったりすることも考えられます。

話をしている時はメモをとるようにし、用件を伝えてもらったら相手の言葉を復唱して間違いがないかを確かめましょう。


また、もし聞き取れなかったり不安なことがあったりしたら、「恐れ入りますが、〇〇についてもう一度確認してもよろしいでしょうか」と伝えて再度確認することが大切です。



6.お礼と挨拶を伝えて電話を切る


用件が済んだら、お礼と挨拶を伝えて終話させます。


例文

お忙しいところ、お時間を頂きありがとうございました。それでは、失礼いたします。


ポイント

電話に時間を割いていただいたことにお礼を伝えましょう。また、これから選考が控えている場合には、「何卒よろしくお願いいたします。」などと添えると、より丁寧な印象になりそうですね。


また、電話を終えるときは相手が切るのを待ってから通話を終了させるのがマナーです。



【ケース別】就活で折り返しの電話をするときの対応方法

笑顔の女性

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就活で折り返しの電話をかける際、「こういったときはどうしたらいいの?」と頭を悩ませている保育学生さんもいるかもしれません。ここでは、ケース別に対応方法をまとめました。



園からの着信に気づかずに夜遅くになってしまった場合


日中に保育園から着信が来ていたこと気づかず、夜遅くになってしまうことがあるかもしれません。

そういった場合は、当日中にメールを送るか、翌日の午前中に折り返しの電話をかけましょう。


その際は、「〇時頃お電話をいただいたにもかかわらず、ご連絡できず申し訳ありませんでした」とお詫びの言葉を伝えると誠意が伝わりやすいかもしれません。


着信に気づいたらできるだけ早く折り返しをするのがマナーなので、2日後や3日後など時間をあけて連絡するのは控えましょう。


【メールの例文】

お世話になっております。

〇〇大学〇〇学部〇年の△△△△と申します。


本日は、頂いたお電話に出られず申し訳ありませんでした。

着信があったことに気づかず、ご連絡が遅くなりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。


明日の午前中、こちらからお電話差し上げます。

何卒よろしくお願いいたします。



留守電が入っていた場合


不在着信とともに、担当者から留守電が入っていることがあるかもしれません。

内容によりますが、「折り返しの電話は不要です」と言われない限りは、こちらから折り返すようにしましょう。


「また連絡します」といったメッセージが残されていた場合、直接口頭で話をしたい内容であることが考えられるので、こちらから折り返すのが基本です。



担当者が折り返しの電話に出ない場合


折り返しの連絡をしたものの、担当者が不在だったり多忙だったりして電話に出ないことがあるかもしれません。


職員さんに取り次いでもらうときは、担当者の戻り時間や電話に出られる時間を聞き、こちらからかけ直すことを伝えます。その際、再度こちらからかけ直す旨を伝言として伝えてもらうようお願いしておくことも大切です。


また、直接担当者の社用携帯にかけて不在だった場合は、「〇時頃改めてお電話いたします」と言った形できちんと留守電を残しておきましょう。



就活における折り返し電話のマナーを押さえて好印象を与えよう

今回は、保育士の就活における折り返し電話のかけ方やマナーを紹介しました。


応募先の保育園から電話がかかってくるのは、たいていの場合日程調整や内定通知など大事な連絡のケースが多いようです。そのため、着信に気づいたら翌日や2日後に持ち越さず、なるべく早く折り返しの電話をするのがマナーになります。


一般的な折り返し電話のかけ方はもちろん、相手がわからない場合や電話に出ない場合などの対応法もしっかり押さえて、誠意を持って受け答えをしましょう。