他の園の選考とかぶってしまったなどの理由で、面接の日程変更をしたい保育学生さんもいるのではないでしょうか。採用担当者にマイナスの印象を与えないように、誠意のある態度でお願いできたらよいですね。今回は、面接の日程変更を行うときに送るメールの例文を紹介します。お礼メールの作成方法や、理由の伝え方もまとめました。
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■目次
面接の日程変更はしてもよい？
さまざまな理由で面接日の都合が悪くなり、日程変更をしたいけれどお願いしてもよいのか悩む保育学生さんもいるかもしれません。
日程を変えると「落ちるのでは…」と思ったり、不利になったりしないか心配になってしまいますよね。
しかし、保育学生さんのスケジュール調整がうまくいかないことは採用担当者も理解しているようなので、日程変更が理由で落ちることはなさそうです。
マナーを守って連絡すれば、ネガティブな印象を与えてしまうことも防げるかもしれません。
保育学生さんはここで紹介する内容を参考に、適切な方法で面接の日程変更を行えるようになりましょう！
面接の日程変更をするときの理由の伝え方
まずは、面接の日程変更をお願いする理由の伝え方をくわしく紹介します。
学校の予定が入った場合
保育学生さんの中には、学校の予定が入ってしまって面接の日程変更をしたい場合もあるでしょう。
保育学生さんの本業は学業なので、正直に伝えれば採用担当者の納得感を得ることができそうです。
しかし、その際も日程変更をお願いする立場ということを忘れず、お詫びの気持ちをしっかり伝えるようにしましょう。
他の選考とかぶった場合
他の園の選考とかぶってしまったときは、伝え方に気をつけることが大切です。
採用担当者に「うちの園は志望度が高くないのかな」と思われないように、「第一志望の園の面接があるので」などとは言わず、濁して伝えられるとよいでしょう。
例えば、「直前まで予定がある」「先約がある」のように説明できるとよいかもしれませんね。
急用の場合
自分や家族の体調不良、身内の不幸など急なトラブルが起きてしまい、面接日時を変更しなくてはいけない場合もあるでしょう。
そのときは急な連絡となってしまうので「家庭の事情」などではなく、できるだけ理由はそのまま伝えたほうが納得感を得られやすいかもしれません。
また、急用のときは迅速に相手に伝える必要があるため、メールではなく電話で伝えることがポイントです。
面接の日程変更をメールで行うときの例文
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ここでは、面接の日程変更をメールでお願いするときの例文を紹介します。
日程変更をお願いするとき
件名：面接の日程変更のお願い【〇〇大学□□学部 △△】
●●保育園 ▲▲様
お世話になっております、〇〇大学□□学部の△△と申します。
先日は面接の日程をご連絡くださり、誠にありがとうございました。
大変恐れ入りますが、■月■日は◇時から学校の講義があり、ご案内いただいた日時に伺うことが難しい状況です。
誠に勝手なお願いで恐縮ですが、下記の日程でご面接いただくことは可能でしょうか。
- ◇月◇日 ◇時～◇時
- ◇月◇日 ◇時～◇時
- ◇月◇日 ◇時～◇時
お忙しいところお手数をおかけしてしまい、大変申し訳ございません。
何卒ご検討いただければ幸いでございます。引き続きよろしくお願い申し上げます。
------------------------------------------------------------------------
△△（自身の氏名）
郵便番号
住所：
電話番号：
e-mailアドレス：
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面接の日程変更をお願いしたいときのメールの例文です。
メールの要件を採用担当者がすぐに理解できるように、「面接の日程変更のお願い」と件名をつけるとよいでしょう。
また、日程変更をお願いすると同時に代わりの日程をこちらから提示すれば、最低限のやり取りで完了するため、採用担当者の負担を減らすことができそうです。
お礼や確認のメールを送るとき
件名：Re:面接の日程変更のお願い【〇〇大学□□学部 △△】
●●保育園 ▲▲様
お世話になっております、〇〇大学□□学部の△△と申します。
面接の日程をご調整くださり、誠にありがとうございました。
それでは、◇月◇日の◇時に貴園にお伺いいたします。
この度は私の都合でお手数をおかけしてしまい、大変申し訳ございませんでした。
面接当日にお会いできますことを、心より楽しみにお待ちしております。
引き続きよろしくお願い申し上げます。
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△△（自身の氏名）
郵便番号
住所：
電話番号：
e-mailアドレス：
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面接の日程変更をお願いして、代わりの日程が決まったときに送るメールの返信の例文です。
「◇月◇日の◇時に貴園にお伺いする」と保育学生さんも変更後の日程を添えれば、お互いに認識の違いが起きるのを防ぐことができるかもしれません。
また、日程を変更してくれたお詫びやお礼も、再度伝えるようにしましょう。
面接の日程変更をメールで行うときの注意点
最後は、面接の日程変更をメールで行うときに気をつけるポイントをまとめました。
緊急の場合は電話をかける
面接前日や当日など、急遽日程変更をお願いするときは電話をかけるようにしましょう。以下は、電話の会話の例文です。
保育学生
お世話になっております、〇〇大学□□学部の△△と申します。
お忙しいところ恐れ入りますが、面接日程の件でご連絡いたしました。
▲▲様はいらっしゃいますでしょうか。
（担当者に変わる）
保育学生
お世話になっております、〇〇大学□□学部の△△と申します。
今、お時間よろしいでしょうか。
採用
担当者
大丈夫ですよ。
保育学生
ありがとうございます。
本日◇時より面接のお願いをしておりましたが、実は今朝から体調不良を起こしてしまい、お伺いすることが難しくなってしまいました。
本来であれば選考を辞退すべきなのですが、私はぜひ貴園に入職したいと思っておりまして、改めて面接のご機会を頂けないでしょうか。
採用
担当者
そうなんですね、分かりました。
では、いつであれば面接に来れそうですか？
保育学生
ありがとうございます！
平日の◇時以降であれば、お伺いすることが可能です。
採用
担当者
では、◇月◇日の◇時でお願いいたします。
元
保育士
承知いたしました。◇月◇日の◇時にお伺いいたします。
この度はご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ございませんでした。
お忙しい中ご対応くださり、誠にありがとうございました。それでは、失礼いたします。
電話は園が比較的落ち着いている10時〜15時くらいにかけたほうがよさそうですが、面接の開始時間が迫っているときはすぐに連絡するようにしましょう。
万が一採用担当者が不在のときは電話相手の方に伝言をお願いして、メールでも面接に行けない旨を伝えるとよいですね。
連絡は迅速に行う
面接の日程変更が必要と気づいたときは先延ばしにせず、迅速に連絡するようにしましょう。
「怒られたらどうしよう…」と思ってしまう保育学生さんもいるかもしれませんが、常識的な理由であれば怒られることは考えにくそうです。
また、返信をするときも、相手のメールを受信してから24時間以内に対応するようにしましょう。
何度も変更することは控える
面接の日程変更を依頼するときの注意点として、何度も変更するのは控えることが挙げられます。
同じ園に対して何度も日程変更をお願いすると、採用担当者に「スケジュール管理能力がないのかな」「志望度が低いのではないか」と思われて、不利になってしまうかもしれません。
そのため、就活中は特に気をつけてスケジュール管理を行い、できるだけ日程変更をしないように心掛けるとよいですね。
お詫びやお礼をしっかり伝える
面接の日程変更をお願いするときは、お詫びやお礼をしっかり伝えるようにしましょう。
どのような理由でも一度確定した予定を自分の都合で変更してもらうため、謝罪や感謝の気持ちを表すことが大切です。
また、面接当日も「本日は面接の日程をご変更くださり、誠にありがとうございました。」など、直接お礼を伝えられるとよいでしょう。
面接の日程変更をメールで行うときのポイントを押さえよう！
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今回は、面接の日程変更をメールで行うときの例文について紹介しました。
面接の日程変更をしてしまうと「落ちるのでは…」と思ったり、不利になったりしないか不安を抱いてしまうかもしれません。
しかし、お詫びやお礼をしっかり伝えるなど、マナーを守って連絡すれば選考結果に影響を与えないようです。
理由を伝えるときは「家庭の事情」などではなく、できるだけ理由はそのまま伝えるようにするとよいでしょう。
保育学生さんはここで紹介した内容を参考に、適切な方法で面接の日程変更を行ってみてくださいね。
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