保育園は新卒保育士さん向けの内定者懇親会を実施する前に、時間や場所などの詳細情報を案内するほか、出欠確認のためのメールを送る場合があります。保育園から連絡が来たら、参加・不参加の意思表示をするために必ず返信しましょう。今回は、内定者懇親会の案内メールへの返信のしかたを、ケース別の例文とあわせて紹介します。
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内定者懇親会の案内メールとは？
保育園では、4月に入職する新卒保育士さんに向けて内定者懇親会を開催することがあります。
内定者懇親会とは内定者が保育園の職員さんと交流できる親睦会のようなもので、保育園やパーティー会場のほか、オンラインなどさまざまな場所・方法で実施されます。
多くの保育園は、懇親会の実施にあたって、内定者へ詳細な案内のメールを送ることがあるよう。
案内メールには、以下のような内容が記載されていることが多いでしょう。
- 日時
- 開催場所
- 時間
- 持ち物
- 当日の流れやプログラム
- 服装（指定がある場合）
- 出欠確認
内定者懇親会の案内メールを受け取ったら、参加・不参加どちらの場合でも返信するのがマナーです。では、具体的にどのように返信したらよいのでしょうか。
【ケース別例文】内定者懇親会の案内メールへの返信
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内定者懇親会の案内メールに返信する際に参考にできる例文を参加・不参加・未定のケースにわけて紹介します。
参加の場合
まずは、参加する場合の返信の例文です。
件名：Re：〇〇〇〇（件名はそのまま） 【〇〇大学〇〇学部〇〇〇〇】
社会福祉法人〇〇会 〇〇保育園
新卒採用担当 〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇年の〇〇〇〇と申します。
この度は、内定者懇親会のご案内をいただきありがとうございます。
ぜひ参加させていただきたく、ご連絡いたしました。
〇月〇日（〇）〇時に貴園にお伺いいたします。
先輩職員の皆様や内定者の方々とお会いできることを楽しみにしております。
当日は何卒よろしくお願いいたします。
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氏名
E-mail：〇〇〇〇@〇〇〇〇
TEL：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
参加する場合は、案内の詳細を確認した旨と懇親会に参加する意思を簡潔に伝えましょう。
不参加の場合
続いて、不参加の場合の返信の例文を紹介します。
件名：Re：〇〇〇〇（件名はそのまま） 【〇〇大学〇〇学部〇〇〇〇】
社会福祉法人〇〇会 〇〇保育園
新卒採用担当 〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇年の〇〇〇〇と申します。
この度は、内定者懇親会のご案内をいただきありがとうございます。
非常に残念ですが、その日は大学の授業が重なっておりまして、お伺いすることができません。せっかくの機会をいただきながら大変申し訳ありませんが、不参加とさせていただきたく存じます。
もしまた別の機会がございましたら、ぜひ参加させていただきたいと思っております。
何卒よろしくお願いいたします。
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氏名
E-mail：〇〇〇〇@〇〇〇〇
TEL：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
不参加の場合、角が立たないよう断り方に配慮しましょう。
明確な理由がある場合は、基本的に不参加の理由を伝えるのがマナーです。
しかし、「友人と会う」「アルバイトに行く」などの理由を伝えると失礼な印象を与える恐れがあるため、「別の予定が入っている」などと濁して伝えるとよいでしょう。
例文のように、クッション言葉を入れると柔らかな印象になりますよ。
参加未定の場合
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続いて、参加が未定の場合の例文です。
件名：Re：〇〇〇〇（件名はそのまま） 【〇〇大学〇〇学部〇〇〇〇】
社会福祉法人〇〇会 〇〇保育園
新卒採用担当 〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇年の〇〇〇〇と申します。
この度は、内定者懇親会のご案内をいただきありがとうございます。
あいにく懇親会の日と重なっている予定があり、現在日程を調整している状況でございます。
今週中には出欠のご連絡を差し上げることが可能ですので、〇月〇日（〇）まで回答をお待ちいただくことは可能でしょうか。
お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
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氏名
E-mail：〇〇〇〇@〇〇〇〇
TEL：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
直前の連絡は保育園側にとって迷惑となる恐れがあるため、メールを受け取った時点で参加できるか不明な場合は、今すぐ回答できない旨を伝えるのがマナーです。
具体的にいつまで返事を待ってほしいのか、なぜ今すぐ回答できないのかを記載したうえで、連絡を待ってもらえるかお願いしてみましょう。
内定者懇親会の案内メールに返信するときのポイント
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最後に、保育園から届いた内定者懇親会の案内メールに返信するときに気をつけるべきポイントをまとめました。
メールを受け取ったら早めに返信する
保育園から案内メールを受け取ったら、早めに返信しましょう。
メールが送られてくる時間帯にもよりますが、できればその日中に送るのが望ましいです。しかし、早朝や深夜など、保育園が閉園している時間帯に返信するのはマナー違反。
保育園側の都合を考慮しつつ、速やかにメールを送るよう心がけてくださいね。
件名は変えずにそのまま返信する
案内メールの件名は変更せずに返信しましょう。
件名を変えると相手側が何に関するメールなのかわかりづらくなってしまうため、ビジネスシーンでは手を加えないのが基本です。
件名に「Re：」がついていればやり取りをしている相手であるとわかるため、メールを確認してもらいやすくなるでしょう。
内定者懇親会の案内メールには速やかに返信しよう
今回は、保育園の内定者懇親会の案内メールに返信するときのポイントや例文を紹介しました。
内定者懇親会の案内メールには、日時や会場、持ち物など開催に関する詳細な内容が記載されています。案内と同時に出欠確認をする保育園が多いため、参加・不参加に関わらず必ず返信しましょう。
不参加や未定の場合は断り方に配慮する必要があるため、今回紹介した例文を参考に丁寧な返信を心がけてくださいね。
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