保育士の就活において園見学はとても重要ですよね。しかし、電話で申し込むとなった場合、何日前にかければよいのか、適切な時間帯はいつかなど不安を持つ保育学生さんも多いかもしれません。今回は園見学前の電話のかけ方について、タイミングや受け答えの例文を紹介します。また、キャンセルしたい場合の伝え方もまとめました。
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■目次
園見学の申込みを電話でするには？
直接園の雰囲気を知ることができる園見学。
自分の理想とする園に就職するために、とても重要なものと言えるでしょう。
園見学をするには事前に予約を取る必要があるものの、緊張してしまうなど、電話のかけ方がわからないという保育学生さんもいるかもしれません。
電話をかけるときには、以下に注意するとよいでしょう。
- 大きな声で落ち着いてゆっくりと話す
- 相手が話しているときは返事をしながら聞く
これらのポイントをもとに対応することができれば、好印象につながりそうです。
ここからは、園見学の電話をかけるときに意識すべきポイントや電話のかけ方について紹介します。
園見学先に電話をかけるときのポイント
園見学の予約で電話をかけるときに、気をつけるべきポイントを紹介します。
電話をかける時期
園の求人票やホームページを見て、園見学の情報を探してみましょう。
園によって予約は何日前までと期日を設けている場合には、前日までに余裕を持って電話をかけるようにしましょう。
特に何日前までなどの指定がない場合でも、前日になって申し込むのは失礼にあたる可能性があるため、早めに申し込むことが大切です。
希望する日程の1～2週間前までに電話をかければ、園の方もゆとりをもって園見学を受け入れる準備ができるでしょう。
その際、新学期の対応で忙しい4月や、運動会などの行事がある10月など、保育園が忙しい時期と園見学の日程が重ならないように配慮して申し込むとよさそうです。
電話をかける時間帯
保育園に電話をかけるには、先生方がそろっていて、保育が落ち着いている時間帯が適しているかもしれません。
具体的には午睡の時間帯である13時から15時くらいがよいでしょう。子どものお世話がひと段落しているため、比較的対応しやすい時間帯と言えそうです。
逆に、園児の登園・降園にあたる朝や夕方の時間帯は避けるのがよいでしょう。
保護者の方からの連絡が入る時間でもあるため、園側の電話対応が大変になってしまうかもしれません。
もし電話をかけた際に「今は対応できない」と断られてしまったら、都合のよい時間帯を伺って、再度こちらから電話をかけ直したい旨を伝えるとよいですね。
電話をかける前の事前準備
電話をかける前に手元にメモを用意し、聞きたいことや質問内容を準備しておきましょう。
そうすれば話したいことを整理できるだけでなく、電話で聞いた内容をその場で記録することも可能です。
電話が終わった後や園見学の前日に再度内容を確認することもできますね。
話し方や礼儀
電話で好印象を与える、話し方や声のトーン、言葉遣いのポイントを紹介します。
元気よく話す
声が聞こえにくくなりやすい電話では、はきはきと元気よく話すことを意識するとよいでしょう。
明るめの声のトーンや適度な声の大きさを意識すれば、園の方に快活な印象を持ってもらえるかもしれません。
はっきりと発音し、早口にならないようにゆっくり話すよう注意するとよいですね。
丁寧な言葉遣い
電話という顔が見えないコミュニケーションであるからこそ、園の方に不快な印象を与えないように言葉遣いには気を付けるようにしましょう。
園の方に失礼のないように、丁寧な敬語を使って話すことを心がけることが重要となりそうです。
園見学の電話のかけ方
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次に、園見学の申込みをするときの電話のかけ方を紹介します。
きちんと挨拶をする
相手が電話に出たら、まずはこちらから「はじめまして」と挨拶をし、そのあとで名前を名乗るようにしましょう。
一呼吸おくという意味でも、最初に挨拶をすることで心が落ち着くかもしれません。
学校名と名前を名乗る
挨拶をしたら自身の通っている学校名とフルネームをはじめに伝えるようにしましょう。
名前だけを伝えるのでは、就活生さんなのか中途採用の保育士さんなのか、わかりづらくなってしまうかもしれません。
また、「園見学をしたい」と言うだけでは、園探し中の保護者の方なのか、就活中の保育学生さんなのかが伝わりづらいでしょう。
そのため、学校名と名前をセットにして名乗ることで保育学生さんであることが明確になり、保育園の方もその後の対応がしやすくなるかもしれません。
要件を簡潔に伝える
園見学を希望しているという旨を簡潔に伝えるようにしましょう。
電話をすることは、相手の時間を頂いているという意識を持って、手短に要件を伝えるようにするとよさそうです。
そのため、以下の項目を整理して伝えることを心がけるとよいでしょう。
- 園見学をしたいという旨
- 希望の日程や時間帯
- 必要な持ち物
- 服装
これらを簡潔に伝えることができれば、保育士さん側に意図が伝わりやすくなりそうですね。
最後に聞き間違いがないか確認する
園見学の日程や時間帯、持ち物や当日の集合場所など、聞き間違いがないか最後に復唱しましょう。
電話で話していると、聞き取りづらいこともあるかもしれません。
時間帯や場所などが曖昧なまま園見学当日を迎えるのは、結果として園の方に迷惑をかけることにつながってしまいます。
そのため、重要な事柄は復唱をして、間違いがないか確認することが大切です。丁寧に確認することで、園の方にきちんとした人であると感じてもらえるかもしれません。
園見学の電話におけるやりとりの例文
電話で園見学の申込みをする際の例文を紹介します。
シーン別に紹介しているので、参考にしてみてくださいね。
例文①最初の挨拶をする
はじめに、元気よくはきはきと挨拶することが重要になります。就活をしている保育学生さんらしいフレッシュな挨拶を心がけましょう。
「はじめまして。〇〇大学（専門学校）、〇〇学科、〇年生の△△△△（名前）と申します。」
「お忙しいところ恐れ入ります。只今、お時間よろしいでしょうか。」
電話をかける時間帯に配慮をした場合でも、時には手が離せないことも考えられるので、園の方が電話できる状況かを確認するとよさそうです。
例文②要件を伝える
園見学をしたいという旨をわかりやすく伝えましょう。
「私は現在就職活動をしておりまして、ホームページを拝見してぜひ貴園を見学させていただきたいと思い電話いたしました。ご担当者様はいらっしゃいますか。」
園見学を申し込むときは、その園について魅力に感じた部分や共感した部分などを理由として付け加えると、園の方により熱意が伝わりやすいかもしれません。
例文③わからないことを質問する
園見学についての不明点がある場は遠慮せずに質問するようにしましょう。
「○○について少々お伺いしたいことがあるのですがよろしいでしょうか。」
「先ほどの△△の件について一つお尋ねしたいのですがよろしいでしょうか。」
園の方が「何か質問はありますか。」と聞いてくれることもあるかもしれません。
その場合には、「はい、ありがとうございます。では1点お伺いさせていただきます。」というように、お礼を述べてから質問するようにしましょう。
わからないことはしっかりと確認しておくと安心ですね。
例文④内容を復唱する
電話を切る前に、日にちや時間、当日必要な持ち物など大切な内容は復唱するようにしましょう。
学生さん「では念のため確認させていただきます。日時は〇月〇日〇時、持ち物は△△、△△……でお間違いないでしょうか。」
担当者「はい、間違いないです。」
学生さん「かしこまりました。当日はよろしくお願いいたします。」
また、電話をかけたときの挨拶と同じように、きちんと結びの挨拶をすることで礼儀正しい印象を園の方に与えられるかもしれません。
例文⑤電話のお礼の挨拶をする
電話を切るときには、時間を作ってもらったことに対するお礼を述べるようにしましょう。では、電話を切るときの例文を紹介します。
「お忙しい中お時間を頂き、誠にありがとうございました。それでは失礼いたします。」
電話は相手が切るまでこちらからは切らないのがマナーです。そのため、相手が電話を切ったのを確認してから切るようにすることを心がけるようにしましょう。
ただ、保育園の方から「そちらから切ってください」とお願いされることもあるかもしれません。
その場合は「それでは失礼いたします。」と挨拶をして、ゆっくりと電話を切るようにしましょう。
園見学をキャンセルしたい場合の電話のかけ方や例文
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都合がつけられなくなった、他園で内定が決まり就活が終わったなど、園見学をやむなくキャンセルしたい場合もあるかもしれません。
園見学のキャンセルをお願いする電話のかけ方や例文を紹介します。
園見学をキャンセルする場合の電話のかけ方
できるだけ早く電話をかける
もし日程の都合が合わなくなってしまったり、病気やケガなどトラブルが起こったりした場合には、可能な限り早く園にキャンセルの電話をかけましょう。
予定されていた園見学の前日や当日に断りの電話をするのは、園側に迷惑をかけてしまうことです。キャンセルは何日前までと伝えられていた場合には、その期日を守るようにしましょう。
謝罪の言葉を述べる
キャンセルしたいという旨とともに、参加できなくなってしまったことへの謝罪の言葉を必ず述べるようにしましょう。
また、時間を割いて園見学を受け入れる準備をしてくれていた園の方へ、お礼の気持ちも忘れずに伝えるとよいかもしれません。
たとえキャンセルとなってしまっても、園の方へお礼をすることで不快な思いをさせないように配慮することが大切ですね。
行けなくなってしまった理由をきちんと説明する
ただ園見学をキャンセルしたいと伝えるだけでは失礼な態度と捉えられてしまうかもしれません。
どうしてキャンセルしたいのか理由をきちんと説明するとよいでしょう。そうすることで、園の方も誠実な人であるという印象を持ってくれるかもしれません。
再度、園見学を申し込む
キャンセルをしてしまったものの、別の日程で園見学をしたい場合にはその旨をきちんと伝えることも、円滑に園見学を行ううえで大切になります。
そのときは必ず、謙虚な態度で、再度園見学の申込みができないかお願いしましょう。
また、キャンセル理由の1つに「他園から内定を頂いたため、就活を終える」という事情もあるかもしれません。
その場合は、受け入れの準備をしていただいたことにお礼を述べつつ、時間を取らせてしまったことへの謝罪をするようにしましょう。
キャンセルの電話をかけるときの例文
園見学をキャンセルしたい場合の電話をかけるときの例文を紹介します。
例文①最初の挨拶をする
冒頭の挨拶や自己紹介などは先述したものと大きな変わりはありませんが、一つ注意するポイントがあります。
「お忙しいところ失礼いたします。先日、園見学の申込みの件でお電話させていただいた〇〇〇〇と申します。ご担当者様はいらっしゃいますか。」
このように、一度園見学の申込みをしている旨を伝えることが大切になるでしょう。
そうすることで、園の方も要件がわかりやすくなるかもしれません。
例文②キャンセルしたい旨を申し出る
キャンセルしたいという旨を伝えるときの例文を紹介します。
「先日はありがとうございました。
〇月〇日にお時間を頂いておりました園見学ですが、誠に申し訳ありませんが同じ日に大学の講義が急遽行われることとなり、お伺いすることが困難になってしまいました。
失礼ながらキャンセルさせていただきたく、ご連絡させていただきました。」
まず、前回の電話に対するお礼を伝えるようにしましょう。そのあとで、キャンセルとなってしまうことについて丁寧に謝罪をすることが大切です
理由をできるだけ簡潔に伝えるようにすることも、重要なポイントと言えるでしょう。
例文③別日程で園見学をしたい旨を伝える
もし別の日程で園見学を行いたい場合には、その旨をきちんと伝えるようにしましょう。その場合の例文を紹介します。
「大変恐縮ではございますが、別の日程で再度園見学をさせていただきたいのですが、日程を頂くことは可能でしょうか。」
園見学をキャンセルしたのはやむを得ない事情があったことを伝えたうえで、再度園見学をしたいという意思があることを伝えてお願いをしてみましょう。
単に「もう一度園見学をしたい」ではなく、園の方の都合を伺う姿勢を示すことが大切と言えそうです。
例文④改めて謝罪とお礼を伝える
もしよいお返事をいただけた場合には、再度園見学のために時間を作ってくれることに対して心を込めてお礼を伝えましょう。
「恐れ入ります。誠にありがとうございます。」
お礼の気持ちを述べることで、園の方も誠実な印象を抱いてくれるかもしれません。
やむを得ずキャンセルをすることになってしまったとしても、謝罪とお礼の言葉をしっかりと伝え、誠実さが伝わるような対応を心がけるとよいでしょう。
時期や時間帯、かけ方に気をつけて園見学の申し込みをしよう
今回は、園見学における電話のかけ方について、申し込むときの時間帯や時期、電話をかける際のポイントや例文を紹介しました。
電話をかけるときには、元気よく人柄のよさが伝わるような話し方を意識するとよいでしょう。また丁寧な言葉遣いやお礼なども、電話でのやりとりにおいては重要になります。
さらに、キャンセルをする場合でも、前日や当日に電話をかけるのではなく、ゆとりをもって対応するようにしましょう。受け答えの際は、しっかりとお礼することを忘れないようにすることが大切です。
正しい園見学の電話のかけ方を押さえて、保育学生さんの就活にとって大事な園見学を乗り切り、自分に合った園を見つけられるとよいですね。
