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園見学前の電話のかけ方。かける時のポイントや例文

就活において園見学はとても重要ですよね。そのなかで、園見学の申込みをする時は何日前にかければいいのか電話のかけ方に不安を持つ保育学生さんも多いかもしれません。今回は園見学前の電話のかけ方について、時期や時間帯、電話で話す時やキャンセルしたい時の例文を紹介します。電話をかける時の参考にしてみてくださいね。


園見学前の電話のかけ方。かける時のポイントや例文

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園見学の申込みを電話でするには?

保育学生さんの就活において、直接園の雰囲気を知ることができる園見学はとても重要ですよね。

園見学をしたいと思ったら、まずは事前に園見学のアポイントメントを取る必要があるものの、保育園へ電話をかけるのは緊張してしまう、電話のかけ方が分からないという保育学生さんもいるかもしれません。


電話をかけるときには、


  • 大きな声で落ち着いてゆっくりと話す
  • 相手が話しているときは返事をしながら聞く

以上のことを意識するといいでしょう。


小さな声でぼそぼそと話していると園の方も聞き取りづらくなってしまいますよね。また、緊張していると早口になってしまうことも考えられるので、園の方が聞き取りやすくなるように大きな声でゆっくり話すことを心がけるとよさそうです。


さらに、話をしているときに返事が聞こえないと、園の方が「ちゃんと聞いているのかな」と不安になってしまうかもしれません。そのため、返事をしながら話を聞くことを意識するとスムーズに電話の対応をすることができるでしょう。


このように電話できちんとした対応を取ることができれば好印象につながり、園側の期待も膨らみそうです。


ここからは、園見学の電話をかけるときに意識すべきポイントや電話のかけ方について紹介します。



園見学先に電話をかける時のポイント

園見学の申込みをするために電話をかける時に気を付けるべきポイントを紹介します。



電話をかける時期


園の情報を調べた際に何日前までと決まりがあった場合には、その期日までに電話をかけるようにしましょう。特に何日前までと指定されていない場合には、園見学をしたいと思ったらできるだけ早く申し込むのがよさそうです。


申込みの期日が指定されていないからと、直前や前日になって申し込むのは失礼にあたることも考えられます。そのため、希望する時期の1~2週間前までに電話をかけると余裕をもつことができ、園の方もゆとりをもって園見学を受け入れる準備ができるでしょう。


その際に、園が忙しい時期や行事の時期と被らないように注意するとよさそうです。


4月は新しく園に入った子どもたちの慣らし保育などで手が回らないことも考えられるでしょう。また、保育園の運動会の時期などは先生も準備に追われていることが考えられるので、忙しそうな時期に申し込むのは避けるといいかもしれません。


このように、園見学前に電話をかけるときは時期をみて申し込むのがよさそうです。



電話をかける時間帯


園児が登園、または降園する時間帯にあたる朝や夕方は避けるのがいいでしょう。先生方がそろっていて、園が落ち着いている時間帯に電話をかけるといいかもしれません。


具体的には、お昼時にあたる13時から15時くらいがいいでしょう。子どもたちの昼食が終わり、お昼寝をしている時間帯なので、比較的対応しやすい時間帯と言えそうです。


もし電話をかけた際に「今は対応できない」と断られてしまったら、都合のいい時間帯をうかがって、再度こちらから電話をかけ直したいという旨を伝えるといいでしょう。



事前に聞きたい質問内容やメモを準備しておく


電話をかける前に手元にメモを用意し、聞きたいことや質問内容を準備しておきましょう。


電話で話している最中では慌ててしまい、聞きたかったことを忘れてしまうことも考えられますよね。メモを用意しておくことで頭の中を整理することができるだけでなく、電話で園の方が話した会話の内容をその場で記録することもできるでしょう。


大事な内容を忘れないようにメモに取っておけば、電話が終わった後や園見学の前日に再度確認することもできますね。



話し方や礼儀


顔が見えない電話であるからこそ、話し方や声のトーン、言葉遣いなどでどのような人か判断されやすいと言えるでしょう。そのため、話し方や言葉遣いを意識しながら電話をするとよさそうです。


元気よく話す

電話で話す時は、はきはきと元気よく話すことを意識するといいでしょう。
声のトーンや適度な声の大きさを意識することで、園の方に明るく元気な印象を持ってもらうことができ、好印象につながるかもしれません。


何を話しているのか伝わらなければ意味がないので、通常よりも大きな声で話すことや早口にならないようにゆっくり話すことも重要と言えそうです。


丁寧な言葉遣い

敬語を使って話すことは社会人の基本と言えますよね。


電話という顔が見えないコミュニケーションであるからこそ、園の方に不快な印象を与えないように言葉遣いには気を付けるようにしましょう。完璧な敬語を使う必要はありませんが、園の方に失礼のないように、基本的な敬語を使って話すことを心がけることが重要と言えそうです。


適切な言葉遣いができることは子どもたちと日々接する保育士さんにとって重要なことと言えます。そのため、日頃から丁寧な言葉遣いを意識するといいかもしれません。


電話をかける時に気を付けるべきポイントが分かったところで、次からは電話のかけ方について紹介します。



園見学の電話のかけ方

どのように電話をかけたらいいのか、電話のかけ方に悩んでいる保育学生さんもいるかもしれません。ここでは、園見学の申込みをする時の電話をかけ方を紹介します。



きちんと挨拶をする


相手が電話に出たら、まずはこちらから「はじめまして」と挨拶をした後で、名前を名乗り自己紹介をするようにしましょう。


挨拶をきちんとすることは社会人として基本のマナーです。電話に出てくれた園の方に失礼のないように、きちんと挨拶をすることを心がけるとよさそうです。


一呼吸おくという意味でも、いきなり自己紹介をするのではなく最初に挨拶をすることで心も落ち着くかもしれませんよ。



学校名をあげてから、名前を名乗る


挨拶をしたら自身の通っている学校名とフルネームをはじめに伝えるようにしましょう。名前だけを伝えるのでは、就活をしている保育学生さんなのか中途採用の保育士さんなのか分かりづらくなってしまうかもしれません。


また、名前を名乗らずに「園見学をしたい」と伝えるだけでは園の方を不快にさせてしまう恐れがあるうえに、保護者の方なのか就活中の保育学生さんなのかが伝わらりづらいでしょう。


そのため、学校名と名前をセットにして名乗ることで保育学生さんだということが伝わり、園の方もその後の対応がしやすくなるかもしれません。



要件を簡潔に伝える


園見学を希望しているという旨を簡潔に伝えるようにしましょう。
電話をすることは、相手の時間を頂いている行為であるという意識をもって手短に要件を伝えるようにするとよさそうです。


そのため、長々と話すのではなく


  • 園見学をしたいという旨
  • 希望の日にちや時間帯
  • 聞きたいことや質問事項

など、簡潔に要件を伝えることを心がけるといいでしょう。


園の方も忙しい仕事の時間を使って電話に出てくれています。
子どもたちの対応や、やらなければならないことがたくさんあるので、園の方の事情に配慮して簡潔に要件を伝えるといいでしょう。



電話を切る前に内容を復唱し、間違いがないか確認する


園見学に行く日や時間、持ち物や当日の場所など、聞き間違いがないか最後に復唱するようにしましょう。


電話で話していると、時には聞き取りづらいこともあるかもしれません。時間や場所などが曖昧なまま園見学の当日を迎えるのは、結果として園の方に迷惑をかけることになってしまうでしょう。


そのため、必ず重要な事柄は復唱をして、聞き洩らしたことがないか確認するようにするとよさそうです。復唱して丁寧に確認することで、園の方にきちんとした人であるという印象を持ってもらえるかもしれません。



園見学の電話をかける時の例文

電話で園見学の申込みをする時の例文を紹介します。

シーンごとに紹介しているので、参考にしてみてくださいね。



冒頭の挨拶の例文


はじめに元気よく、明瞭に挨拶することが重要になります。就活をしている保育学生さんらしいフレッシュな挨拶を心がけましょう。


「はじめまして、〇〇〇大学(専門学校)、〇〇学科、〇年生の△△△△(名前)と申します。」



また、午前中に電話をかける場合には「おはようございます」などもいいかもしれません。他にも、電話に時間を割いてもらっていることへのお礼の気持ちを示す「お忙しいところ、恐れ入ります(失礼いたします)」などの挨拶をすることも好印象につながりそうです。


また、一通り挨拶をした後に「今、お時間よろしいでしょうか。」と相手方の都合を確認するのもマナーと言えるでしょう。


電話をかける時間帯に配慮をした場合でも、時には手が離せないことも考えられるので、園の方が現在電話できる状況にあるのかを確認するとよさそうです。



要件を伝える時の例文


園見学をしたいという旨を分かりやすく伝えましょう。要件を伝える時の例文を紹介します。


「私は現在就職活動をしておりまして、ホームページを拝見してぜひ貴園を見学させていただきたいと思い電話いたしました。ご担当者様はいらっしゃいますか。」



要件を伝える時は端的に、「どうして電話をしたのか」「何を確認したいのか」を伝えるようにしましょう。


園見学を申し込む時は、その園について魅力に感じた部分や共感した部分などを理由として付け加え、「~~という部分に魅力を感じたので、ぜひ園見学させていただけないでしょうか。」などと伝えると、園の方により熱意が伝わりやすいかもしれません。



確認したいことや問い合わせたいことがある場合の例文


事前に園見学についての不明点がある場合や、電話をかけた時に疑問点が浮かんだ場合には遠慮せずに質問するようにしましょう。確認や質問をしたい時の例文を紹介します。


「○○について少々お伺いしたいことがあるのですがよろしいでしょうか。」

「先ほどの△△の件について一つお尋ねしたいのですがよろしいでしょうか。」



いきなり質問するのではなく、質問があることや確認したいことがあることを伝えてから質問するようにしましょう。


園の方が「何か質問はありますか。」と聞いてくれることもあるかもしれません。その場合には、「はい、ありがとうございます。では1点お伺いしたいことがあるのですがよろしいでしょうか。」と、質問の機会を設けてくれたことに対するお礼の気持ちを示すと好印象につながりそうですね。



内容を復唱する時の例文


電話を切る前に、日にちや時間、当日必要な持ち物など大切な内容は復唱するようにしましょう。その時に使える例文を紹介します。



「では念のため確認させていただきます。日時は〇月〇日〇時、持ち物は△△、△△、△△、(その他重要事項)でお間違いないでしょうか。」


園の方から、「はい、間違いないです。」と返事をもらったら、「かしこまりました。では、当日はよろしくお願いいたします。」と挨拶をするようにしましょう。


この時に、結びの挨拶として最後に「当日はよろしくお願いいたします」と伝えることも大切と言えそうです。電話をかけたときの最初の挨拶と同じように、結びの挨拶を伝えることでしっかりしている人であると園の方に伝わりやすくなるかもしれません。



電話を切る時の挨拶の例文


電話を切る時には、時間を作ってもらったことに対するお礼を述べるようにしましょう。では、電話を切る時の例文を紹介します。


「お時間を頂きまして、ありがとうございます。では失礼いたします。」



電話は相手が切るまでこちらからは切らないのがマナーです。そのため、電話を切る時は相手が切ったのを確認してから切るようにすることを心がけるようにしましょう。


園の方が電話を切るまで気を抜かずに、一呼吸おいてからゆっくりと電話を切るといいかもしれませんね。



園見学をキャンセルしたい場合の電話のかけ方や例文

どうしても都合がつけられなくなってしまった時など、園見学をやむなくキャンセルしたい場合の電話の電話のかけ方や例文を紹介します。



キャンセルする場合の電話のかけ方


園見学をキャンセルする場合の電話のかけ方を紹介します。


できるだけ早く電話をかける

もし日程の都合が合わなくなってしまったり、病気やケガなど園見学に参加できなくなるようなことが起こってしまった場合には、できるだけ早く園に電話をかけて断りを入れるようにしましょう。


予定されていた園見学の前日や当日にキャンセルの電話をするのは失礼にあたってしまいます。キャンセルは何日前までと伝えられていた場合には、その期日を守ることが大切です。


当日にキャンセルの電話をするのは、急な体調不良や電車やバスなどの交通機関が遅延してしまった場合など、急遽参加できなくなってしまった場合のみにするとよさそうです。


謝罪の言葉を述べる

キャンセルしたいという旨とともに、参加できなくなってしまったことへの謝罪の言葉を必ず述べるようにしましょう。


また、時間を割いて園見学を受け入れる準備をしてくれていた園の方へ、お礼の気持ちも忘れずに伝えるといいかもしれません。


たとえキャンセルとなってしまっても、園の方へお礼をすることで不快な思いをさせないように配慮するとよさそうです。


行けなくなってしまった理由をきちんと説明する

ただ園見学をキャンセルしたいと伝えるだけでは失礼な態度と捉えられてしまうかもしれません。


どうしてキャンセルしたいのか、どうして都合がつかなくなってしまったのか、その理由をきちんと説明するといいでしょう。そうすることで、園の方も誠実な人であるという印象を持ってくれるかもしれません。


また、身内の不幸など園の方がかえって気を遣ってしまうような事柄は、たとえ本当の理由であったとしても伝えるのは控えるようにするといいでしょう。


再度、園見学を申し込む

キャンセルをしてしまったものの、もし別の日程で園見学をしたい場合にはその旨をきちんと伝えることも円滑に園見学を行ううえで大切です。


そのときは必ず、誠実な態度でキャンセルとなってしまった経緯を伝えて、再度園見学の申込みができないかお願いしてみるといいかもしれません。


もし、もう一度園見学をさせてもらえることになったら園の方にきちんとお礼を伝え、次回こそはキャンセルすることがないように気を付けましょう。



キャンセルの電話をかける時の例文


園見学をキャンセルしたい場合の電話をかける時の例文を紹介します。


冒頭の挨拶

冒頭の挨拶や自己紹介などは先述したものと大きな変わりはありませんが、一つ注意するポイントがあります。


「お忙しいところ失礼いたします。先日、園見学の申込みの件でお電話させていただいた〇〇〇〇と申します。ご担当者様はいらっしゃいますか。」


このように、一度電話をして園見学の申込みをしていることを伝えることが大切と言えるでしょう。そうすることで、園の方もどのような要件なのかが分かりやすくなるかもしれません。


キャンセルしたい旨を伝える時の例文

キャンセルしたいという旨を伝える時の例文を紹介します。


「先日はありがとうございました。〇月〇日に予定しておりました園見学ですが、誠に申し訳ありませんが同じ日に大学の講義が急遽行われることとなり、時間の都合をつけることが困難となってしまいました。そのため、残念ながらキャンセルとさせていただきたいと思うのですがよろしいでしょうか。」


まずはじめに前回電話をかけた時のことに対してのお礼は伝えるようにしましょう。そして、そのあとでキャンセルとなってしまうことについて丁寧に謝罪をするとよさそうです。


このように、キャンセルをしたいという旨とその理由をできるだけ簡潔に伝えるようにすることも重要なポイントと言えそうです。


別の日程で園見学をしたい旨を伝える時の例文

もし別の日程で園見学を行いたい場合には、その旨をきちんと伝えるようにしましょう。その場合の例文を紹介します。


「大変恐縮ではございますが、別の日程で再度園見学をさせていただきたいと思っているのですが可能でしょうか。」


園見学をキャンセルしたのはやむを得ない事情があったことを伝えたうえで、再度園見学をしたいという意思があることを伝えてお願いをしてみましょう。


単に「もう一度園見学をしたい」ではなく、園の方の都合をうかがう姿勢を示すことが大切と言えそうです。


もしいいお返事をいただけた場合には、再度園見学のために時間を作ってくれることに対して心を込めてお礼を伝えましょう。お礼の気持ちを述べることで、園の方も誠実な印象を抱いてくれるかもしれません。


やむを得ずキャンセルをすることになってしまったとしても、謝罪とお礼の言葉をしっかりと伝え、誠実な人物であることが伝わるような対応を心がけるといいでしょう。



時期や時間帯、かけ方に気をつけて園見学の申し込みをしよう

今回は、園見学における電話のかけ方について、申し込む時の時間帯や時期、電話をかける際のポイントや例文を紹介しました。


電話をかけるときには、元気よく自分の人柄のよさが伝わるような話し方を意識するといいでしょう。また丁寧な言葉遣いやお礼の言葉を述べること、適度に返事や相槌を打つことなども顔の見えないコミュニケーションにおいては重要になると言えそうです。


キャンセルをする場合でも、前日や当日に電話をかけるのではなくゆとりをもって電話をかけて、しっかりとお礼をすることも忘れないようにしましょう。


正しい園見学の電話のかけ方を押さえて、保育学生さんの就活にとって大事な園見学を乗り切り、自分に合った園を見つけられるといいですね。