就活を行う中で園に電話をかける機会もあるでしょう。しかし、正しいかけ方や対応方法が分からず、不安を感じる新卒保育士さんや保育学生さんもいるかもしれません。 電話をする場面は就活以外にもあるので、一度確認しておきたいですよね。 今回は、電話に出るときやかけるときのマナー、好印象を与える方法などについてまとめました。
maroke/shutterstock.com
就活での電話対応はなぜ重要？
就活を進めるうえで、電話連絡が必要になる場面もあるかもしれません。電話対応の方法を理解しておけばさまざまなメリットを得られるので、あらかじめ確認しておくと安心です。
ここでは、電話マナーが大切な理由を解説します。
好印象を与えられる
就活中はさまざまな言動を評価される可能性があるので、電話マナーもチェックされているかもしれません。
非常識な行動を取ると印象は悪くなるものの、誠実に対応していればよいイメージを与えられるでしょう。電話連絡する前にマナーを確認し、こまかい点まで気遣うことが大切です。
保育士として働いてからも役立つ
電話マナーは就活だけではなく、保育士として働いてからも役立ちます。
例えば、保護者からかかってきた電話に出た際、しっかりマナーを守れていれば好印象を与えられるかもしれません。
社会人になってからも活かせるため、保育学生さんは学生のうちに身につけておくとよいでしょう。
就活で電話に出るときのマナー
ここでは、就活の電話に出るときのポイントや、具体的な出方についてまとめました。
気をつけるポイント
まずは、気をつけるポイントから紹介します。
電波がよく静かな場所へ移動する
電話に出るときは相手の声がよく聞こえるように、静かな場所へ移動してから対応しましょう。騒がしい場所では相手を不快にさせてしまうかもしれないので、注意が必要です。
また、電波が悪いと途中で音声が途切れる可能性があるため、エレベーターや地下など電波の安定しない場所は避けるようにしましょう。
できれば3コール以内に出る
相手の時間を無駄にしないように、できるだけ3コール以内に電話に出るのが望ましいと言われています。
出られなかったときは「お待たせして申し訳ありませんでした」など、謝罪の言葉を添えると好印象を与えられるかもしれません。
「もしもし」は言わない
「もしもし」はビジネス上使ってはいけないとされているため、第一声は「もしもし」ではなく「はい、〇〇です。」と名乗りましょう。
保育園で電話を取るときにも役立つので、保育学生さんのうちから慣れておくとよいかもしれません。
具体的な出方
次に、電話に出るときの流れについて紹介します。
電話に出られる場合
自分：はい、〇〇です。
相手：△△保育園の□□と申しますが、今お時間よろしいでしょうか。
自分：はい、大丈夫です。
相手：このたびは弊園の求人にお申込みいただき、ありがとうございました。ぜひ、〇〇さんとお会いしたく、お電話差し上げました。つきましては、●月●日の●時に面接させていただきたいのですが、ご都合はいかがでしょうか。
自分：ありがとうございます。●月●日の●時ですね、問題ございません。貴園にお伺いすればよろしいでしょうか。
相手：はい、よろしくお願いいたします。
自分：承知いたしました。それでは、●月●日の●時に△△保育園様へお伺いいたします。
相手：お待ちしております、それでは失礼いたします。
自分：失礼いたします。
電話に出られない場合
自分：はい、〇〇です。
相手：△△保育園の□□と申しますが、今お時間よろしいでしょうか。
自分：申し訳ございません。ただ今外出しておりますので、30分後にかけ直させていただいてもよろしいでしょうか。
相手：わかりました。それでは、今の電話番号にお願いできますか。
自分：承知いたしました。念のため、確認させていただきます。お電話番号は■■■-■■■■-■■■■、お名前は□□様でよろしかったでしょうか。
相手：はい、間違いありません。
自分：承知いたしました。それでは、30分後にご連絡いたします。
相手：よろしくお願いいたします、それでは失礼いたします。
自分：失礼いたします。
電話に出られるときは静かな場所で対応し、出られないときは後にかけ直すと丁寧な印象を与えられるでしょう。
大切な内容はメモに取り、最後に確認することが大切です。
就活で電話をかけるときのマナー
PR Image Factory/shutterstock.com
続いて、電話をかけるときに気をつける点や、流れについて解説します。
気をつけるポイント
まずは、電話をかけるときに気をつけるポイントを紹介します。
園が落ち着いている時間にかける
開園直後や閉園間際は忙しい可能性があるので、できるだけ避けるようにしましょう。休園日にかけることも基本しないことが大切です。
そのため、保育園が比較的落ち着いていると思われる、10時～15時くらいを目安にかけるのが好ましいでしょう。
また、相手から着信があって出られなかった場合、当日中にかけ直すことが理想的です。当日中に対応できないときはその旨のメールを送り、翌日の午前中に連絡するよう心がけましょう。
留守番電話が入っているケースもあるようなので、かけ直す前に確認するとよいですね。
学校名・氏名・担当者名を伝える
電話をかけるときは氏名だけでなく、学校名や担当者名も伝えると相手がスムーズに取り次げます。担当者名が分からない場合は、採用ご担当者様で問題ないでしょう。
担当者に取り次いでもらった後は、再度学校名・氏名を伝えることで丁寧な印象を与えられるかもしれません。
不在の場合はかけ直す
担当者が不在だった場合は戻ってくる時間を聞き、折り返し電話をする旨を伝えてもらいましょう。
戻る時間が分からないときも改めてかけ直すことを伝え、電話があった事実を担当者へ共有してもらうと安心です。
「折り返しましょうか」という提案が相手からあっても、「こちらからのお願いごとですので、折り返しさせていただきます。」と申し出ることで好印象を与えられるかもしれません。
内容を簡潔に伝える
いきなり本題へ入るのではなく、「お時間よろしいですか」など相手に了承を得てから話し始めるようにしましょう。
あらかじめ話をまとめておくと、内容を簡潔に伝えやすくなります。
具体的なかけ方例
次に、具体的な電話のかけ方を紹介します。
相手が本人だった場合
自分：お忙しいところ恐れ入ります、私、♦♦大学の〇〇と申します。□□様はいらっしゃいますでしょうか。
相手：はい、私です。
自分：□□様、お忙しいところ恐れ入ります、♦♦大学の〇〇です。今、お時間よろしかったでしょうか。
相手：はい、大丈夫です。
自分：要件を伝える
相手が担当者へ取り次ぐ場合
自分：お忙しいところ恐れ入ります、私、♦♦大学の〇〇と申します。□□様はいらっしゃいますでしょうか。
相手：少々お待ちください。
自分：はい、よろしくお願いいたします。
相手：お電話変わりました。□□です。
自分：□□様、お忙しいところ恐れ入ります、♦♦大学の〇〇です。今、お時間よろしかったでしょうか。
相手：はい、大丈夫です。
自分：要件を伝える
事前に内容をまとめてからかけることで、要件をスムーズに話しやすくなります。
電話をかけるときも、「もしもし」を使わずに「お忙しいところ失礼いたします。～」と挨拶に入るとよいですね。
もし相手が不在だった場合も慌てず、戻る時間を聞いてからかけ直す旨を伝えましょう。保育園見学の申込みのために電話をかけたいときは、以下の記事を参考にしてくださいね。
園見学の電話のかけ方。例文や時間帯などのマナー・受け答えのポイント/保育士就活バンク!就活の電話で好印象を与えるポイント
最後に、電話で丁寧なイメージを与えるコツについてまとめました。
礼儀正しい言葉を使う
電話はお互いの表情が見えず声だけでやり取りするので、いつも以上に言葉遣いに気をつけましょう。
「かしこまりました」「～いたします」「よろしいでしょうか」など丁寧な表現を使うことで、保護者と丁寧なコミュニケーションをしてくれそうと思ってもらえるかもしれません。
聞き取れなかったときも、「すみません、もう一度よろしいでしょうか。」と素直に聞きましょう。
就活中によく使う丁寧語については、以下の記事で紹介しています。
就活中によく使う「丁寧語」の基本/保育士就活バンク!相手が切るのを待つ
電話はかけた方が切るというのが一般的な考え方ですが、就活の電話でこちらから先に切ると、「早く話を終わらせようとしている」と思われる可能性があります。
電話の時間を確保していただいているという敬意を表すためにも、就活では相手が切ったのを確認してから切るようにすると、丁寧な印象を与えられるでしょう。
保育士として働いてからも、保護者と電話をする際は相手が電話を切ってから、受話器を置いたほうがよいかもしれませんね。
大きな声で話す
話し方も印象を左右しやすいため、通話するときは滑舌や声量に気をつけましょう。
比較的大きな声でハキハキと話すことで、明るい印象を持ってもらえるかもしれません。
メモを取る
認識の違いや聞き逃しがないように、会話中はメモを取るのがポイントです。再度かけ直して同じ内容を聞いてしまうと、時間を要し、スムーズに話が進まない可能性があります。
会話中も適度に内容をチェックすることで、「ちゃんと聞いてくれている、理解してくれている」と相手に安心感を与えられるかもしれません。
就活の電話マナーを覚えて好印象を与えよう
今回は就活の電話マナーについて、電話の出方やかけ方に分けて紹介しました。
電話は声だけのコミュニケーションになるため、さまざまな点に気をつけて会話することが大切です。特に話し方や言葉遣いなどは印象を大きく左右する可能性があるので、意識して会話できるとよいですね。
電話マナーを身につけ、相手に好印象を与えられるようにしましょう。
