新卒として就活をする際に園から求められる卒業見込証明書。いつどのように発行できるのか、また、郵送する場合の添え状や封筒の書き方が分からずに悩む保育学生さんもいるでしょう。今回は、卒業見込証明書の発行方法、添え状や封筒の書き方を紹介します。発行が間に合わないときのメールの送り方などもまとめました。
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■目次
卒業見込証明書とは
卒業見込証明書とは、大学が発行する証明書のひとつです。
卒業できる見込みがあるかを示す書類なので、実際の事実を示す成績証明書や健康診断証明書とは性質が異なります。
卒業見込証明書は選考や内定後の手続きで必要になることが多く、提出する目的としては、「大学内で卒業見込みの要件を満たしているのか」を確認することが挙げられるでしょう。
学校を卒業できなければ保育士として働くことができないため、選考の一部として卒業見込証明書の発行を求めているのかもしれません。
まずは、発行方法についてくわしく確認していきましょう。
卒業見込証明書を発行する方法
卒業見込証明書は、最終学年になってから発行できる大学が多いようです。発行する方法について具体的にまとめました。
窓口で発行する
卒業に必要な残りの単位数が最大取得可能単位数以内であれば、学部の窓口や学生課で発行できるようです。
手数料として100円～200円くらいかかる場合があるため、手続きをする際は事前に用意しておきましょう。
発行機で発行する
大学によっては、自動証明書発行機が設置されている場合があります。手数料のほかに学生証が必要になるかもしれないので、学生証と手数料100円～200円くらいを準備しておくとよさそうです。
自動証明書発行機の使い方がわからない場合は、大学職員の方に聞きましょう。
卒業見込証明書を郵送する場合の添え状や封筒の書き方
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卒業見込証明書を発行できたら、手渡しや郵送などで園に提出します。しかし、園に郵送するときは、封筒に添え状を入れる必要があるので注意が必要です。
ここでは採用担当者に好印象を与えられるように、基本的な添え状と封筒の書き方について、くわしく見ていきましょう。
添え状の書き方
例文
ポイント
そもそも添え状とは、どのような目的でどのような書類を送るのかを記載しているものです。
書類を郵送するときは、マナーとして添え状もあわせて送ったほうが丁寧な印象を与えられるかもしれません。
パソコンで作ることが多いようなので、上記の例文を参考に文書作成ソフトで作ってみましょう。また、卒業見込証明書は選考中や内定後に提出することが考えられるため、提出する時期に合わせて添え状の文言を変えることが大切です。
封筒の書き方
封筒に書く内容
＜表面＞
- 保育園の郵便番号
- 保育園の住所
- 宛名（個人名はわからないときは採用ご担当者様）
- 「卒業見込証明書在中」の文言
＜裏面＞
- 〆の封字
- 発送する日付
- 自分の郵便番号
- 自分の住所
- 大学名と氏名
ポイント
書類が折り曲がらないように、A4のクリアファイルに添え状や卒業見込証明書などを挟み、A4サイズの封筒に入れて厳重に封をしましょう。封をした部分に書く〆には、誰にも開けられていないことを示す役割があります。
また、「卒業見込証明書在中」の文字は封筒の左下部分に赤いペンで書き、周りを四角で囲んで目立たせましょう。履歴書などほかの書類もいっしょに送るときは、「応募書類在中」と書くとよさそうです。
履歴書やエントリーシートもいっしょに送る場合は封筒の表面を上部にして、上から添え状・履歴書・エントリーシート・卒業見込証明書などその他の書類の順番で入れましょう。
このように入れることで採用担当者が書類をチェックしやすくなるため、丁寧な印象を与えられるかもしれません。
卒業見込証明書の提出が間に合わないときの対処法と例文
大学の都合で発行が遅くなってしまうなど、卒業見込証明書の提出が間に合わないことも考えられます。
そのような場合の対処法と例文について、具体的にまとめました。
対処法
メールを送る
卒業見込証明書の提出日が遅れてしまうときは、園へできるだけ早く連絡しましょう。
電話をかけると相手の時間を奪うことになってしまうので、園の開園時間内にメールで連絡するほうがよさそうです。
電話をかける
採用担当者は採用業務だけではなく、日々の保育や事務作業なども担当している可能性があります。
そのため、忙しくてメールを見ていないことも考えられるので、当日中にメールの返信が来ない場合は電話連絡を行いましょう。
例文
メールの例文
件名：卒業見込証明書提出の遅れに関するお詫び【〇〇大学△△】
□□保育園園長■■様
お世話になっております、〇〇大学□□学部△△と申します。
この度は♢月♢日にご面接の機会を頂き、誠にありがとうございます。
面接の際に必要な卒業見込証明書ですが、～という理由により、当日までに発行することができなくなってしまいました。
ご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ございません。
卒業見込証明書は※月※日付けで、郵送にて送付いたしましてもよろしいでしょうか。
今後は、提出期限を守るよう留意いたします。
お忙しいところ恐縮ですが、ご返信頂けると幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
〇〇大学□□学部△△
--------------------------------------------------------
△△（自身の氏名）
郵便番号
住所：
電話番号：
e-mailアドレス：
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自分の学校名・名前・お詫び・卒業見込証明書が間に合わない理由や提出日など、必要な情報をすべて記載しましょう。
「お忙しいところ恐縮ですが」などの丁寧な言葉や、「今後は、提出期限を守るよう留意いたします。」のように反省の言葉を添えることで、好印象を与えられるかもしれません。
電話の例文
自分：お忙しいところ失礼いたします、私、〇〇大学の△△と申します。園長の■■様はいらっしゃいますでしょうか。
相手：はい、私です。
自分：■■様、お忙しいところ失礼いたします、〇〇大学の△△です。今、お時間よろしいでしょうか。
相手：はい、大丈夫です。
自分：この度は♢月♢日にご面接の機会を頂き、誠にありがとうございました。
面接の際に必要な卒業見込証明書ですが、～という理由により、当日までに発行することができなくなってしまいました。
大変恐れ入りますが、卒業見込証明書は※月※日付けで、郵送にて送付いたしましてもよろしいでしょうか。
相手：わかりました。
自分：ご迷惑をおかけし大変申し訳ございません。今後は提出期限を守るよう留意いたします。それでは、失礼いたします。
開園直後や閉園前はできるだけ避け、園が落ち着いていると思われる10時～15時くらいを目安に電話をかけるとよさそうです。
また、採用担当者が不在だった場合は都合のよい時間を聞き、改めてかけ直す旨を伝えましょう。
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卒業見込証明書を送るときの封筒や添え状の書き方などを理解しよう
今回は、卒業見込証明書の発行方法や、添え状と封筒の書き方について紹介しました。
卒業見込証明書は選考や内定後の手続きで必要になることが多い書類で、大学の窓口もしくは自動証明書発行機で発行することができます。
発行が間に合わない場合はメールや電話で連絡し、お詫び・提出が送れる理由・提出日などを伝えましょう。
保育学生さんは卒業見込証明書の発行方法や送り方を押さえ、就活に役立ててみてくださいね。
