新卒向け保育士求人・就職・就活情報サイト

就活メールで返信が来ない場合の対処法。原因や催促するときの例文

就活では園や企業の担当者とメールでやり取りをすることがあるでしょう。その際、返信が来ないというケースもあるようです。返信が来ない原因はさまざまですが、不安になる保育学生さんもいるかもしれません。今回は、就活メールで返信が来ないときの対処法として、原因と催促するときの例文を紹介します。

パソコンを見つめている女性

miya227/shutterstock.com



就活のメールの返信が来ないときはどのくらい待てばいい?

園や法人の担当者の方にメール送ったものの、返信が来なかった場合はどのくらい待てばいいのでしょうか。


返信の予定日が特に決まっていないときは、メールをしてからだいたい1週間ほど待つのが一般的といわれています。
なかには、「〇日までに返信しますね」といったように返信の予定日が決まっているときもあるので、予定日になっても返信がない場合は1日から2日くらい待ってから連絡する方が多いようです。


就活において先方からメールの返信が来ない原因には、さまざまな理由が考えられるため、先方に催促のメールを送る前に本当に返信がないか確認することが大切になります。


まずは、メールが来ない原因についてくわしく説明します。



就活のメールの返信が来ない原因

就活のメールの返信が来ない原因として、採用担当者が忙しくてなかなか時間がとれなかったという理由もあるかもしれませんが、ほかにもさまざまな理由が挙げられます。


就活メールで返信が来ない原因について見ていきましょう。



迷惑メールのフォルダに移動されていた


メールの返信が来ない原因として挙げられるのが、迷惑メールのフォルダに分類されていたというケースです。


使用しているメールソフトが採用担当者からきたメールを迷惑メールだと判断し、自動で迷惑メールのフォルダに移動してしまったため、来ていたのに確認ができなかったということがあるかもしれません。


メールの返信が少しでも遅いと感じたら、1週間を待たずに迷惑メールのフォルダを確認してみるといいでしょう。



選考に時間がかかっていた


メールの返信が来ない原因として、選考に時間がかかってしまい採用担当者の返信が遅れてしまったということがあります。


応募者が多かったり、新卒や中途など同時に複数のポジションで募集を行ったりしていると、選考に時間がかかってしまうことが考えられます。さらに採用担当者が多忙な場合は、あらかじめ伝えていた予定日に返信できないことがあるようです。



メールアドレスを間違えていた


メールの返信が来ない原因として、メールアドレスを間違えて送信していたケースが挙げられます。


メールアドレスは英数字が1つでも違っていると相手に届きません。返信ではなく新規で園や法人にメールした際、メールアドレスを間違えていたため採用担当者に届いていなかったということがあるようです。メールアドレスが間違っているとエラーでメールが戻ってくるので、ちゃんと送信できているか確認しましょう。



不合格者には連絡しないところだった


面接を受けた園や法人が、不合格者には連絡しないところだった場合は返信が来ないことがあります。


不合格の方に連絡しないところでは、面接を受けた際に合否の連絡について説明するところもあるようですが、面接官が伝え忘れてしまうこともあるでしょう。
そのような場合は、求人票の応募項目のところに合否の連絡について記載がないか今一度見直したり、園や法人に直接連絡したりするとよいかもしれません。


では、直接連絡する方法について紹介します。



就活のメールの返信が来なかったときの対処法

パソコンを操作している女性

chaponta/shutterstock.com


メールが来なかったときの対処法として、電話で確認する方法とメールで確認する方法が挙げられます。具体的に見てきましょう。



電話で問い合わせる


電話で問い合わせるときは、かけるときの時間帯や言葉遣いに注意しましょう。


忙しい時間帯は控える

電話で問い合わせるときは、かけるときの時間帯が重要になります。


始業時間帯と終業時間帯、昼休憩を避けた10時以降、もしくは14時以降に電話をするとつながりやすいかもしれません。


朝の8時から10時頃までは、就業開始直後なので前日の確認や申し送りなどで担当者も忙しいことが考えられます。また12時から14時頃はお昼休憩で席を外していたり、17時から19時頃の終業時間の直前で忙しいところが多かったりするので、担当者に配慮して電話をかけるといいでしょう。


言葉遣いに気をつける

園や法人に電話をするときは、敬語を使用するだけでなく、相手を責めるような言い方はしないよう配慮することも大切になります。


就活メールで返信が来ない原因が担当者ではなく、自分だったということもあるかもしれません。またやむ得ない事情で担当者が返信できないこともあるため、電話でメールの返信が来ないことについて聞く時は、あくまで確認する、教えてもらうという姿勢で伺うといいでしょう。


また、担当者は仕事の時間を割いて電話の対応をしてくれているので、手を煩わせないように結論から話しだしたり、聞きたい内容をまとめたりして、短い時間で済むように対処するのが望ましいようです。



メールで問い合わせる


メールは携帯電話やパソコンからいつでも送ることができますが、送る時間や件名に気をつけましょう。


就業時間内に連絡する

メールは24時間いつでも送信できるものの、就業時間内に送るのがビジネスマナーといわれています。


採用担当者がいる時間帯にメールを送信することで、当日に確認してもらえるかもしれません。そのため、返信が早く来ることもあるようです。
就業時間外に送信すると終業後にメールを確認してもらうことになります。採用担当者の業務負担にならないようにするためにも避けたほうが望ましいでしょう。


件名は変えずに返信する

就活メールの返信が来なかったときは、件名を変えずにメールを送ります。


採用担当者は1日に何通もメールを見ることが考えられます。しかし、件名に「Re:」とついていると返信されたメールだと分かるので、優先的に内容を確認して返してくれるかもしれません。



就活で返信を催促するときのメールの例文

ここでは、面接日程についてメールで返信を催促するときの例文を紹介します。



面接日程の返信が来ないときの例文


社会福祉法人 〇〇 

〇〇部 〇〇様


お世話になっております。

○○大学□□学部△△学科の〇〇 〇〇と申します。


先日は面接をしていただける旨をお伝えいただき、ありがとうございました。

希望日を記入したメールを送付しておりますが、その後いかがでしょうか。


念のため、○月○日に送付しましたメールを再度転送いたします。


お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認の上返信いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。

------------------------------------------------------------------------

〇〇 〇〇(自分の氏名)
〒123-4567
住所:◯◯県◯◯市◯◯0-0-0
電話:080-0000-0000
e-mail:△△△_△△△@□□□□.co.jp



合否に関する返信が来ないときの例文


件名:〇月〇日の面接結果につきまして【学校名や氏名】


〇〇〇〇保育園 

採用担当 〇〇様


大変お世話になっております。

○○大学□□学部△△学科の〇〇 〇〇と申します。


先日は貴重なお時間を割いて、面接をしていただき、誠にありがとうございました。

〇月〇日に貴園の面接にお伺いしましたが、合否の結果につきまして、
何日ごろに御連絡をいただけるか、教えていただくことは可能でしょうか。


本来ならば、面接時に御返答の期日を確認すべきところ、
私の不注意でこのような確認のメールを差し上げ、
大変失礼かとは存じますが、ご連絡いただけますと幸いです。


お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。

------------------------------------------------------------------------

〇〇 〇〇(自分の氏名)
〒123-4567
住所:◯◯県◯◯市◯◯0-0-0
電話:080-0000-0000
e-mail:△△△_△△△@□□□□.co.jp


このように、催促のメールを送るときは電話をかけるときと同じく、担当者の方に配慮して教えてもらうという気持ちで文章を作成することが大切です。
「〇日までにご連絡いただけるというので待っていたのですが~」「連絡が来なかったのですが~」のように責めるような言葉を使わないように気をつけましょう。



就活メールで返信が来ないときは原因を確認してから対応しよう

今回は、就活でメールの返信が来ない対処法として、原因や催促するときの例文を紹介しました。


就活メールの返信が来ないと、合否に関わるような場合は特に不安になるかもしれません。
しかし、採用担当者へ連絡する前に、なぜ返信が来ないのか原因を確認することが大切です。


メールや電話で催促する場合は、言葉や対応を間違えてしまうと、担当者に失礼な印象を与えてしまう可能性があります。対処法で挙げた内容を参考にしながら、園や法人などに確認をしてみてくださいね。