就活における質問メールの送り方。返信の書き方や例文など

保育学生さんは就活を行うなかで、園や企業の説明に疑問を感じたり、不安になったりする場面があるでしょう。そんなときメールで質問したいと考えていても、送り方や書き方が分からないこともあるかもしれません。今回は、就活における質問メールの書き方や書くときのポイント、例文をくわしく説明します。

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就活では質問メールのマナーも重要になる

就活をするなかで、面接日程や説明会の服装などについて、園や企業にメールで質問をする機会があるかもしれません。

質問のメールは24時間送ることができますが、送る際は時間帯などに注意することが大切と言えるでしょう。たとえば、8時から10時の始業開始の時間帯や17時から19時など終業時間の直前は担当者が忙しいことが考えられます。そのため、慌ただしい時間帯を避けて送るなどの配慮をするとよいそうです。

また、就活のメールのやり取りでは時間帯だけでなく、送るときのマナーなども見られていることがあるため、書き方や送り方に関しても気をつけるとよいでしょう。

そうはいっても、園や企業に質問のメールを送る場合は、どのようにメールを書いて送ればいいのでしょうか。
今回は、就活における質問メールの書き方と送り方のポイントについて説明します。

就活で質問メールを送るときに注意するポイント

就活では質問のメールを送るとき、どのような点に注意すればいいのでしょうか。
送る前と送った後に注意すべきポイントを紹介します。

メールを送る前

調べて分かることを質問しない

質問のメールを園や企業に送る前に、ホームページや求人票などを確認して分かることは質問しないようにしましょう。

たとえば、求人募集のページとは別のページに必要な情報が記載されていることも考えられるため、まずは自分で調べて確認することが大切です。調べても情報が記載されていなかったときや、情報が記載されていたものの自分の認識と合っているか確認したいときなどに、質問のメールを送るといいかもしれません。

質問の内容をまとめておく

質問のメールを書く前に、質問する内容をまとめておきましょう。

特に質問が複数あると長文になりがちですし、何について質問されたのか担当者が分からないと、読み解くのに時間がかかってしまいます。
質問が複数あるときは箇条書きにして書き出すなど、何の質問に対して答えが知りたいのか明確なメールを作成することが重要といえそうです。

回答を急かすような文章は使用しない

質問のメールでは、「できるだけ早く返信をいただけると幸いです」のように回答を急かすような言葉を使用しないように心がけましょう。

採用担当者は自分以外にも多くの就活生さんと関わっていたり、採用に関する仕事だけでなく、他の業務の対応をしたりしているかもしれません。そのような状況ですぐに回答してほしいという文章を書いてしまうと、担当者を焦らせてしまったり、業務負担になったりする場合もあるので注意しましょう。

メールを送った後

メールのやり取りは、なるべく自分が送信したメールで終わらせるのがビジネスマナーといわれています。

そのため、質問メールを送信した際、園や企業から回答があったときはきちんとお礼のメールを返信しましょう。
そのうえで、採用担当者の負担にならないように「ご多忙中と存じますので、返信の必要はございません」のように、返信が不要の旨をメールに記載するといいかもしれませんね。

就活における質問メールの書き方・送り方

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質問のメールでは、件名、宛名、本文、署名を記載することで、用件や誰宛てのメールなのかが一目で分かるようになるでしょう。

就活の質問メールの書き方と送り方について具体的に説明します。

件名

質問メールでは、件名のところに「質問」という文言を入れるなど、一目で質問のメールであることを分かるようにします。

1日に多くのメールを処理している採用担当者は、メールの件名だけ見て処理するかどうか決めている方もいるようなので、就活に関する質問であることが一目で分かるような件名にしましょう。

また、自分のもとに送られてきたメールに対して質問するときは、引用返信を活用することで何の件に対する質問なのかがより明確に伝わりそうですね。

宛名、本文、署名

質問のメールを送るときの宛名、本文、署名について見ていきましょう。

宛名

宛名は誰宛てのメールなのかを伝えるものですので、ビジネスメールでは記載するのがマナーといわれています。

そのため、就活においても園名や法人名、もしくは企業名、所属部署、担当者名などを本文の前に記載しましょう。
園名や会社名は略して記載してしまうのは失礼にあたるため、質問する場合でも(株)などとは書かずに、きちんと正式名称で明記することも大切です。

本文

質問メールの本文では、本題である質問から入りたくなるかもしれませんが、最初に挨拶文として「初めまして」、もしくは「お世話になっております」のような文章を書きます。その下に自分の学校名や氏名を記載しましょう。

挨拶文と自分の氏名を記載したら、質問したい内容を書いていきます。
ただし、長々と書いてしまうと質問の内容が分かりにくくなってしまうため、質問したいことを簡潔に書くのがポイントです。また質問に対して自分がどのような答えを知りたいのか併せて書くと、担当者が答えやすくなるかもしれません。

署名

署名は学校名や学科、学部と自分の氏名、住所、電話番号、メールアドレスなどを記載します。

署名はメールの最後に記載するもので、本文との間に「～」や「――」のような区切り線を入れると見やすくなりそうです。
初めて園や企業とメールでやり取りをする場合は、署名に記載されているメールアドレスに質問メールの回答が送られてくることがあるため、記載の内容は間違えないように気をつけましょう。

問い合わせ専用のところに送る

就活の質問するときは、問い合わせ専用のところにメールを送りましょう。

園や企業の規模が大きいところは、複数のアドレスを持っている場合があるようです。そのため、きちんと問い合わせ専用のところに送ることで、園や企業側が内容を確認して別の部署に転送する手間を省くことができるかもしれません。それにより、担当者の業務負担を軽減することにつながるようです。

就活で質問のメールを送るときの例文

就活で質問のメールを送るときの例文を場面ごとに紹介します。

面接・説明会の服装を質問するときの例文

説明会の日程について質問するときの例文

質問が複数あるときの例文

質問されたときに回答するときの例文

このように、園や企業に質問することで、自分の不安や疑問が解消されるだけでなく、入職したいというアピールをすることにつなげることもできるようです。
しかし、書き方や送り方を間違えてしまうと、採用担当者の印象を左右してしまう可能性もあるため、例文を参考にして見やすいメールを作成するようにしましょう。

就活では質問されたことに返信があったとき、お礼のメールを送るのがビジネスマナーといわれています。お礼メールの書き方については、以下の記事でくわしく紹介しています。

関連記事：「就活のお礼をメールで返信するときの伝え方。送るタイミングや遅れた場合など/就活バンク」

就活のメールで質問するときは注意点やポイントを押さえて送ろう

今回は、就活で質問のメールを送るときの注意点や書くときのポイント、場面ごとの例文を紹介しました。

就活では、面接日程や説明会の服装について保育学生さんも園や企業に質問する機会があるかもしれません。質問のメールを送るときは、送信する時間帯や簡潔に質問の内容を伝えるなど、先方に対して配慮することが大切になります。

また質問されたときの回答やお礼のメールは、ビジネスマナーに則って返信することで、採用担当者の印象に残ることもあるようです。今回紹介した注意点やポイントを意識して、調べても分からないことがあったときは質問してみるといいでしょう。