就活における保育園への質問メールの送り方。マナーや書き方、ケース別の例文

就活をするなかで、園や企業に対して疑問に思った点をメールで質問する場面があるかもしれません。基本的なマナーや書き方を押さえておけば、実際に送るときに役立つでしょう。今回は、就活において質問メールを送るときのポイントや書き方を紹介します。また、服装や面接日程についてなどケース別の例文もまとめました。

metamorworks/shutterstock.com

就活の質問メールのマナーを知ろう

就活をするなかで、面接日程や説明会の服装などについて、園や企業にメールで質問をする機会があるかもしれません。

その際、普段のメールと同じように作成し送信してしまうと、採用側に「ビジネスマナーがわかっていない」とマイナスの印象を与えてしまう恐れがあります。

そのため、忙しい時間帯を避けて送ったり、丁寧な言葉遣いの文章を作ったりと、さまざまな配慮をすることが大切です。

保育学生さんのなかには、どのように書けばよいのか、どういった注意が必要なのか知りたい方もいるかもしれません。

今回は、就活で質問メールを送るときのマナーや書き方、ケース別の例文をくわしく紹介します。

就活で質問メールを送るときのマナー

就活において質問メールを送る際、どういったことに気をつければよいのでしょうか。

調べてわかる内容を聞くことは避ける

ホームページや求人票などを確認してわかることは、メールで質問しないようにしましょう。

求人募集のページとは別に必要な情報が記載されていることもあるため、まずは自分で調べて確認することが大切です。

さまざまな資料を調べても情報が記載されていなかったときや、自分の認識と記載内容が合っているか確認したいときなどに、質問のメールを送るとよいかもしれません。

送信する時間帯に配慮する

メールは24時間送ることができますが、採用側の就業時間内を選ぶなど時間帯に配慮することが大切です。

夜間や早朝など就業時間外に送ると、採用担当者によってはマイナスの印象を受けるかもしれません。

また就業時間内であっても、8時から10時の始業開始の時間帯や17時から19時など終業時間の直前は忙しく、確認が難しいことも考えられます。

採用側がメールの確認や返答がしやすい11時～14時頃を目安として送るよう配慮しましょう。

回答を急かすような文章は控える

質問のメールでは、「できるだけ早く返信をいただけると幸いです」のように回答を急かすような言葉を使用しないように心がけましょう。

採用担当者は多くの就活生さんと関わっていたり、採用に関する仕事だけでなく、ほかの業務の対応をしたりしているかもしれません。

そのような状況で「すぐに回答してほしい」といった旨を書いてしまうと、相手を焦らせてしまったり、業務負担になったりする場合もあるので注意が必要です。

適切な送り先に送信する

就活で質問のメールを送るときは、問い合わせ用のアドレスなど適切な送り先に送信するようにしましょう。

園によっては、問い合わせ専用のアドレスを設けている場合があるようです。そこに送ることで、採用側が質問の連絡であることが認識しやすくなり、確認した人がほかの部署や職員に転送するといった手間を省くことができるかもしれません。

質問をしたいときは、ホームページや求人票に問い合わせ専用のアドレスがあるか確認してから送るとよいですね。

やり取りは自分で終わらせる

メールのやり取りは、なるべく自分が送信したメールで終わらせるのがビジネスマナーといわれています。

質問に対する回答をもらって終えるのではなく、忙しいなか対応に時間を割いてもらったお礼のメールを必ず送りましょう。

再度採用側からメールが来たら、もう一度返信をして自分側で終わらせるのがマナーです。

やり取りが長く続くと採用側の業務負担にもなりかねません。結びの挨拶の前に「ご多用中かと存じますので、ご返信には及びません」などの一言を添えると親切でしょう。

就活における質問メールの書き方

GARAGE38/shutterstock.com

質問のメールでは、「件名・宛名・本文・署名」を記載することで、用件や誰宛てのメールなのかが一目でわかるようになります。ここでは、それぞれの書き方についてくわしく説明します。

件名

件名に「質問」という文言を入れるなど、一目で質問のメールであることがわかるようにしましょう。

1日に複数のメールを処理している採用担当者のなかには、件名を見て対応の優先順位などを決める方もいるかもしれません。そのため、「〇〇についての質問/(大学名と氏名)」のように就活に関する質問であることがわかりやすい件名にすることがポイントです。

宛名

ビジネスメールでは、誰宛てのメールなのかを伝えるために宛名を記載するのがマナーと言われています。

園名や法人名もしくは企業名、所属部署、採用担当者名などを本文の前に記載しましょう。

園名や会社名を略して記載するのは失礼にあたるため、「(株)」などとせず、「株式会社　〇〇」と正式名称で明記することが大切です。また、法人の場合は「(福)」ではなく「社会福祉法人〇〇」と書きましょう。

採用担当者の氏名がわかっている場合は「採用担当　〇〇様」とし、不明な場合は「新卒採用ご担当者様」と記載しましょう。

本文

本文は、はじめの挨拶と自己紹介→質問→締めの挨拶の流れに沿って書きます。

はじめの挨拶と自己紹介

質問メールの本文には、最初に以下の挨拶文を書きましょう。

そのあとに自身の学校名や学部、学年、氏名を記載し、質問の本題に入りましょう。

質問

質問は、聞きたい内容を簡潔に書くのがポイントです。たとえば「〇〇について〇点お聞きしたいことがあり、連絡させていただきました」とすれば、書き出しをシンプルにまとめられるでしょう。

また、自分がどのような回答を知りたいのかもあわせて書いておくと、採用担当者が答えやすくなるかもしれませんね。

締めの挨拶

締めの挨拶として、質問の対応に貴重な時間を割いてもらうことに配慮した一言を添えましょう。

例として、「お忙しいところ恐れ入りますが、ご教示いただけますと幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます」といった言葉があると、より丁寧な印象を与えられるかもしれません。

署名

メールの文末には、以下の情報を明記した署名を入れましょう。

• 自身の氏名
• 学校、学部・学科名、学年
• 電話番号
• メールアドレス

署名を入れておくことで、採用側が連絡を取りやすくなります。

上下には、「－」などのシンプルな記号を使った罫線を入れて、本文との区切りを明確にしましょう。

就活で質問メールを作成するときのポイント

就活で質問メールを作成する際、どのようなことに気をつければよいのでしょうか。

質問の内容をまとめておく

質問のメールを作成する前に、知りたい内容をまとめておきましょう。

要点がまとまっていないと、何について質問されたのか採用担当者がわかりづらく、読み解くのに時間がかかってしまうかもしれません。

質問が複数あるときは箇条書きにして書き出すなど、何の質問に対してどのような答えが知りたいのか明確にしておくことが重要といえそうです。

適切な位置で改行する

ビジネスメールを作成する際は、挨拶文や用件などの要素を適切な位置で改行することがポイントです。

採用担当者が確認する際、文章が横に長く続いていると「読みにくい」と感じることがあるかもしれません。

どのように区切れば読みやすいか配慮して段落分けし、作成後にも目を通すことが大切です。

言葉遣いに気をつける

質問のメールでは、正しい言葉遣いを心がけましょう。

間違った敬語を使ったり、誤字・脱字があったりすると、採用側にマイナスの印象を与えることも考えられます。

メールを作成するときは、丁寧な敬語表現を意識したり、不自然なところがないか読み返したりしましょう。

もし自信がない場合は、家族や先輩、先生などにチェックしてもらうとよいですね。

【ケース別】就活における質問メールの例文

wavebreakmedia/shutterstock.com

ここでは、就活における質問メールの例文を、ケースごとに紹介します。

面接・説明会の服装について質問するときの例文

面接・説明会の日程について質問するときの例文

質問が複数あるときの例文

質問された内容に回答するときの例文

園や企業に質問することで、自身の不安や疑問が解消されるだけでなく、入職したいというアピールにつなげることができるかもしれません。

質問されたことに返信すると、採用側から再度返信が来るでしょう。その際は、こちらからお礼のメールを送るのがビジネスマナーといわれています。

例文を参考にしながら、採用側が読みやすいメールを作成することを心がけるとよいですね。

関連記事：【例文あり】就活のお礼をメールの返信で伝えよう。園見学など場面別の書き方/保育士バンク!

関連記事：就活でメールの返信が遅れたときの対処法。お詫びを伝える例文と注意点/保育士バンク!

マナーや書き方を押さえて、就活での質問メールを送ろう

今回は、就活で質問のメールを書くときのポイントやケース別の例文などを紹介しました。

就活では、面接日程や説明会の服装などについて園や企業に尋ねる機会があるかもしれません。質問のメールを送るときは、送信する時間帯に気をつけたり、簡潔に内容をまとめたりするなど、採用側への配慮が必要になります。

今回紹介したマナーやポイントを押さえたメールを送信し、好印象を残す対応を心がけましょう。