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エントリーシートにおける注意点とは。作成時や郵送時のマナー、ミスしないための対策

エントリーシート作成時の注意点について知りたい保育学生さんもいるのではないでしょうか。手書きする場合や郵送時のマナーを把握しておけば、志望先へのアピールにつながるかもしれません。今回は、エントリーシートを書くときの注意点やシーン別のマナー、記入ミスの対策について紹介します。

書類に記入している様子

Mangostar/shutterstock.com



就活におけるエントリーシートとは

エントリーシート(ES)とは、就活において学生が企業に提出する応募書類の一つです。面接時の参考資料として使われるとともに、選考の第一段階になることもあるかもしれません。


選考書類には、エントリーシート以外に履歴書がありますが、この2つには以下のような違いがあるようです。


  • エントリーシート:原則企業のホームページや企業から送られてきたフォームでしか入手できない。自己PR、志望動機などの「自分の人柄や熱意」が問われる。
  • 履歴書:コンビニエンスストアや文具店など、市販で入手可能。名前、住所、学歴などの「自分の基本情報」が問われる。


エントリーシートは選考に、履歴書は入社後も含めた個人データの確認に、という使用する目的が異なります。


内容に重複があっても問題ないとされているため、エントリーシートの「自己PR」「志望動機」欄にしっかりと書き、履歴書にはエントリーシートの内容を要約して書くというように分けてもよいでしょう。



エントリーシートの注意点:書き方編

就活のエントリーシートは、基本的に「手書きの方がよい評価を得やすい」と言われています。その理由として、以下のようなことが挙げられます。


  • 学生さんの性格や志望度の高さをエントリーシートから読み取ることができる
  • 学生さんに一般知識やマナーがあるかわかる

採用側が見ているポイントも押さえたうえで、実際に手書きをするときに気をつけたい注意点について紹介します。



伝えたいポイントを絞る

わかりやすく相手に伝えるには、伝えたいポイントを絞ることが大切です。


エントリーシートの自己PRや志望動機には、自身のエピソードの中から「自分の意思で動き、何か結果につながったこと」をピックアップし、「その中でも特に印象に残っていること」に絞りましょう。



具体的なエピソードを書く

伝えたいポイントを絞ったら、その時のことを思い出しながら、「いつ、どこで、誰が(誰に)、何を、なぜ、どのように」したのかという5W1Hを軸にして整理してみましょう。


アピールしたいポイントを伝えるには、読み手がイメージしやすいように、具体的なエピソードを入れることも大切なポイントになります。



入職後のイメージにつなげる

学生さんの「人柄」や「強み」を伝える目的は、入職後にどのような活躍をしてくれるかを採用側の方にイメージしてもらうためでもあります。


企業や園側が選考を行う際に、応募者が自園の保育方針や保育理念に合うかどうかを気にすることも多いようです。


就活中に、各企業や園の特徴、雰囲気などについて調べてみましょう。
自身の強みを園の方針などに照らしあわせ、入職後それがどのように活かされそうかイメージできる内容にするとよいでしょう。



簡潔にまとめる

一つの文章がだらだら長いと、書かれている内容がわかりにくくなるかもしれません。 読み手のことを考え、一文一文を短くして簡潔に伝えるように心がけましょう。


簡潔にまとめるコツは、「結論・理由・結論」の順を意識して伝えることです。
結論を簡潔に記入した後、その根拠となる理由や具体的なエピソードを付け加えます。


自己PRであれば「このような理由で、貴社で活躍できると考えています」、志望動機であれば「このような理由で、貴園に入職したいと思っています」などと最後に付け加えると伝わりやすくなるでしょう。



エントリーシートの注意点:マナー編

紙に書いている様子

Syda Productions/shutterstock.com


次に、記入するとき・写真を準備するとき・郵送するときのシーンにわけて、気をつけたいマナーを紹介します。



記入するとき

まずは手書きで記入するときのマナーとなる注意点です。


文字は適切な大きさ・楷書で丁寧に書く

エントリーシートの文字の書き方で、応募者の性格が想像されることもあるかもしれません。手書きの場合は黒のボールペンまたは万年筆を使って、丁寧に記入しましょう。


字の上手い・下手にかかわらず、読み手のことを考えて、適度な大きさ・楷書体で読みやすい字で書くことが大切です。


話し言葉は使わない

話し言葉は、社会人と接するうえでは適さないので使わないように気をつけましょう。
下書きをして客観的に見直し、普段の話し言葉を使っていないか確認するとよいかもしれません。


また、メールやSNSでよく使う顔文字や「☆」「!」といった記号などの使用は、公式書類にはふさわしくないので避けましょう。


余白は少なくする

「志望動機」や「自己PR」などの記入欄は、なるべく余白のないように記入しましょう。


記入欄の大きさは、企業がその質問に対する適切な回答スペースとして設けているため、最低半分以上、できれば8割程度は埋めるようにするとよいですね。



写真を準備するとき


服装や身だしなみに気をつける

エントリーシート用の写真を撮るときは、以下のようなことに気をつけるとよさそうです。


  • 男女ともに黒か紺色のスーツが基本
  • シャツは白色
  • ネクタイは青系の無地
  • ネックレスやピアスなどのアクセサリー類は外す
  • 男性の場合、髪色は自然な黒色、髪型は短髪
  • 女性の場合、髪色は自然な黒色、髪型は眉毛を出す・耳を出すのが基本
  • メイクは派手にしすぎず、ナチュラルにする程度

このような注意点に気をつけながら写真を用意することがマナーとなります。


写真館やスタジオで撮影すれば、プロの方が撮ってくれるため、以上のような身だしなみだけでなく姿勢や表情などにもアドバイスをもらえるかもしれません。


証明写真の機械などでスピード写真を撮る場合には、服装や身だしなみが乱れていないかや髪型がしっかりとセットできているか、しっかりと確認したうえで撮影しましょう。


使用期間に注意する

証明写真は、本人であるということを証明するためのものです。


現在の自分と写真の印象にギャップを生まないようにするためにも、エントリーシートに貼る写真は、3カ月から6カ月以内に撮影されたものを使用するようにしましょう。


写真は多めに用意しておく

複数箇所にエントリーする場合は、写真をエントリーシートと履歴書に1枚ずつ、合計2枚貼ることが必要になります。


就活中に写真が足りなくなり、また撮り直さなくてはならないということを防ぐためにも、写真は多めに準備しておくとよいかもしれません。


エントリーする園や企業の数にもよりますが、10~20枚程度は手元にあるとよさそうです。



郵送するとき


封筒の選び方に気をつける

エントリーシートや履歴書などのA4サイズの用紙を郵送する場合は、できれば折らずに送れる封筒が望ましいでしょう。サイズは角形2号(角2)が一般的です。


色は白色で、個人情報が目に触れないようにという理由から、中身が透けない封筒を選ぶとよいとされています。


色のついたものやイラストつきなどはカジュアルな印象を与えることもあるため、避けた方がよさそうです。


封筒の書き方にも注意する

封筒の書き方として、以下のような点に気をつけるとよいでしょう。

<表面の注意点>

  • 会社名は「(株)」などと略さずに「株式会社」と記載する
  • 人事や採用担当者の名前がわかっている場合は、部門名に続いて、氏名の後ろに「様」を書く。特に指示がない場合は、該当の部門名の後ろに「御中」と書く
  • エントリーシートだけであれば「エントリーシート在中」、履歴書も郵送する場合には「履歴書在中」、あるいは「応募書類在中」と封筒の左下に赤字で記載する

<裏面の注意点>

  • 左側に寄せて、差出人の郵便番号、住所、氏名を記入する
  • 日付を書く場合は、記入した日ではなく、郵送する日を書く
  • セロハンテープではなくのりを使ってしっかり封をし、中央に「〆」を記載する

封筒における「〆」は封字と呼ばれ、「郵便物が未開封である」ことを表す文字です。


締切日に気をつけて郵送する

締切日には、消印有効と必着の2種類があります。


  • 消印有効:設定された日のうちにスタンプが押されていればOK
  • 必着:必ずその日には志望企業に応募書類が着いている必要がある

エントリーシートや履歴書の郵送には、基本的に普通郵便を使います。
住んでいる地域から郵送先への距離によって配達日数は異なるでしょう。


指定された締切日までに投函が間に合わなかったということを防ぐためにも、手帳などには締切日ではなく、ゆとりをもって3日前に設定した投函日を記載しておくとよいかもしれません。


速達は、採用担当者によっては「期限に余裕を持って応募していない」と受け取られるかもしれないため、本当に期限に余裕がなくなってしまったときだけに使うようにしましょう。


また、簡易書留は受け取り時に企業や園側の受領印や署名が必要になり手間を取らせてしまうかもしれないので、避けた方がよさそうです。



エントリーシートの記入ミスを防ぐための対策

最後に、エントリーシートの記入ミスを防ぐための対策について紹介します。



余裕をもって書く

書いている途中で間違えた場合や書き終えた後にミスに気づいた場合は、修正液などを使わず最初から書き直すことがマナーとなります。


エントリーシートを書くときは時間に余裕をもち、落ち着いた状態で書くようにしましょう。


また、採用者側は、エントリーシートの文字からも応募者の印象を読み取っているといわれています。走り書きのような文字や文章では、志望度が低いという印象につながりかねません。


しっかりと時間をかけ、読み手に文字からも気持ちが伝わるよう丁寧に書くことが大切です。



下書きをする

本書きをする前に、下書きをしておくのも対策の一つといえるでしょう。
文章や誤字脱字のチェックをしておけば、記入ミスも防げるかもしれません。


下書きをする場合は、薄い鉛筆で下書きを作成し、そのうえにボールペンなどで本書きをします。下書きを消しゴムで消したときに跡が残らないよう、力を入れずに書くことがポイントです。



第三者にもチェックしてもらう

エントリーシートを書き終えて自分の目でチェックしたあと、さらに家族や教員など第三者にも見てもらう方法も、ミスの発見率を上げるための対策といえるでしょう。


人によって見る視点も異なるため、ダブルチェックを行うことで自分では気づかなかった間違いや改善点を指摘してもらえるかもしれませんね。



エントリーシートは注意点を意識して書き、自己アピールにつなげよう

今回は、エントリーシート(ES)の書き方の注意点やマナー、記入ミスを防ぐための対策について紹介しました。


エントリーシートは、園や企業の採用担当者の方にとって、応募者のことを知るきっかけとなる資料です。学生さんにどれだけの能力やスキルがあり、人柄に魅力があっても、ESでうまくアピールできなければ伝わらないかもしれません。


志望先の方に「会ってみたい」と思ってもらえるように、それぞれのシーンでの注意点を意識しながらエントリーシートを作成できるとよいですね。