就活中、選考が進んでいる園から電話がかかってきた際、受け方に戸惑ってしまうこともあるかもしれません。基本的なマナーを押さえて受け答えを行い、しっかりとした印象を採用側に与えられるとよいですね。今回は、就活での電話の受け方のマナーを紹介します。面接の日程調整や内定通知などケース別の例文もまとめました。
violetblue/shutterstock.com
■目次
就活における正しい電話の受け方を知ろう
就活では、面接の日程調整や内定の連絡など、大事なやり取りを電話で行うことがあるでしょう。
その際、電話応対のマナーや基本的なポイントを押さえられていないと、採用側に不快な印象を与えてしまう恐れがあります。その一方で、きちんと受け答えができていれば、電話を通して社会人にふさわしいきちんとした印象を与えることができるかもしれません。
連絡がくるタイミングを読むことは難しいので、いつでも適切に対応できるように、正しい電話の受け方を押さえておくとよいですね。
今回は、就活を控える保育学生さんに向けて、園から電話がかかってきたときの受け方のマナーや例文を紹介します。
就活における基本的な電話の受け方マナー
就活するうえで押さえておきたい、電話の受け方に関する基本的なマナーを紹介します。
電話は3コール以内に出る
応募先の園から電話がかかってきたら、担当者を待たせないように3コール以内に出ることが望ましいでしょう。
時間を割いて電話をかけて頂いているのにもかかわらず、長い時間待たせてしまうのは失礼にあたります。
もし3コール以内に出られなかった場合には、「お待たせして申し訳ございません」といったお詫びの一言を添えるようにしましょう。そうすれば、「配慮ができる学生さんだな」といった好印象につながるかもしれません。
静かな場所で話す
電話を受ける際は、静かな場所で話すようにしましょう。
人混みや駅のホームなど、周囲がにぎやかな状況だと、お互いの声が聞き取りづらくなってしまいます。
何度も聞き返したり、内容を聞き漏らしたりしないようにするために、場所を移動するなどして静かな環境で電話を受けましょう。
メモとペンを準備する
電話を受けるときは、手元にメモとペンを準備しましょう。
面接の日付や時間、場所などの重要事項を電話で伝えてもらうケースもあります。
メモを取らないと、電話が終わった後に内容を忘れてしまったり、間違ったまま覚えてしまったりすることがあるかもしれません。
こういったことを防ぐためにも、電話を受けている際にきちんとメモをとっておくことが大切です。
「もしもし」は使用しない
つい、普段の癖で「もしもし」と発してしまう保育学生さんも多いかもしれません。
しかし、「もしもし」は目上の人に対して失礼にあたるとされている言葉なので、ビジネスシーンでは、「はい、〇〇（名前）です」と自ら名乗るのがマナーとされています。
就活中は、自身が学生であることを明らかにするために、名前を述べる前に大学名を伝えるとよいですね。
電話は相手が切るのを待つ
話が終わったあとにすぐ電話を切るのは、あまりよい印象を与えないかもしれません。
そのため、就活で電話を受ける際は、園の担当者が切ったのを確認してからこちらも切るようにしましょう。
その際、「本日はお忙しい中ありがとうございました。では失礼します。」といった形でお礼の言葉を添えると好印象につながりそうですね。
就活の電話がかかってきたときの受け方の流れ
就活における基本的な電話のマナーを踏まえ、ここでは具体的な受け方の流れを紹介します。
1.名前を名乗る
電話を受けたら、まずは名乗りましょう。
先述したように、「もしもし」と言うのではなく「はい、〇〇大学の〇〇 〇〇です（フルネーム）」と名前を伝えるのがマナーです。
就活中は応募先の園の電話番号を登録しておくと、スムーズに電話に出られるかもしれませんね。
2.要件を聞き、メモを取る
電話で用件を伺い、大切なことはメモに残しましょう。
就活では、面接の日程調整や当日の案内、内定通知の連絡など重要な事柄を電話で伝えられることが多いようです。
日付や時間、場所、持ち物など、忘れてはならない内容はきちんとメモを取って聞き漏らさないようにしましょう。
3.内容を復唱する
一通り用件を伺ったら、内容を復唱して間違いがないか確認しましょう。
自分が聞いた内容と齟齬がないか、また聞き漏らしていたことがないかなどを念のため確かめておくことが大切です。丁寧に確認することで、担当者にも注意深くきちんとした人であるという印象を持ってもらえるかもしれません。
【ケース別】就活の電話の受け答え例文
milatas/shutterstock.com
電話の受け方の流れを踏まえ、保育士の就活におけるケース別の受け答えの例文とポイントを紹介します。
面接の日程調整の連絡
指定された日時に対応できる場合
はい、〇〇大学の〇〇 〇〇（フルネーム）です。
ーー社会福祉法人△△の△△保育園、採用担当の△△と申します。ただいまお時間よろしいでしょうか。
はい、問題ございません。
ーこの度、一次選考を通過とさせていただきましたので、その旨をご連絡いたしました。
ありがとうございます。
ーつきましては、〇〇さんには次の二次面接にお越しいただきたいと考えております。
はい、伺わせていただきます。
ーそれでは、□月□日□時はいかがでしょうか。
□月□日□時ですね、かしこまりました。
ーでは、当日は当園の正門前にお越しください。
かしこまりました。□月□日□時に、貴園にお伺いいたします。
ーそれでは当日お待ちしております。よろしくお願いいたします。
お忙しい中お電話を頂きありがとうございました。当日もよろしくお願いいたします。
では、失礼いたします。
指定された日時に対応できない場合
はい、〇〇大学の〇〇 〇〇（フルネーム）です。
ー社会福祉法人△△の△△保育園、採用担当の△△と申します。ただいまお時間よろしいでしょうか。
はい、問題ございません。
ーこの度、一次選考を通過とさせていただきましたので、その旨をご連絡いたしました。
ありがとうございます。
ーつきましては、〇〇さんには次の二次面接にお越しいただきたいと考えております。
はい、伺わせていただきます。
ーそれでは、□月□日□時はいかがでしょうか。
申し訳ございません。あいにくその日は都合が悪くお伺いすることができません。
大変恐縮ですが、他の日程でお願いできますか。
ー承知いたしました。では■月■日■時はいかがでしょうか。
ありがとうございます。■月■日■時で問題ございません。
ー承知いたしました。では、当日は当園の正門前にお越しください。
かしこまりました、■月■日■時に、貴園にお伺いいたします。
ーそれでは当日お待ちしております。よろしくお願いいたします。
お忙しい中お電話を頂きありがとうございました。当日もよろしくお願いいたします。
では、失礼いたします。
受け答えのポイント
面接の日程調整に関する電話を受ける際の例文です。
日付や時間などは違いがないように必ずメモを取り、復唱しましょう。
また、指定された日時に対応できない場合、「ではいつがよろしいでしょうか。」といった形で希望を尋ねられることがあるかもしれません。
そういった際は複数の日程を候補として伝えると、担当者側も都合をつけやすくなるでしょう。自分の予定をすぐに確認できるように、スケジュールを手元に置いておくとよいですね。
内定通知の連絡
内定を承諾する場合
はい、〇〇大学の〇〇 〇〇（フルネーム）です。
ー社会福祉法人△△の△△保育園、採用担当の△△と申します。ただいまお時間よろしいでしょうか。
はい、問題ございません。
ー先日は、当園の最終面接にお越しいただきありがとうございました。選考の結果、〇〇さんにご入社いただきたいと考えており、ご連絡いたしました。
内定のご連絡を頂き、ありがとうございます。貴園が第一志望のため、ぜひ入社したく存じます。よろしくお願いいたします。
ー（入社の流れを説明）
ありがとうございます。書類に目を通したのち、後日改めてご連絡差し上げます。
ー承知いたしました。よろしくお願いいたします。
こちらこそご連絡頂きましてありがとうございます。引き続きよろしくお願いいたします。では失礼いたします。
内定を辞退する場合
はい、〇〇大学の〇〇 〇〇（フルネーム）です。
ー社会福祉法人△△の△△保育園、採用担当の△△と申します。ただいまお時間よろしいでしょうか。
はい、問題ございません。
ー先日は、当園の最終面接にお越しいただきありがとうございました。選考の結果、〇〇さんにご入社いただきたいと考えており、ご連絡いたしました。
内定のご連絡を頂き、ありがとうございます。
大変申し上げにくいのですが、今回の内定を辞退させて頂きたく存じます。
（内定辞退の理由を聞かれたら、答える）
ーそうですか、それはとても残念ですが承知しました。
本来なら直接お伺いするところ、電話でのご連絡となり申し訳ございません。
ーいえいえ、他園でのご活躍を期待しております。
ありがとうございます。貴重なお時間を割いて選考していただいたのにもかかわらず、ご迷惑をおかけしたこと、重ねてお詫び申し上げます。それでは、失礼いたします。
内定を保留する場合
はい、〇〇大学の〇〇 〇〇（フルネーム）です。
ー社会福祉法人△△の△△保育園、採用担当の△△と申します。ただいまお時間よろしいでしょうか。
はい、問題ございません。
ー先日は、当園の最終面接にお越しいただきありがとうございました。選考の結果、〇〇さんにご入社いただきたいと考えており、ご連絡いたしました。
内定のご連絡を頂き、ありがとうございます。
すぐにでもお返事すべきところですが、最終面接を控えている園があり、結果が□月□日に出る予定です。その結果を踏まえたうえで、ご返答させて頂きたいと存じます。
誠に勝手なお願いで恐縮ですが、□月□日まで内定のお返事をお待ち頂けないでしょうか。
ー承知しました。よいお返事を頂けることを期待しております。何卒よろしくお願いいたします。
こちらこそよろしくお願いいたします。では、失礼いたします。
受け答えのポイント
内定通知の連絡に関する電話を受ける際の例文です。
内定を承諾する際は、メールや郵送で送付される書類や、今後の流れについて説明をされることが多いでしょう。きちんとメモを取って抜け漏れをなくし、入社に向けてスムーズに準備を進めることが大切です。
また、内定を辞退、あるいは保留する場合は、相手に時間を割いて頂いていることを理解したうえで誠意を持ってお詫びしましょう。
一方的な印象を与えないよう、「大変恐縮ですが」などクッション言葉を用いて話すこともポイントになります。
就活の電話の受け方を知り、採用側に好印象を与える対応をしよう
今回は、就活を控える保育学生さんに向けて、電話の受け方に関する基本的なマナーやポイントなどを紹介しました。
就活では、さまざまなシーンで応募先の園と電話でやり取りすることがあるでしょう。そういった際、しっかりと受け答えできれば、社会人としてふさわしい印象を持ってもらえるかもしれません。
「もしもし」と言わずに名前を名乗ることや3コール以内に出ることなど、基本的なマナーを身につけて、採用側に好印象を与えられる電話対応を心がけましょう。
電話での内定保留の伝え方。受け答えの例文や承諾・辞退する場合の対応方法/保育士就活バンク!
内定を保留できる期間はどれくらい？伝えるときのマナーや注意点/保育士就活バンク!
