選考を受けた園から内定通知書を頂いたけれど、さまざまな理由で辞退をしたい保育学生さんもいるでしょう。「辞退できるのかな…」「どのように辞退するの？」など、悩みが尽きないかもしれません。今回は、内定通知書が届いた後は辞退できるのかについて紹介します。また、電話やメールで連絡する方法もまとめました。
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内定通知書が届いてから辞退してもよい？
内定通知書とは、園が採用を決めたときに発行する書類です。
保育学生さんが同封の内定承諾書にサインをすれば、「園に入職します」という意思を伝えることになります。
保育学生さんによっては園を併願しており、内定通知書を頂いても辞退をしなくてはいけない場合もあるでしょう。
「辞退してもいいのかな」と悩む保育学生さんもいるかもしれませんが、園に入職をする2週間前であれば問題なく辞退できるようです。
しかし、内定承諾書にサインをすると、園は保育学生さんを迎えるための準備を進めてしまいます。
そのため、辞退をするのであれば、内定承諾書を提出する前の早いタイミングで伝えたほうがよいですね。
保育学生さんはここで紹介する伝え方のマナーや注意点を参考に、スムーズに辞退できるようになりましょう。
内定通知書が届いてから辞退する方法
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まずは、辞退をする方法についてくわしく紹介します。
電話をかける
内定通知書が届いてから辞退をするときは、電話で連絡するとよさそうです。
電話をかけたほうが採用担当者と直接話せるため、誠意が伝わりやすくなるでしょう。
以下は、採用担当者と会話をするときの例文です。
先日は内定のご連絡をくださりありがとうございました。
内定を頂きながら誠に申し訳ないのですが、一身上の都合により貴園の内定をご辞退させていただきたくご連絡差し上げました。
●●様をはじめ、今回の採用に関わってくださった皆様には心から感謝しております。
本来であれば貴園へお伺いし直接お詫びするべきではございますが、取り急ぎお電話でご連絡を差し上げました。貴園には大変ご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません。
何卒よろしくお願い申し上げます。
辞退をしてしまうことに対するお詫びと、面接に対応してもらったことに対する感謝をしっかり述べることがポイントです。
電話をかけるときは園が忙しい時間を避けられるように、10時〜15時くらいを目安にするとよいでしょう。
メールを送る
電話のタイミングが合わず採用担当者となかなか話せないときは、メールで連絡をするとよさそうです。
数日経っても返信が来ないときは再度電話やメール連絡を行い、読んでもらえたかを確認するようにしましょう。
また、電話で辞退の旨を伝えた後も、再度メールにて「ご辞退させていただきます」と送ったほうがよいかもしれません。
確認メールを送ったほうが記録に残り、後に「辞退と聞いていない」とトラブルになることを防げるでしょう。
ここでは、それぞれの場合についてメールの例文を紹介します。
電話がつながらなかった場合
件名：内定辞退のご連絡 【○○大学 △△】
□□保育園 ●●様
お世話になっております。先日内定を頂きました、○○大学の△△です。
〇時ごろお電話いたしましたがご不在のようでしたので、メールでのご連絡となりますことをご了承いただきたく存じます。
この度は内定のご連絡をくださり、誠にありがとうございました。
内定を頂きながら誠に恐縮ですが、一身上の都合により、貴園の内定をご辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
●●様をはじめ、今回の採用に関わってくださった皆様には心から感謝しております。
本来であれば貴園へお伺いし直接お詫びするべきではございますが、メールでのお伝えとなりますことを何卒ご容赦いただきたく存じます。
末筆ながら、御園の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
————————————————————————
△△（自身の氏名）
郵便番号
住所：
電話番号：
e-mailアドレス：
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電話がつながらなかった場合のメールの例文です。
冒頭に「〇時ごろお電話いたしましたがご不在のようでしたので」のように、メールで連絡する理由をしっかり記載すると納得されやすいでしょう。
件名には「内定辞退のご連絡 【○○大学 △△】」と記載し、一目で内容や送り主が分かるようにすると丁寧なイメージを与えられるかもしれません。
しかし、メールを送っても園から返信が来ないときはそのままにせず、確実に辞退の旨を伝えられるように再度電話をかけましょう。
確認メールを送る場合
件名：内定辞退のご連絡 【○○大学 △△】
□□保育園 ●●様
お世話になっております、○○大学の△△です。
先ほどはお電話にてありがとうございました。
本件に関してご確認のため、メールで同様のご連絡をさせていただきます。
この度は一身上の都合により、貴園の内定をご辞退させていただきたく存じます。
●●様をはじめ、貴園のご関係者様には貴重なお時間を割いてくださったにもかかわらず、大変申し訳ございません。
末筆ながら、御園の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
————————————————————————
△△（自身の氏名）
郵便番号
住所：
電話番号：
e-mailアドレス：
————————————————————————
電話連絡をした後に、確認のメールを送る場合の例文です。
最初に「本件に関してご確認のため」と添えれば、メールで再度連絡する理由が伝わりやすくなるでしょう。
また、メールでも繰り返し「大変申し訳ございません。」などと伝えることで、誠実さを感じてもらえるかもしれません。
内定通知書が届いてから辞退するときの注意点
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最後は、内定通知書が届いてから辞退するときに気をつけるポイントをまとめました。
すぐに連絡する
内定を辞退するときは、3日くらいを目安にその旨を採用担当者に伝えるようにしましょう。
内定を断った場合、園によっては追加募集をしなければいけなくなるため、返事を長引かせてしまうと採用活動が遅れることにつながります。
そうなると4月までに保育士さんが集まらず、園に大きな迷惑をかけてしまうでしょう。
他の園の選考結果なども踏まえて検討したいときは、園に相談をして期日を延ばしてもらうとよいですね。
マイナスの理由を伝えるのは控える
辞退の理由を添えるときは、基本的に「一身上の都合により」と伝えるとよさそうです。
くわしく聞かれたときは「別の園と比較をした結果」など正直に答えても問題ないですが、不平不満は伝えないことが大切。
しかし、園によっては引き止めをする可能性もあるので、その場合は自分の気持ちを正直に伝えるように心がけましょう。
すべての書類を返却する
内定辞退を伝えた後は、今まで受け取ったすべての書類を返却するようにしましょう。
返却をする際は、内定辞退の旨を伝えてから1週間以内を目安に対応をするとよさそうです。
また、返却をする書類は1つにまとめ、宛名・書類の内容・辞退に対するお詫び・自身の名前などを書いた添え状も入れると丁寧な印象を与えられるでしょう。
内定通知書が届いてから辞退するときはマナーを守ろう！
今回は、内定通知書が届いてから辞退をしてよいのかについて紹介しました。
内定通知書とは、園が採用を決めたときに発行する書類のことです。
保育学生さんが同封の内定承諾書にサインをすれば、園に入職する意思がある旨を示すことになります。
中にはさまざまな理由で辞退をしなくてはいけない方もいるかもしれませんが、入職の2週間前までに伝えられれば問題ありません。
しかし、園は時間や費用をかけて採用活動を行っているため、電話・メールでしっかり謝罪の言葉を述べるようにしましょう。
また、辞退の旨をメールで伝えた場合、なかなか返信が来ないときは再度連絡をして確実に伝えることが大切です。
ここで紹介したマナーなどを参考に、保育士の就活をスムーズに終えられるとよいですね。
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