内定承諾書の提出後でも辞退は可能？期限はいつまでか、電話やメールの例文

企業や園へ内定承諾書を提出したあとに、辞退することはできるのか気になる保育学生さんもいるかもしれません。原則として辞退は可能とされていますが、期限や伝え方など注意すべきポイントがさまざまあるようです。今回は、内定承諾書の提出後に辞退するときの注意点や、電話などで伝えるときのマナーについて紹介します。

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内定承諾書の提出後でも辞退できる？

「内定承諾書(内定誓約書)」とは、書面で内定承諾を確認するものです。 企業や園では、学生さんに入職の意思があるかどうかを判断するために、書面で誓約を交わしたうえで内定を出すという手順を踏んでいます。

では、内定承諾書を提出したあとで、辞退することはできるのでしょうか。

結論から言うと、提出後でも辞退は可能です。書類自体に法的拘束力がないうえに、個人には法律で認められている職業選択の自由があるからです。
しかし、書類提出後の辞退は企業や園に迷惑をかけることになるという自覚が必要になります。

辞退されてしまうと、園は受け入れに向けた準備を中止したり、一旦終えた採用活動を再開したりする必要があるかもしれません。

内定辞退をすることはできるものの、内定承諾書を提出したあとでの辞退は、企業や園に大きな迷惑をかけることを認識し、慎重に判断しましょう。

内定承諾書の提出後に辞退するときのマナー

ここでは、実際に内定承諾書の提出後に辞退する場合に、気をつけたいマナーを紹介します。

できるだけ早く連絡する

入職しないことを決めた時点で、できるだけ早く辞退の旨を伝えましょう。

企業や園側は、捺印された内定承諾書を受け取った時点から、受け入れの準備を始めているかもしれません。学生さんのために割く時間や労力をさらに大きくしないために、早めの連絡が必要です。

また、先述したように学生さんに内定を辞退されたあと、再度採用活動を始めることもあるかもしれません。そのため、少しでも企業や園の負担を減らせるよう、辞退を決断したらすみやかに連絡することが大切になります。

最低でも始業開始の2週間前までに伝える

できるだけ早く、といってもいつまでにすればよいのか具体的な期限が気になりますよね。

書類提出後に辞退をする場合の最終期限は、「業務開始の2週間前」と言われています。 これは、民法において「労働契約は申し出から2週間で解約できる」と定められているからです。

しかし、実際に最終期限ギリギリに辞退をすると、企業や園はたった2週間のなかで入職予定者の枠を埋めなければならず、多大な迷惑をかけてしまうことになりかねません。 そのため、目安として遅くとも始業開始予定日の2週間前までに連絡しておくとよいでしょう。

電話のあとにメールか手紙を送る

辞退を伝える際は、電話で伝えたあとに手書きのお詫び状を送るのが一般的のようです。

実際に企業や園に出向いて伝えることが好ましいですが、内定辞退の場合、電話で伝えてから手紙を送るという方法でもよいでしょう。
メールだけでは一方的な印象が強くなり、お詫びの気持ちが伝わらない場合もあるため、避けたほうが無難といえます。

ただし電話で伝えた際に、「直接伝えに来てください」にと言われた場合は、それに従う必要があるかもしれません。

内定承諾書の提出後に辞退する旨を伝える例文

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ここでは、内定承諾書の提出後に辞退の旨を伝える際の例文を、シーンごとに紹介します。

電話で伝える場合

このように、最初に内定に対する感謝をしてから、内定辞退の旨を伝えましょう。

電話をかける際は、登園や降園時間、昼食時など園が忙しい時間帯は避けるとよいでしょう。一般的には10時～11時30分頃や13時30分～15時頃が電話に適した時間と言えそうです。

メール

内定辞退の電話のあとにメールを作成する場合は、ひと目で何のことなのかがわかる件名をつけます。本文には、内定の連絡をもらったことへの感謝を書いたあとで、内定辞退をする旨を伝えましょう。

末尾に自身の署名を忘れずにつけることも大切なポイントです。

手紙(お詫び状)

電話で伝えたあとにお詫び状を書く場合は、できるだけ早く送りましょう。郵送に数日かかることもあるため、電話したその日のうちに投函するのがベストかもしれません。
また、お詫び状を送る際は以下のポイントに気をつけましょう。

• 便箋は三つ折りにする
• 中身が透けないタイプの白無地かつ定型サイズの封筒に入れる
• 裏面の差出人の左上に「送付日」を記入する

これらのポイントを押さえて作成すれば、最後まで丁寧な印象を残せるかもしれません。手書きでお詫びの気持ちを伝えることで、誠意をより表すことができそうですね。

内定承諾書を提出した後に辞退する場合の注意点

最後に、内定承諾書の提出後に辞退するときの注意点を紹介します。

連絡なしで辞退することは避ける

内定を辞退するときは、必ず園に連絡してきちんと辞退する旨を伝えることが大切です。連絡なしのままでは園に学生さんの意思が伝わらず、その後の採用活動にも支障が出てしまうかもしれません。

社会人のマナーとして、最後まで礼儀正しく対応しましょう。

正直に理由を述べる

ほかの園に内定をもらい、そちらに入職する場合は、正直にその旨を伝えましょう。 ただし、そのときの理由はあくまで自分主体であることを明確にすることが大切です。

知名度待遇などを理由にすると、辞退する方の園を間接的に批判することにつながりかねないので、注意しましょう。

辞退した園に再度内定をもらうことは難しいと認識する

内定辞退は一度申し出ると撤回できず、その園に再び就職できる可能性はかなり低いと認識しておきましょう。

「内定辞退＝新卒での就職のチャンスを逃す」ということにつながると理解したうえで、慎重に判断するとよいかもしれません。辞退を受諾された後でも、企業や園から承諾を得られれば内定が復活することもあるようですが、ケースとしては稀でしょう。

内定を辞退したことを後悔しないよう、よく検討したうえで結論を出すことが大切です。

内定承諾書の辞退をするときは、誠意をもって対応しよう

今回は、内定承諾書の提出後に辞退する際のマナー、電話やメールでの伝え方の例文と注意点を紹介しました。

学生さんから辞退の意志を提示すれば、内定承諾書の提出後でも辞退はできるとされています。しかし、園に迷惑をかけないために、できるだけ早く連絡したり、失礼のない伝え方をしたりとマナーのある行動をとることが大切になります。

いつまでに辞退の連絡をすればよいのかや注意点を把握したうえで慎重に判断し、誠意をもって対応できるとよいですね。