新卒保育士さんは、社会人として電話対応マナーを身に着けておくとよいでしょう。保育園にいると、さまざまな用件で電話がかかってくるようです。子どもの体調が悪いときのお迎えや、保護者に確認したいことがある場合は、保育士さんから電話をかける場合もあります。正しい受け答えを知り、好印象な電話対応にしていきましょう。
nfuru/stock.adobe.com
■目次
電話対応に緊張してしまう新卒保育士さんへ
電話対応は、慣れていないと緊張してしまう人もいるでしょう。
しかし、用件を聞き逃したり、相手のことをよく知らないままその場しのぎで受け答えをしたりすると、保育園の信用問題にかかわってきます。
正しい電話対応を身に着けて、好印象を与えられるとよいですね。
まずは、気を付けるポイントを見てみましょう。
新卒保育士さん押さえておくとよい電話対応ポイント
aijiro/stock.adobe.com
電話対応で気を付けることをポイントごとに解説します。
電話が鳴ったら素早くとる
電話がかかってきた場合、3コール以内に出ることがビジネスマナーのようです。
保育園でも意識しておくとよいですね。
もし受話器を取るのが遅くなった場合、「大変お待たせいたしました。」と一言付け加えましょう。
あまりに早く取りすぎても相手が不信に思う場合もあるようなので、2コールくらいを目安にするとよいかもしれません。
明るい声で話す
電話は互いの表情が見えないため、声のトーンだけで印象が決まってしまいます。
普段の話し声のままだと、悪い印象を与えてしまうかもしれません。
ワントーン明るい声色や聞き取りやすい口調、丁寧な言葉遣いが意識できるとよいですね。
話した内容をメモする
話した内容は、必ずメモを取るようにしましょう。相手の名前と用件、電話を受けた日時などを控えることが望ましいようです。
保護者の場合は、クラス名を確認することも忘れずに行いましょう。
また、見学希望者や役所関係者など外部からの電話がかかってくることもあります。
相手の会社名や名前、電話番号や取次相手をメモしておくことも忘れずに行えるとよいですね。
丁寧な言葉遣いを心がける
保育士さんは普段から、悪い言葉遣いは避け礼儀正しくしながらも、親しみのあるかかわりが大切でしょう。
しかし、電話では表情などが伝わらないため、普段よりもより丁寧な言葉遣いの方が相手の誤解を招くリスクが減るため、意識しておくとよいですね。
敬称はつけない
敬称とは、相手に敬意を表すもので、保育園では「先生」が含まれます。
電話では、自分の園の関係者に対して、敬称をつけず苗字や「園長」などと呼ぶようにしましょう。
新卒保育士さんの電話対応：受け答えの流れ
metamorworks/stock.adobe.com
電話対応で気を付けるポイントをふまえ、シミュレーションをしてみましょう。
1.挨拶をする
2.保育園名とご自身の名前を伝える
3.相手の名前を確認し用件を伺う
4.用件を復唱して確認する
5.挨拶をして相手が電話を切ったことを確認する
しばらくは、電話対応に緊張してしまうかもしれませんが少しずつ慣れていくでしょう。
一般的な流れをメモしてポケットに入れておき、いつでも見られる状態にしておくとよいかもしれません。
紹介した流れ以外にも、臨機応変に対応していく必要があるのでどのような用件が多いのかなど、上司や先輩に確認しておくと心の準備ができそうです。
新卒保育士さんの電話対応：場面ごとに気を付けること
buritora/stock.adobe.com
臨機応変な電話対応をするために、さまざまな場面を想定してみましょう。
電話を受ける場合、電話をかける場合、それぞれ気を付けるポイントを見てみます。
電話を受ける場面
欠席連絡
欠席連絡は、よくある用件のひとつです。私用での欠席もありますが、子どもの発熱など体調が悪い場合の欠席連絡は、病状をくわしく確認するようにしましょう。
お子様の体調の心配はもちろん、感染症の場合は他の園児に対する予防対策や体調確認を強化しなくてはなりません。発症日や病状の経過、受診の有無などを伺うようにしましょう。
病気によっては登園届や許可証が必要なものもあるため、保育園側の対応も伝えられるとよいですね。
外部の方からの問い合わせ
外部からの電話は、園長や主任宛てが多いかもしれません。
そのため、新卒保育士さんがかかってきた電話に出た場合、相手の名前や会社名を確認してから担当者に電話をかわります。
不在の場合は、新卒保育士さんに答えられることやできることはないかを伺った後、折り返し電話することを伝え、いつ頃だったらかけられそうかを説明しましょう。
他の職員宛ての電話
電話がかかってきた際、担任に直接伝えたいことがある場合は取り次ぐ必要があります。
もし近くに該当の職員がいる場合は、速やかに電話をかわりましょう。
近くに見当たらない場合は、簡潔に用件を聞いて保留にし、早めに取り次ぎます。
もし居なかった場合は、お待たせしたことに謝罪をして、外部からの電話同様に折り返しの電話をしましょう。
電話をかける場面
確認事項が発生
登園時に保護者から聞いていなかった発疹がある、必要なものが用意されていなかったなど、保護者に確認をしなければならない機会もあります。
お迎え要請同様お伺いを立てた後、簡潔に質問するようにしましょう。
体調不良でお迎え要請
発熱など、子どもが保育園で体調が悪くなった場合、保護者の仕事中に電話をかけることもあります。
「お忙しいところすみません。今、お時間よろしいでしょうか。」とお伺いを立てた後、できる限り早めのお迎えをお願いする必要があるでしょう。
子どもの早退などは、保護者の方にとって悩みのひとつかもしれません。
子どもの体調が心配な反面、仕事に迷惑をかけてしまう罪悪感や気まずさがある人もいるでしょう。そのため、お迎え要請の電話対応は、保護者の心情に寄り添った配慮も必要になります。
こちらからかけた電話に対しては、電話口や降園時に「ご対応いただきありがとうございました。」とお礼を伝えることも大切ですね。
新卒保育士さんは電話対応を積極的に行おう！
保育園での電話対応術を紹介しました。
電話対応は、慣れることが大切です。気を付けることのポイントを押さえ、積極的に電話対応をしていきましょう。
保育士バンク！新卒では、新卒保育士さんに向けたお役立ち情報に加え、就活サポートも行っています。
苦手で緊張してしまう業務があり、働き方に悩んでいる新卒保育士さんがいれば、ぜひ一度お気軽にご相談ください。
