保育士さんが担う仕事内容のひとつに、さまざまな書類の記入があります。書類業務は、現役保育士さんでも苦手に思う人がいるようです。保育学生さんの中にも、「書類が終わらない気がする」「情報を整理してうまく書けないかも」と不安に思う人もいるかもしれないですね。今回は、書類業務を効率的に進める工夫を紹介します。
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■目次
保育学生の不安：保育士は書類が終わらない？
保育士さんは、業務の一環でたくさんの書類を記入しています。
子どもの午睡中などに書き進めることができますが、書き終わらない場合は家に持ち帰り作業を進める人もいるようです。
しかし、書類は勤務時間中に終わらせましょう。そのためには、負担を減らす効率的な進め方が大切ですね。
まずは、保育園にはどのような書類があるのか、紹介します。
保育士さんの仕事内容：書類一覧
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保育士さんはどのような書類を記入する必要があるのか見ていきます。
記入頻度や様式は保育園によって異なるものもありますが、多くの園で紹介する書類が用いられているようです。
毎日記入する書類
- 出席簿
- 睡眠チェック
- 保育日誌
- 連絡帳
その日の子どもの様子に合わせて記入をしなければならない書類です。
限られた時間の中で仕上げなければならず、丁寧かつ効率よく書き進めることが求められるでしょう。
隔週で記入する書類
- 週案
翌週のクラス活動の計画や、予想される子どもの姿、配慮点などを細かく記入をしていきます。
これまでの活動や子どもの様子、保育園のスケジュールなどを考慮しながら作成するため、時間のかかる作業でしょう。
隔月で記入する書類
- 月案
- 児童票
- おたより
月に1度ならば、ゆとりを持って記入ができると思う保育学生さんもいるかもしれません。
しかし、1カ月間の子どもの姿を思い出しながら記入をするため、月末の数日で仕上げなければならない場合もあります。
保育士さんが1番忙しくなるのは、月末のようですよ。
都度記入する書類
- 年間指導計画
- 行事計画
- ヒヤリハット報告書
必要なタイミングで記入をしていく書類です。長期的な計画となる書類もあるため、数か月先まで見通す力が必要となるでしょう。
記入をするボリュームも他の書類に比べたら多いかもしれません。
保育士さんが書類を効率よく記入する工夫
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たくさんの書類を作成しなければならない保育士さん。
「自分にはできない」と感じる保育学生さんもいるかもしれませんが、工夫することで効率よく進めることができるでしょう。
書類業務に取り組む上で、大切なポイントを紹介します。
目的を理解する
各書類には、それぞれ作成する目的があります。
なぜ必要なのか、なにに役立つのかを理解した上で記入を進めると、要点が整理されスムーズに作成できるでしょう。
フォーマットを作っておく
ご自身の中で、構成を考え当てはめて記入をしていくとスムーズかもしれません。
連絡帳などは、5W1Hを意識して書くとよいそうですよ。
メモの習慣をつける
子どもの手が届かないところにメモ帳やペンを収納し、日々の気づきを手軽にメモしておくとよいでしょう。
週案や児童票などを記入する際、子どもの姿を思い出す時間を減らすことができます。
書類だけではなく、ご自身の保育や保護者との会話などにも役立つでしょう。
ただし、保育中のメモを禁止している園もあります。
メモを取ってよいかどうかはあらかじめ園長先生等に確認して、問題ない場合に行うようにしましょう。
もし保育中のメモが禁止の場合は、お昼休みなどの休憩中にメモするとよいですね。
過去の記録を参考にする
保育学生さんが保育士になったときには、過去の記録を見せてもらうとよいですね。
記入をする目的やポイントが見えてくるかもしれません。
個人情報が含まれる書類も多いため、収納場所や取り扱いには注意が必要です。
ICTを活用する
ICTとは、インターネットを通して情報処理を行うことです。近年の保育業界は、ICT化が進んでいます。
連絡帳やおたよりなど、アプリを使って配信することが増えており、保育士さんの業務負担を減らすことにつながっているようです。
パソコンなどが得意な保育学生さんは、ICTを積極的に取り入れている保育園に就職することも、効率よく働くために大切なポイントかもしれません。
書類が終わらない！保育士さんの対処法
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書類を効率よく進めるポイントを紹介しました。
しかし、長年保育士を続けている人の中にも「書類は苦手」という人がいるくらい、得意・不得意のある業務です。
工夫をした上でもなかなか上手く進められない人の対処法を紹介します。
先輩の書いた書類を参考にする
先輩が書いたものとご自身が書いたものを見比べてみると、書き方のポイントが見えてくるかもしれません。
文章の組み立て方などを参考にして、記入すべき内容を改めて整理してみましょう。
アドバイスをもらう
書類が終わらず悩んでいる場合は、同僚や先輩など身近な職員に相談してみましょう。
確認してアドバイスをもらったり、事務作業の時間をつくってもらえたりするかもしれません。
身近な人に相談がしやすい人間関係が、保育園全体の業務効率化につながっていくでしょう。
上司に相談する
「目的の分からない書類がある」「業務量が多すぎて悩んでいる」など、根本的な仕事内容の解決が必要な場合は主任や園長に相談してみましょう。
目上の方に業務の改善を提案することは勇気のいることかもしれません。
まずは、安心して相談できるフォロー体制が整った職場選びが重要かもしれないですね。
「書類が書けないから保育士は諦める…」そんな保育学生さんへ
書類が書けない、と不安に思う保育学生さんに向けた内容を紹介しました。
仕事内容には得意不得意がありますが、工夫しながら少しずつ慣れていけるとよいですね。
業務のコツを掴むには、新人さんにも真摯に向き合ってくれる人間関係や、業務の効率化を図る職場環境が大切になってくるでしょう。
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