採用が決まると、園から送付される内定通知書。内定承諾書などが同封されているものの、どのように返信すればよいか悩む保育学生さんもいるかもしれません。今回は、内定承諾書を送るときの封筒の書き方について具体的にまとめました。あわせて、書類の折り方や添え状の作成方法などもくわしく紹介します。
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■目次
内定通知書の同封書類の送り方を知ろう！
園から届く内定通知書には、内定承諾書などの書類が同封されているようです。
保育学生さんが内定承諾書にサインをして返送すれば、園と労働契約を結ぶことになります。
そんな内定承諾書などは園に入職をするうえで大切な書類なので、どのように送ればよいのか悩む保育学生さんもいるでしょう。
基本的に郵送で送ることが多いようですが、封筒の選び方や書き方などに悩んでしまいますね。
保育学生さんはここで紹介する送り方のマナーなどを参考に、書類をしっかりと送付できるようになりましょう。
内定通知書の同封書類を送る方法：封筒の選び方
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内定承諾書などを送る封筒を選ぶときは、サイズや色に注目することが大切です。
返信用封筒が同封されているときはそれを使えばよいですが、自分で用意するときは以下で紹介する選び方を参考にしましょう。
サイズ
内定承諾書などの書類を送るときは、封筒のサイズに気をつけましょう。
郵送された状態のまま返送できるように、書類のサイズをしっかり確認することが大切。
例えば、A4の書類が折り目のない状態で送られてきたときは角形2号、三つ折りで送られてきた場合は長形3号を選ぶとよいでしょう。
色
封筒の色に注意することも、内定承諾書などを送るときのポイントとして挙げられます。
基本的に茶封筒は事務的な書類を郵送するのに使うため、内定承諾書のように重要なものを送るときは白色を選ぶとよさそうです。
また、個人情報などが透けないように、できるだけ分厚い封筒を選ぶとよいでしょう。
内定通知書の同封書類を送る方法：封筒の書き方
ここでは、内定承諾書などを送るときの封筒の書き方を紹介します。
表面
封筒に文字を書く際は雨などでにじまないように、油性ペンで書くことがポイントです。
こすると文字が消えるボールペンも、日光などの熱で消える可能性があるので避けるようにしましょう。
また、園の住所や宛名は省略せずに、「□□法人 □□保育園」などと丁寧に記載するのがマナー。
採用担当者の名前が分かるときは「○○様」と書き、分からないときは「採用ご担当者様」と記すとよさそうです。
返信用封筒に「○○行」と記載されている場合は二重線で消して、「○○様」と訂正するようにしましょう。
さらに、縦書きの場合は左下、横書きの場合は右下に赤ペンで「内定承諾書在中」と書くと丁寧な印象を与えられそうです。
裏面
封筒の裏面は縦書きで記載するのが一般的です。
左上に投函日を書くといつ送ったかが分かり、親切な印象を与えられるでしょう。
また、封筒をのり付けした後は誰も開封していないことを示せるように、「〆」と書くとよさそうです。
内定通知書の同封書類を送る方法：書類の入れ方や折り方
内定承諾書などを封筒に入れるときは、書類に折り目がない場合とある場合で方法が異なります。
書類が折り目のない状態で送られてきたときは、上からお礼状・添え状→内定承諾書→その他の書類の順に重ね、クリアファイルに入れましょう。
クリアファイルに入れることで書類が濡れたり折れたりするのを防ぐことができ、きれいな状態で送付できますよ。
一方、書類が三つ折りなどで届いた場合は、同様の折り方で返送して問題ないでしょう。
その際は書類をお礼状・添え状→内定承諾書→その他の書類の順番で重ね、まとめて折ってから封筒に入れるとよいですね。
内定通知書の同封書類を送るときの注意点
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最後は、内定通知書の同封書類を送るときに気をつけるポイントをまとめました。
お礼状・添え状を忘れないようにする
内定承諾書を送付するときの注意点として、お礼状や添え状を忘れないようにすることが挙げられるでしょう。
お礼状や添え状とは、誰がどのような書類をどれくらい送ったのかを示したり、お礼を伝えたりするもののことを指します。
下記は、お礼状・添え状の書き方の一例です。
お礼状・添え状を作るときは左上に「□□保育園 園長 ■■様」と宛名を書き、右上に自身の住所や氏名を記載しましょう。
本文では挨拶や内定を頂いたことへのお礼を記し、「ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。」など入職後についても触れられるとよいですね。
また、その下には「内定承諾書・・・1枚」のように、同封書類の内容や枚数を分かりやすくまとめましょう。
郵便局から送付する
園に書類を郵送するときは、郵送料金を間違えないように郵便局から送るとよさそうです。
万が一切手を貼り間違えてしまって、園が郵送料金を負担することになった場合、採用担当者に迷惑をかけてしまうでしょう。
郵便窓口から書類を送ればその場で料金を支払えるため、内定承諾書など大切な書類を送付するときは、直接郵便局へ持ち込んだほうが安心かもしれませんね。
余裕を持って送る
悪天候などのトラブルがあっても期日までにしっかり届くように、日数に余裕を持って郵送するようにしましょう。
送るときは基本的に普通郵便で構わないようですが、期日まで時間がないときは速達を利用するとよさそうです。
内定承諾を延長したい場合も1週間ほどが限度のようなので、期日までにしっかり届くように郵送することが大切。
また、書類を送った後は、念のためその旨をメールで知らせたほうがよいでしょう。
そうすれば、到着が遅れてしまった場合もすでに送付していることを示せるので、採用担当者に「配達が遅れているのかな」などと思ってもらえるかもしれませんね。
内定通知書の同封書類を送るときは、封筒の書き方に注意しよう！
今回は、内定通知書の同封書類の送り方を紹介しました。
内定承諾書などを返送するときは、封筒の色やサイズ、書類の折り方などに注意するとよさそうです。
また、封筒を書くときは油性ペンを使ったり、宛名を丁寧に記載したりなどの注意点も押さえるようにしましょう。
ここで紹介した封筒の書き方を参考に、保育学生さんは適切な方法で書類を送付できるとよいですね。
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