就活において企業や保育園からのメールに対する返信が遅れた場合、どのように対応すればよいのか知りたい学生さんもいるかもしれません。マナーやお詫びのしかたを押さえて、きちんと誠意を示せるとよいですね。今回は、就活でメール返信が遅れたときの対処法や例文を紹介します。また、注意点もあわせてまとめました。
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■目次
就活のメール返信はどれくらいで「遅れた」と言える？
企業や園からのメールには、素早く返信することがマナーと言えるでしょう。 しかし就活中は忙しくメールに気がつかなかったり、確認してもゆっくり作成する時間がなかったりと、返信が遅れてしまうこともあるかもしれません。
相手をどれだけ待たせたら「遅れた」と見なされるのか、返信が遅れたことにより選考で落ちることがあるのかなど気になる保育学生さんもいるのではないでしょうか。
結論から言うと、受信から24時間以内に返信できなかった場合に遅れたと見なされることが多いようです。 なかでも、以下のように重要度の高いメールほど早く返信するのがマナーとされています。
- 日程調整のメール：面接・園見学など
- キャンセルや辞退を伝えるメール：選考・面接辞退など
- お礼のメール：園見学・面接・質問に対応してもらった後など
日程調整のメールは、返信が遅れるほど希望する日程が取れないリスクも高まりますので、特に意識して早めに返信することが大切です。
ただし、遅れたからといって選考から落ちるということは考えにくいでしょう。
お詫びの気持ちを添えて返信をするといった対処をすれば、マイナスな印象を軽減することができるかもしれません。
今回は、就活のメール返信が遅れた際の対処法や例文を紹介します。
就活でのメール返信が遅れたときの対処法
就活でのメールの返信が遅れた際、どのように対処すればよいのでしょうか。
気づいた時点ですぐ返信する
メールの確認が遅れてしまった場合は、気づいた時点ですぐに返信するようにしましょう。
もらったメールに対して必ず返信をするのがビジネスマナーです。たとえメールの返信が遅れたとしても、相手が待ってくれている可能性もあるかもしれません。
「今から返信してもどうせ落ちるだろう」などと考えてそのまま放置することはせず、しっかりと誠意を伝えることが大切です。
本文中にてお詫びする
企業や園からのメールに対して返信するときは、件名ではなく本文中にお詫びの言葉を入れましょう。
受け取ったメールの件名を変えると、前後の流れや何に対しての返信なのかが採用側にわかりづらくなることが考えられます。また、返信のメールであることを明らかにするためにも、「Re:」はつけたままにしておくことが大切です。
保留したい場合も必ず連絡する
企業からのメールを確認したものの、ほかの就職候補先の日程調整などとの兼ね合いもあるためすぐに返答できないというケースもあるかもしれません。保留したい場合でも、必ずその旨を伝えましょう。
何も連絡せずに保留にすると、採用側にマイナスの印象を与える恐れがあります。また、返答がないことで日程調整や選考をそのまま進めてよいのかがわからず、採用側に迷惑をかけてしまうことにもなりかねません。
しかしいつまでも保留をしていると採用側のスケジュールに影響が出るため、1週間以内を目安として再度返答することが大切です。
就活でメール返信が遅れたことをお詫びする例文
就活でメール返信が遅れた際、どのようなお詫びの言葉を伝えればよいのでしょうか。保留したい場合とあわせて、例文を紹介します。
返信が遅れたことに対するお詫びのメールの例文
本文の冒頭でお詫びの言葉を述べてから、続く形で用件を書きましょう。
お詫びの例として、「返信が遅くなりまして、誠に申し訳ありません」「返信が遅くなりましたこと、深くお詫び申し上げます」といった言葉が挙げられます。
返信するタイミングによって、適切なお詫びの言葉を選ぶようにしましょう。
メールの返信を保留したいことを伝える例文
具体的にいつ回答できそうかも返信メールの本文中に加えると、採用側もスケジュールを把握しやすいかもしれません。
保留することに対してお詫びをしたいときは、締めの言葉の前に「お忙しいところお手数をおかけして申し訳ありません」といった言葉を添えるとよいでしょう。
就活でメールの返信が遅れたときの注意点
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最後に、就活でメール返信が遅れたときの注意点を紹介します。
遅れた理由は書かないようにする
遅れた際に送るお詫びのメールには、「忘れていました」「うっかりしていました」といった言い訳などはせずに、謝罪の言葉だけを書くようにしましょう。
長々と事情を説明してしまっては「言い訳がましい」とネガティブなイメージを与えることも考えられます。素直に自身の非を認め、簡潔にまとめるのがポイントです。
お詫びとお礼を同時に書くことは避ける
お礼ならお礼、お詫びならお詫び、とすることがメールをシンプルに読みやすくするコツです。
就活中のメールでは、お礼の言葉を添えることも多くあります。
しかし「次回選考のご案内をいただき、ありがとうございます。返信が遅くなりまして、申し訳ございません」と続けてしまうと、お礼が言いたいのかお詫びが言いたいのか、意図が伝わりづらいメールになってしまうかもしれません。
お詫びを主として伝えたい場合、お礼の言葉は省略するのが無難でしょう。
同じフレーズを繰り返した文章にしないようにする
お詫びのメールを作成するときは、同じフレーズの言葉を何度も使わないよう意識しましょう。
たとえば「返信が遅れて申し訳ありません。日程調整できません。誠に申し訳ありません」と記載してしまうと、同じフレーズが重複していて読みづらい印象になります。
重ねて伝えたい場合は、「返信が遅くなり大変失礼いたしました」「重ねてお詫び申し上げます」などのように表現を変えると読みやすくなるかもしれません。
用件は必ず記載する
お詫びの気持ちを丁寧に伝えることも大切ですが、採用側にとって重要なのは用件の確認です。
お詫びのみで大切な用件が書かれていないと、また採用担当者の方にメールを送ってもらうという事態になりかねません。それを避けるためにも、メールを作成したあとは必要事項が記載されているか読み返して確認するようにしましょう。
就活でのメール返信が遅れたとしても冷静に対処しよう
今回は、就活でのメール返信が遅れた場合の対処法や例文を紹介しました。
メールの確認が遅くなったとしても、「今返信しても落ちるだろう」と考えるのではなく、誠実な対応を心がけることが大切です。 丁寧なお詫びの言葉とともに返信することで、採用側への印象をよくすることにつながるかもしれません。
返信が遅れた場合の例文を参考にしながら冷静に対処して、就活でのメールのやりとりをスムーズに行えるとよいですね。
