就活で、園見学に行くことがあるのではないでしょうか。
予定を組んでいても、公共交通機関の遅延や病気などで当日欠席をしたり、遅刻をしたりすることもあるかもしれません。
そのときのために、電話での断り方や伝え方などを知っておくことが大切ですね。今回は、園見学をキャンセルするときの電話の仕方を紹介します。
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園見学はキャンセルできる？
就活では、保育園の様子を実際に見て、自分にあった雰囲気かどうか判断するために園見学をすることがあるかもしれません。
事前に電話でアポイントを取ってから行く必要がありますが、基本的にはキャンセルをしないように日程を組むことが大切になります。
しかし、急遽大学の講義が入ってしまったり、けがや病気になってしまったり、公共交通機関が遅延したりとキャンセルをやむを得ない場合もあるかもしれません。 遅刻や欠席が予想されるときのために、対応のしかたをきちんと把握しておくとよいですね。
今回は、園見学をキャンセルするときの電話の仕方についてくわしく紹介します。
園見学をキャンセルするときのポイント
まずは、園見学をキャンセルをするときのポイントついてまとめました。
なるべく早くキャンセルの連絡をする
もし都合が合わなくなったり、病気やケガなどで当日園見学に参加できなくなったりした場合には、できるだけ早く園に電話をかけて断りを入れるようにしましょう。
前日や当日にキャンセルするのは、園側に迷惑をかけてしまいます。何日前までキャンセルができるのか伝えられていた場合は、その期日を守るようにしましょう。
また、予約時と同様に電話をかける時間帯にも配慮するとよさそうです。子どもたちが登園、降園する朝と夕方など忙しい時間は避け、子どもたちがお昼寝をしている13時~15時頃を目安にかけるようにしましょう。
謝罪の言葉を伝える
園側にきちんと謝罪の言葉と、園見学をキャンセルしたいということを伝えましょう。
あわせて時間を作って見学の受け入れ準備をしてくださった園の方に、お礼の気持ちも忘れないようにすることが大切です。
これは就活における基本的なマナーとも言えるので覚えておきましょう。
キャンセルする理由を正確に伝える
キャンセルする場合、なぜキャンセルをしたいのか理由を伝えるようにしましょう。 そうすることで、園側にきちんとしている人だと印象を持ってもられるかもしれません。
再度園見学を申し込む
キャンセルをしてしたことをきちんと謝罪したうえで、別の日に園見学が可能かどうか確認してみましょう。 その際、「～いただいてもよろしいでしょうか」のように園側に伺うようにするとよいかもしれません。
園見学をキャンセルするときの例文
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ここからは実際にキャンセルをするときの例文を紹介します。
冒頭の挨拶の例文
お忙しいところ失礼いたします。先日、園見学の件でお電話しました〇〇と申します。園長先生はいらっしゃいますか
このように自己紹介と合わせて、事前に園見学の申込をした旨を伝えましょう。そうすると園側に用件が伝わりやすくなります。
当日の朝キャンセルをする場合は、「お忙しいところ申し訳ございません」と加えて謝罪をしましょう。
参加できなくなった場合の理由別の例文
やむを得ない事情により、キャンセルする場合の理由別の例文を2つ見ていきましょう。
事前にキャンセルをする場合の例文
先日はご対応いただきありがとうございました。〇月〇日の園見学につきまして、誠に申し訳ありませんが、急遽同じ日に親族の法事が行われることとなり時間の都合をつけることが困難になってしまいました。そのため、キャンセルをさせていただきたいのですが、よろしいでしょうか。
当日キャンセルする場合の例文
先日はありがとうございました。本日お時間をいただいておりました園見学の件で、誠に申し訳ございませんが、公共交通機関が遅延しているため時間通りに保育園に伺うことが難しくなってしまいました。失礼ながら時間をずらしていたくか、キャンセルをさせていただきたく、ご連絡をさせていただきました。
いずれにしても、はじめに、前回の電話に対するお礼をきちんと伝えるようにしましょう。そのあとでキャンセルになってしまうことへの謝罪をすることが大切です。
またダラダラと話すのではなく、理由を簡潔にはっきりと伝えるようにしましょう。
別の日程で園見学をしたい旨を伝えるときの例文
別の日程で園見学をしたいときの例文を見ていきましょう。
急なキャンセルでご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません。大変恐縮ではございますが、別の日程で園見学をさせていただくことは可能でしょうか。
園見学をキャンセルすることを伝えたうえで、再度園見学をしたいという意思表示を伝えましょう。このとき、園側の都合を伺う姿勢にするとよいでしょう。
園見学をキャンセルするときは早めに連絡をして対応しよう
今回は、園見学のキャンセルの仕方や例文を紹介しました。
ケガや病気、大学の講義など急にキャンセルをしなければならないときもあるでしょう。また、公共交通機関の運休や遅延により園見学当日に遅刻をしてしまうこともあるかもしれません。 キャンセルの電話をする際は、わかった時点でできるだけ早く連絡することが大切です。
きちんと謝罪の言葉を伝えることや簡潔に理由を伝えることなど、マナーやポイントに気をつけて連絡をするようにしましょう。
