とても大切！就活中の電話マナー
保育士に限らず、就職活動をする際に、就職先である保育園との連絡・コミュニケーションが必須となってきます。これまで学生として家族や友達とコミュニケーションするだけで良かった状況から、大きく変化することになりますね。
そこで今回は就活における電話マナーの重要性、電話マナーの基礎、電話で用いる敬語の基礎をご紹介したいと思います。「これで完璧！」と思えるようにして下さいね。
電話の対応がカギ！保育士さんの就活のコツ
家族や友達との電話であれば気にしなかった電話やメールのタイミング、電話での話し方や敬語なども就活をするに当たっては気を使う必要が出てきます。
◯保育士は保育園の「顔」
なぜなら、採用する保育園の立場からすると、健康で、保育の知識があり、保育士の資格さえ持っていれば誰でも採用したいかというとそうではありません。
保育士として採用した瞬間から、保育士の一挙手一投足は保育園を代表することになります。学生気分が抜けず、保育園全体にかける影響など顧みずに、保護者などに対してフランクな言葉づかいや、敬語も使えない状況であれば、保育園全体の信用を落としてしまいます。
保育園の「顔」となる保育士として問題がないかどうかを保育園側は採用の段階で厳しくチェックします。いくら保育士不足だからといって、いい加減な言葉づかいしか出来ない保育士を採用し、保護者などとトラブルを起こせば、そのトラブルの収拾に多大なコストや時間を要するからです。
保育士になるための就活をする側からすれば「面接だけきちんとクリアすれば良いのではないか」と思うかもしれませんが、そんなことはありません。
保育園と接触するありとあらゆる場面で、一挙手一投足がチェックされていると考えてまず間違いはないでしょう。とりわけ注意が必要なのが電話でのやり取りです。
◯電話は相手の時間を奪うもの
保育士になるための就活に特別な電話の掛け方はありません。一般的な電話のマナーを守っていれば大丈夫です。とはいっても、電話の掛け方を習ったことがない、普段はメールやLINEで連絡をする、という若い人にとって電話は「未知」の世界かもしれません。
電話をかけるのに恐怖感を抱くようなら、書店に並んでいる電話のマナーに関する本に目を通しておくと良いでしょう。また、所属する大学の就職課に電話を掛けたり、家族に電話を掛け、あえて他所行きの言葉で話す練習をしてみるのも良いかもしれません。
要件を伝えた後に、電話のマナーを守れていたかどうか、不快な印象を与えなかったかどうかインタビューしてみて下さい。
電話のマナーは多種多様ですが、
・大きな声で明瞭に話す
・挨拶はしっかりとする
・まずは自分から名乗る(これが出来ない人が多いようです)
・自分から、先に電話を切らない
・アポなど重要な要件は、復唱確認を
・電話を掛ける時間や場所を選ぶ
・話す内容を準備してから電話をかける
・話は短く、明確に
・相手の説明や会話に、しっかりと応える・
といった点が基本となります。
電話を掛けられる側にとって、電話に対応することによって自らの時間が奪われます。忙しくしている相手の時間を奪っているということを念頭におけば、簡潔に、丁寧に、電話を掛けることが出来るでしょう。ここでも思いやりが大切だと言えます。
就活では電話のマナーは重要
就職活動で意外にハードルとなる「電話」。気を使うような相手に電話をしたことがない就職活動生にとって、電話は一つの鬼門です。声しか伝えられない電話だからこそ、電話で使う敬語が重要になってきますし、電話をかけるタイミングなども大切です。
就活で失敗しない電話マナーの基本を学んでみましょう。
◯電話マナー(1)「もしもし」はNG
電話を出る際、プライベートの電話であれば「もしもし」から始めるのが普通です。しかし、ビジネスの場での電話マナーとしてはNG。
なぜなら「もしもし」は「申す申す」の略であり、電話敬語で略語を話すのは失礼に当たるからです。もしもしは使わず、名乗りから始めましょう。
◯電話マナー(2)電話を切るのは後
電話で一通り話し終わったら電話を切ることになります。この電話の切り方が重要です。相手が切るまで絶対に切らないのが電話マナーです。電話が切れる音というのは快い音ではありません。
その不快な音を相手に聞かせるのは失礼にあたります。切れる音を聞いてから切りましょう。
◯電話マナー(3)電話をかけるタイミング
電話をかけるタイミングも重要です。特に始業前後と終業間際を避けるのが電話マナーです。これらはとりわけ業務が集中する時間帯。忙しい時に電話が掛かってくると、どうしても「イラッ」としてしまいます。
電話を掛けるなら、11:00〜12:00もしくは14:00~16:00ごろに掛けるようにしましょう。
◯電話マナー(4)すぐに折り返す
登録されていない番号から電話がかかってきた場合、「ワン切り業者」の可能性もありますので、折り返さない人が多かったかもしれません。
しかし、就職活動中の電話マナーとしてはNG。就活先の企業から電話がかっていた可能性がありますので、「先ほどは電話に出られなくて申し訳ございません」とお詫びの言葉から始まる電話を折り返して下さい。
◯電話マナー(5)元気良く簡潔に
相手が電話に出たら元気良く名乗るのが電話マナーです。「お忙しいところ失礼いたします」という言葉に続いて元気良く名乗りましょう。
続けて要件を伝えて担当者を呼び出します。要件を伝えずに担当者を呼び出すのはやめましょう。
担当者が電話口に出たら、再度名乗り、相手の名前を確認し、「今、お時間を頂いてもよろしいでしょうか」と相手の都合を確認した後に、電話の目的を簡潔に述べましょう。
◯電話マナー(6)メモを取る
就職活動で電話をする時は必ずメモを取りましょう。特に時間・日程・場所は重要です。また、メモを取るだけでなく、メモに取った内容を復唱することが大切です。復唱することで担当者と自分との間に、認識のズレをなくしましょう。
就活先への「電話」で役に立つ敬語マナー
就職活動で意外にハードルとなるのが「電話」就活生の多くは親しい友人や家族としか電話をしてきませんでした。
いわば顔の知っている相手としか電話をしてこなかったということです。ところが、就活では見ず知らず人を相手に電話をすることになるので緊張感も桁違いです。
LINEやメールで全て事足りればいいのになぁ...なんてついつい考えてしまいます。声しか伝えられない電話だからこそ、電話で使う敬語「電話敬語」は極めて重要になってきます。就活における電話敬語の基本を確認しておきましょう。
◯電話敬語の常識(1)「えっ？」という反応はNG
電話中に相手の声が聞き取りにくい時、ついつい「えっ？」って言ってしまいませんか？プライベートならOKですが、電話敬語としてはNGです。相手の声が聞き取りにくい場合は、落ち着いて「申し訳ございません。電話が遠いようです。
もう一度よろしいですか」と返しましょう。「相手にそのようなお願いをするのは失礼かも...」とは考えないで下さいね。
◯電話敬語の常識(2)「了解しました」はNG
相手方の要求や指示に対して「了解しました」と応えることはよくあるでしょう。これも就活先に用いる電話敬語としてはNGです。
了解とは目上の人間が目下の人間に対して使う言葉。同じニュアンスを伝えるなら、「承知いたしました」を使いましょう。
◯電話敬語の常識(3)「貴社」はNG
会社の尊敬語として「貴社」は誤りではありませんが、電話敬語としてはNG。貴社は「記者」「汽車」「帰社」など同音異義語が多い単語。したがって、同じニュアンスを伝えるなら「御社」が正解です。
◯電話敬語の常識(4)「課長様」はNG
電話相手が課長職にある場合、ついつい電話で「◎◎課長様いらっしゃいますでしょうか」と言いがちです。しかしこれは電話敬語としてNG。役職名はそれ自体が敬称です。
そのため「課長様」とすることは二重敬語となり、不適切です。「課長の◎◎様いらっしゃいますでしょうか」というように、名前の後ろに様をつけるようにしましょう。
電話マナーは「大人へのパスポート」
電話のマナーは「就活に必要だから」という理由だけで身に付けるわけではありません。
自立した社会の一員として、他者と明確な一線を画し、他者をリスペクトすることは社会人全員に求められる必須の姿勢です。
大人への「パスポート」であるマナーを身に付けるつもりで、電話マナーをマスターして下さいね。
