内定通知書を受け取ったものの、どのように返信すればいいのか悩んでいる保育学生さんもいるでしょう。今回は、内定を承諾する場合はもちろん、辞退や保留したい場合など、内定通知書への返信メールの書き方をケース別に紹介します。あわせて、内定承諾書を返送する場合の送り方や封筒の書き方もまとめました。
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■目次
内定通知書への返信は必須？
そもそも内定通知書とは、採用側が学生さんに改めて内定したことを伝えるための書類で、「採用通知書」と呼ばれることもあります。
新卒保育士の採用における内定通知書には、その園への就職が内定したことが記されているほか、労働条件や入職日までに必要なものが記載されていたり、内定承諾書が同封されていたりする場合があります。
多くの場合、内定通知書が届く前に電話やメールで内定を知らされるため、その際に内定を承諾していた場合改めて返事をするべきなのか悩む保育学生さんもいるでしょう。
結論、一度内定承諾の返事をしていた場合でも、内定通知書が届いたらメールでお礼の連絡をするのがマナーです。
また、内定通知書で初めて内定を知らされた場合でも、「承諾・保留・辞退」それぞれのケースに合わせて返信しましょう。
今回は、内定通知書への返信メールの例文をくわしく紹介します。
【ケース別例文】内定通知書への返信メールの書き方
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では早速、内定受諾・保留・辞退のケースごとに返信メールの例文を見ていきましょう。
①内定を承諾する場合
メールの例文
件名：内定承諾のご連絡【〇〇大学〇〇学部 〇〇〇〇】
社会福祉法人〇〇会
新卒採用担当〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇年の〇〇〇〇と申します。
この度は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
謹んで貴園からの内定をお受けいたします。
入社後は、貴園の一員として貢献できるよう精進して参る所存です。
貴園の皆様といっしょに働ける日を楽しみにしております。
どうぞよろしくお願いいたします。
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氏名
E-mail：〇〇〇＠〇〇〇〇
TEL：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
返信するときのポイント
承諾する場合、内定通知書を受け取ったら回答期限内に返信しましょう。しかし、できるだけ早く返信したほうが園側にとって好印象です。
本文には、内定通知のお礼とあわせて入職に向けた抱負などを添えるとよいですね。
②内定を保留する場合
メールの例文
件名：内定保留のご連絡【〇〇大学〇〇学部 〇〇〇〇】
社会福祉法人〇〇会
新卒採用担当〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇年の〇〇〇〇と申します。
この度は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
内定のお返事に関して、誠に勝手ながら〇月〇日までお待ちいただくことは可能でしょうか。
先日の面接でもお伝えした通り、現在他の園の選考結果を待っている状況でございます。
貴園の保育理念には大変魅力を感じており、面接を通してさらに志望度が高まったのですが、慎重に考えたうえでお返事させていただきたく存じます。
内定をいただいたにも関わらず誠に申し訳ございませんが、ご検討いただけると幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
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氏名
E-mail：〇〇〇＠〇〇〇〇
TEL：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
返信するときのポイント
返事を保留する場合は、内定通知書が届いたら速やかに返信しましょう。
新卒採用では選考のスケジュールが園によって大きく異なるため、多くの場合は長めに返事を待ってもらえるようです。
しかし、なかには他の園によい学生さんを採用されたくないといった理由から保留期間を短めにしている園もあるため、必ず内定を保留できるわけではないことを念頭に置きましょう。
保留の理由を伝える際は、その園の志望度が高いことを伝えると失礼な印象を与えにくくなりますよ。
関連記事：内定保留のメールの書き方。伝えるときのポイントと返信の注意点/保育士バンク！新卒
③内定を辞退する場合
メールの例文
件名：内定辞退のご連絡【〇〇大学〇〇学部 〇〇〇〇】
社会福祉法人〇〇会
新卒採用担当〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇年の〇〇〇〇と申します。
〇時頃お電話を差し上げたのですがご不在のようでしたので、メールでのご連絡となることをご了承ください。
この度は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
内定のお知らせをいただきながら誠に恐れ入りますが、検討の結果内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
選考に多くのお時間を割いていただいたにも関わらず、このようなご連絡となり誠に申し訳ございません。
本来であれば貴園にお伺いし、直接お詫びすべきところではございますが、メールでのご連絡となりましたことを何卒ご容赦いただきたく存じます。
〇〇様をはじめ、採用に関わってくださった皆様には大変感謝しております。
末筆ながら、貴園の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
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氏名
E-mail：〇〇〇＠〇〇〇〇
TEL：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
返信するときのポイント
内定を辞退する際は電話で伝えるのが基本とされているため、採用担当者が不在だった場合にメールで連絡しましょう。
本文では、内定をもらったことに対するお礼とともに、辞退することへの謝罪を伝えます。
必ずしも辞退の理由を伝える必要はないため、「検討の結果」などと書きましょう。
関連記事：【保育士の就活】内定通知書が届いた後は辞退できる？電話・メール連絡の方法も解説/保育士バンク！新卒
内定通知書に同封されていることも！内定承諾書の送り方
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先ほど説明したように、新卒保育士の採用では内定通知書に内定承諾書が同封されていることもあります。
内定を受諾する場合は内定承諾書を送付して、入職の意思を園側に伝えましょう。ここでは、内定承諾書の送り方を紹介します。
STEP①お礼状を添えよう
お礼状の書き方
お礼状は、白無地の便箋に縦書きが一般的です。
以下の順に沿って書きましょう。
①頭語
②時候の挨拶
③安否の挨拶
④内定へのお礼
⑤結びの挨拶
⑥結語
⑦日付
⑧大学・学部名
⑨氏名
⑩保育園・採用担当者名
お礼状の例文
拝啓
〇〇の候、貴園におかれましては、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
先日は、お忙しい中ご面接の時間をいただきまして、誠にありがとうございました。
また、内定のご通知をいただき、重ねてお礼申し上げます。
入社後は、貴園の一員として貢献できるよう精進いたしますので、ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。
早速、内定承諾書を同封させていただきます。
略儀ではございますが、まずは書面にてお礼申し上げます。
敬具
令和〇年〇月〇日
〇〇大学〇〇学部〇年〇〇〇〇
社会福祉法人〇〇会〇〇保育園 新卒採用担当〇〇様
時候の挨拶は、お礼状を送る季節にあわせたものを選びます。
お礼状では、内定のお礼とともに入職後に取り組みたいことなど仕事に対する抱負を添えて、前向きな姿勢を伝えましょう。
関連記事：保育園の就職が内定した後にお礼状は必要？例文や封筒の書き方、遅れた場合の対応/保育士バンク！新卒
STEP②封筒に入れよう
封筒の選び方
内定通知書が送られてきたときの状態で送付できるよう、書類のサイズを確認しましょう。
A4サイズの書類が折り目のない状態で送られてきた場合は角形2号、三つ折りで送られてきた場合は長形3号を選びます。
また、封筒の色は白無地が基本。茶封筒は事務的な書類を送る際に用いられるため、ビジネスシーンにおいて重要な書類を送るのには不向きとされています。
封筒の書き方
＜表面＞
①右上に送り先の郵便番号・住所を書く
②真ん中に宛名を正式名称で書く
③左下に朱書きで「内定承諾書在中」と書き、枠線で囲む
＜裏面＞
①封をしたところに「〆」を書く
②左上に封筒を投函する日付を書く
③左下に自身の郵便番号・住所・氏名を書く
封筒は縦書きで書くのがマナー。
文字が見やすいように、油性ペンで大きく書きましょう。
関連記事：【保育学生さん向け】内定通知書の同封書類を送る方法。封筒の選び方や書き方を解説/保育士バンク！新卒
STEP③書類の入れ方に気をつけよう！
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内定承諾書やお礼状を封筒で送るときは、入れ方に注意が必要です。
折り目がない状態で送付する場合は、上からお礼状・内定承諾書・その他の書類の順に重ね、しわや汚れがつかないようにクリアファイルに入れてから封筒に入れます。
一方三つ折りで送る場合は、同じ順番で書類をまとめてから折り目をつけて封筒に入れましょう。
新卒保育士の就活では、内定通知書が届いたら速やかに返信しよう
今回は、内定通知書を受け取ったら返信すべきなのか、またケース別のメールの例文についても紹介しました。
内定通知書が届いたら、どのようなケースであっても返信するのがマナー。
内定を受諾・保留する場合はメールのみの連絡でも問題ないようですが、辞退する場合はまずは電話で連絡を取りましょう。
内定通知書へ返信する際は、今回紹介したメールの返信例文を参考にしてみてくださいね。
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